Koninklijke Kentalis Zorg heeft de software en de methodiek van Ayton aangeschaft om de roosterorganisatie te vernieuwen en de efficiency ervan te verbeteren. De vier regio's binnen de Kentalis, met gezamenlijk zo’n 4600 medewerkers, bepalen zelf hoe en wanneer ze het nieuwe product en de werkwijze gaan toepassen. Kentalis levert diensten op het gebied van diagnostiek, zorg en onderwijs voor mensen met beperkingen in horen en communiceren. Ayton uit Moordrecht levert software voor personeelsplanning in de zorgsector.

Kentalis nam ruim een jaar de tijd om alle voorbereidingen te treffen voor de gefaseerde implementatie. Er zijn proefprojecten gedraaid, waarin zowel de methodiek als de software uitgebreid zijn getest. Ook zijn de koppelingen met het personeelsinformatiesysteem Beaufort van Raet gerealiseerd.

Softwarebedrijf Ayton ondersteunt elke regio met een individueel plan van aanpak. De regio’s hebben de beschikking over alle zogeheten Aysist-onderdelen, en kunnen vanuit capaciteitsplanning en rooster- en flexplanning, de personeelsplanning organiseren. Ook kunnen medewerkers toegang krijgen tot hun eigen roosters via het Medewerkerportaal.

Bottom-up

'Gezien de mogelijkheden en gemakken die de nieuwe werkwijze en de software biedt, hebben we er alle vertrouwen in dat de regio’s er snel hun voordeel mee zullen willen doen', aldus Nienke Eisenloeffel, voorzitter van het projectmanagementteam van Kentalis.

Volgens Eisenloeffel past een centraal opgelegde, organisatiebrede uitrol niet bij de zorg- en onderwijsinstelling. 'Kentalis kent vier autonome regio’s, en inherent daaraan kennen we dus ook verschillende rooster- en planningsmethodes. Om de efficiency en dienstverlening verder te verbeteren is centraal gekozen voor één vraaggestuurde roostermethodiek en bijbehorende software die dat ondersteunt. Elke regiodirecteur mag echter zelf bepalen wanneer en hoe en met welke middelen hij of zij dat wil doen. De regio’s zijn betrokken bij alle voorbereidingen en de pilots en vanuit het projectmanagementteam zijn zij op de hoogte van alle mogelijkheden en voordelen van de nieuwe werkwijze. '