De drie Friese gemeenten Ooststellingwerf, Weststellingwerf en Opsterland (OWO) gaan gebruikmaken van iDocumenten van Pinkroccade Local Government en Open.satisfaction. De gemeenten werken op ict-gebied samen binnen het zogeheten OWO-samenwerkingsverband, maar gebruikten elk nog verschillende documentmanagementsystemen (dms). iDocumenten is gebaseerd op het open source platform Alfresco.
Volgens de drie gemeenten was het lastig om de documentmanagementsystemen van de leveranciers te koppelen aan de backofficeapplicaties in de verschillende domeinen. Om dit goed te regelen waren extra koppelvlakken nodig, wat weer tot extra kosten zou leiden. De OWO-gemeenten zagen daar vanaf en kozen er voor om één nieuwe standaardoplossing aan te schaffen.
Na een aanbesteding viel de keuze op iDocumenten, het documentmanagementsysteem van PinkRoccade Local Government en Open.satisfaction voor zaakgerichte opslag en archivering. iDocumenten koppelt met de Makelaarsuite voor de uitwisseling van zaakgegevens en documenten. Aangezien de backofficeapplicaties van onder andere Pinkroccade en Squit XO binnen de overige domeinen al reeds gekoppeld zijn met Makelaarsuite, is de stap om zaken en documenten uit te wisselen met het documentmanagementsysteem en het zakenmagazijn vrij gemakkelijk gezet, aldus de drie Friese gemeenten.
De documenten en zaken in de huidige dms-omgevingen worden, met behoud van inhoud en metadata, gemigreerd naar iDocumenten. Op deze manier hoeft OWO straks nog maar in één omgeving te werken, ongeacht of het nu oude of nieuwe documenten en zaken betreft.
