De TU Eindhoven laat zijn personeelszaken voor 3.500 onderzoekers en docenten vanaf 1 april 2020 ondersteunen door software van Afas. Het bedrijf uit Leusden heeft de aanbesteding gewonnen voor de invoering van één personeelsinformatie- en salarisadministratiesysteem, draaiend in de cloud. De Afas-omgeving vervangt de drie huidige systemen Me@TU/e, Oracle HRM en Raet.
Het betreft een vierjarig contract met de optie om het drie maal te verlengen met een periode van twee jaar. In totaal kan de looptijd dus maximaal tien jaar bedragen.
Afas krijgt een krap jaar om de migratie te regelen: op 1 januari 2020 moet de kern draaien; daarna volgt nog een aantal extra functionaliteiten die uiterlijk 1 april 2020 live dienen te gaan. Het bedrijf is verantwoordelijk voor de implementatie, training en opleiding van de medewerkers, de hosting, het onderhoud, de service en storingsoplossingen en de documentatie. Functioneel beheer wordt door de TUE uitgevoerd.
De technische universiteit denkt dat één geïntegreerd systeem voor personeelszaken en salarisverwerking efficiënter werkt. Medewerkers hoeven straks nog maar in één systeem in te loggen via het intranet of de mobiele app. Wel moeten ze dan voortaan zelf een deel van de taken uitvoeren met behulp van de zelfbedieningstools in de Afas-omgeving.
Daardoor kan de afdeling personeelszaken zich meer richten op taken die extra toegevoegde waarde bieden. Ook is er minder externe inhuur nodig. Het invoeren van één systeem werkt ook kostenverlagend omdat er minder koppelingen hoeven te worden gelegd met andere applicaties.
Eerder dit jaar koos de Rijksuniversiteit Groningen (RUG) als eerste universiteit voor de software van Afas. De RUG wil de software vanaf 2020 gebruiken voor zowel personeelszaken als de boekhouding.
