Managed hosting door True
Deze opinie is van een externe deskundige. De inhoud vertegenwoordigt dus niet noodzakelijk het gedachtegoed van de redactie.

'Nieuwe Werken' frustreert functioneel beheer

 

Computable Expert

Martijn Buurman
Directeur Functioneel-Beheerder.com, Functioneel-Beheerder.com. Expert van Computable voor het topic Beheer.

Invoering van 'Het Nieuwe Werken' vraagt specifieke aandacht voor de rol van de functioneel beheerder. Zonder voldoende focus op de transitie van de processen, procedures en communicatie rondom functioneel beheer zal het gat tussen business en ict verbreden en het rendement van functioneel beheer drastisch afnemen.

Geen vast kantoor, geen vaste werkplekken, geen vaste werktijden en overal en altijd gebruik kunnen maken van de (ict-)middelen die het dagelijks werk mogelijk maken. Oftwel: Het Nieuwe Werken. Voor veel mensen en organisaties een prima uitkomst. Men is efficiënter, productiever en met meer motivatie aan het werk. Het vraagt wel iets van de organisatie en de mensen. Managers moeten een omslag maken van aanwezigheids-aansturing naar resultaat-aansturing; de ict-afdelingen zien hun afdelingen steeds meer centraliseren en hun systemen 'verclouden'. Ook zal er meer druk komen te liggen op ondersteuning doordat men vaker 's avonds en 's weekends werkt. En de functioneel beheerders? Dat is een verhaal apart....

Functioneel beheerders zijn actief op het snijvlak van ict en de business. Men kruipt dicht aan tegen de eindgebruiker om te weten wat er speelt en welke wensen en eisen er omgezet moeten worden in wijzigingen, nieuwe functionaliteiten en nieuwe systemen. Daarnaast is de communicatie met en de sturing van de ict-afdeling en -leveranciers een belangrijk onderdeel van de primaire taken van een functioneel beheerder. Beide aspecten zijn van groot belang voor het goed functioneren en renderen van de afdeling functioneel beheer. Zie hier het dilemma van de functioneel beheerder met betrekking tot Het Nieuwe Werken. De gebruikers verspreiden zich door het land en de ict verzamelt zich steeds meer op één plaats. Hoe de communicatie tussen business, ict en functioneel beheer in deze nieuwe situatie op voldoende niveau te brengen en te houden?

Een kant en klare oplossing is niet te geven. Veel is namelijk afhankelijk van de mensen en samenhang binnen de organisatie. In sommige bedrijven zijn de lijntjes tussen gebruikers, ict'ers en functioneel beheerders van nature dusdanig kort dat men geen moeite heeft de benodigde contacten te onderhouden, ook al zit men op afstand. Management, let op! Wees zuinig op een dergelijke cultuur en borg deze, het is te waardevol om te laten afglijden.

In andere organisaties zal dit niet zo gemakkelijk zijn. Eindgebruikers en Iict'rs die het motto 'uit het zicht is uit het hart' hanteren zullen veel minder contact zoeken met de functioneel beheerders. Dit zullen ze alleen doen als er echt noodzaak is. Functioneel beheer kan dan alleen nog maar reactief acteren en zal het contact met de belangrijkste stakeholders verliezen. Daarmee zal het rendement van functioneel beheer drastisch dalen.

Indien men echt gaat voor 'Het Nieuwe Werken' ligt dus ook een schone taak voor het management om samen met de functioneel beheerders te zoeken naar manieren om de binding met ict en eindgebruikers te organiseren en te borgen. Ik ben zelf een aantal zaken in de praktijk tegengekomen die goed bleken te werken. Stuur een functioneel beheerder twee keer per jaar op stage en laat hem een weekje meelopen met een eindgebruiker of ict'er. Organiseer informele bijeenkomsten (eventueel onder regie van een externe partij) waarbij vanuit alle drie de gezichtspunten wordt gesproken over nieuwe ontwikkelingen op de respectievelijke vakgebieden. Je staat er versteld van wat dergelijke initiatieven kunnen opleveren. Ze zorgen niet alleen voor kennisuitwisseling maar ook voor het broodnodige onderlinge begrip en het verlagen van de contactdrempel.

Kortom, het succes van functioneel beheer bij 'Het Nieuwe Werken' valt of staat met de juiste (ver)binding tussen de eindgebruiker, ict'er en functioneel beheerder. Geef dit aspect voldoende aandacht en neem het mee in de projectplannen. Het zou zonde zijn om na de invoering te moeten concluderen dat de organisatie wel 'Nieuw Werkt' maar het gat tussen business en ict oude vormen aanneemt.

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/4120762). © Jaarbeurs IT Media.

?


Lees meer over


 

Reacties

Ik denk dat de functioneel beheerder gewoon andere middelen moet aanboren om feeling te houden met gebruikers en de ICT afdeling.
Tools als Yammer of een andere "Social-Enterprise" tool kunnen mensen op afstand dichter bij elkaar brengen in een bedrijfsomgeving.


Dus de functioneel beheerder zal er ook aan moeten.
"Het nieuwe werken.... geldt ook voor hem." en anders gaat het hem inderdaad frusteren zoals je in je artikel vermeldt.



De Functioneel beheerder "moet" dit helemaal niet. Het is een keus en elke situatie is anders.

Mee eens Peter,
Dit hele artikel gaat weer over een aantal buzzword, en helemaal niet over ICT.
Een inhoudelijk artikel over ons vakgebied is kenlijk niet interesant genoeg om echt aandacht aan te besteden.

wie zegt dat een functioneel beheerder nog nodig is zodra HNW goed is ingevoerd?

Het belangrijkste zal zijn de Functioneel Beheerder ook daadwerkelijk de middelen krijgt om met de HNW-ontwikkelingen om te gaan.

Een hoop frustratie en ergenis kan worden weggenomen door 'de klant' (de business) meer in control te laten komen zodat zij bepaalde zaken eenvoudig zelf kunnen regelen.

Key hierbij is wel dat de processen workflows duidelijk afgekaderd worden en dat mensen ook daadwerkelijk zo gaan werken. En dan geef je de Functioneel Beheerder ook de mogelijkheid om op een juiste manier om te gaan met HNW.

hoeveel anders is het nieuwe werken t.o.v. een omgeving waarbij de gebruikers decentraal werken, en niet overal een functioneel beheerder aanwezig is? Volgens mij is het nieuwe werken voor veel afdelingen nog best een uitdaging, maar valt het voor fb juist nog mee.

Als Functioneel Beheerder in een HNW-pilot kan ik hierover meepraten. Wat je hier niet noemt is het probleem binnen de FB-teams zelf: als de FB-ers allemaal thuis/elders gaan werken, wordt het kennisdelen tussen de FB-ers zelf ook steeds lastiger.

Eens. FB is bij uitstek de motor om de ICT af te stemmen op de business en vica versa. En dat is vaak hard nodig.

Mijn ervaring is dat geografische spreiding van medewerkers zoals bijv. ICT, FB of Business extra aandacht vraagt voor (nieuwe) proactieve samenwerkingsvormen. Daar hoort persoonlijk contact zeker bij.

Goed artikel!

De genoemde zaken in het artikel zijn absoluut waar. Een FB-er moet de feeling houden met de buisiness. als een werkgever HNW wil invoeren is het voor de afdeling FB juist een uitdaging om deze feeling te houden.
Je kan dit door meerdere contact mogelijkheden bewerkstelligen. Denk hierbij aan chatsessies welke ten alle tijden geopend kunnen worden (al dan niet i.c.m. webcam), een wekelijkse 'terug kom dag' met een overleg met FB, (zoals genoemd) informele inspraaksessies, etc. Houdt het laagdrempeling en be creative, laat de buisiness voelen dat zij belangrijk zijn en hun mening en ideeën gewaardeerd worden.

Heerlijk toch!

Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×