Bij overnames krijgen softwarelicenties niet altijd de aandacht die ze verdienen. Vooral bij grote deals moet er ontzettend veel geregeld worden op het gebied van medewerkers, bedrijfsprocessen en IT-integratie. Het managen van softwarelicenties heeft vaak geen prioriteit, terwijl er grote financiële risico’s en besparingskansen aan verbonden zitten. Ook voor grote enterprises die fixed-fee contracten hebben afgesloten met hun softwarelicenties.
Als een bedrijf een ander bedrijf overneemt, koopt het alle aanwezige assets van dat bedrijf. Dat gaat natuurlijk over tastbare activa, zoals kantoorpanden, meubels, productiemiddelen, computers en hardware, maar ook over softwarecontracten en -licenties. Bij een overname word je eigenaar van een duizelingwekkende hoeveelheid bestaande softwarecontracten en het is enorm belangrijk dat deze in kaart worden gebracht. Daar zijn twee redenen voor: financiële risico’s beperken en kosten besparen.
Risico’s en kosten
Niet compliant zijn, doordat eerder afgesloten contracten niet overeenkomen met de werkelijkheid, kan grote financiële gevolgen hebben. Als het overgenomen bedrijf ‘ondergelicenseerd’ is, dan koop je als het ware een bedrijf met schulden. Een van onze klanten kocht recent voor zes miljoen dollar een bedrijf, dat voor 21 miljoen dollar aan compliance issues had. Als er van tevoren geen afspraken zijn gemaakt om dergelijke financiële risico’s neer te leggen bij de vorige eigenaar, dan snijdt een bedrijf zichzelf lelijk in de vingers met zo’n overname. Bij de eerstvolgende software-audit, die bij een overname meestal na een jaar volgt, doordat veel softwarebedrijven hier op targetten, ben jij namelijk verantwoordelijk voor de eventuele claim.
Als beide bedrijven voor aanvang van de overname echter compliant waren, is er niet zoveel aan de hand. In dat geval is het vooral een enorme kans om contracten te cancelen, opnieuw te onderhandelen met de softwareleverancier en zo kosten te besparen. En dat laatste is vaak een van de belangrijkste doelstellingen bij overnames en fusies.
Fixed-fee contracten
Om financiële risico’s te voorkomen en kosten te besparen, is het dus zaak zo vroeg mogelijk in het overnameproces alle softwarecontracten in kaart te brengen. Op basis van deze inzichten kun je met de softwareleveranciers gaan onderhandelen over nieuwe contractvoorwaarden. Maar hoe zit het met fixed-fee contracten?
Vooral de allergrootste enterprises, met duizenden medewerkers, sluiten dergelijke overeenkomsten af met partijen als Oracle en Microsoft. Dat houdt in dat ze een vast bedrag betalen voor een afgesproken periode (vaak drie tot vijf jaar) en daarvoor kunnen ze onbeperkt software van die leverancier gebruiken.
Wat betekent zo’n contract na een overname? Kunnen de medewerkers van het overgenomen bedrijf direct zomaar mee onder het al bestaande fixed-fee contract, zonder nieuwe onderhandelingen? Dit is een terechte vraag – wij hebben genoeg bedrijven gezien die daar vanuit gingen, met alle gevolgen van dien.
Onbeperkt spareribs
Het antwoord is: niet altijd. Je kunt het vergelijken met een all-you-can-eat spareribsrestaurant. Voor twintig euro eet je de hele avond onbeperkt spareribs. Prima deal. Maar kan er dan zomaar iemand mee komen eten, zonder extra te betalen? Dat ligt eraan. Je nichtje van vijf kan als kleine eter misschien zo aanschuiven, maar als je goede vriend van honderd kilo binnenkomt moet je gegarandeerd nog eens twintig euro neerleggen om hem ook wat spareribs te gunnen. En daar komt bij: ongeacht de grootte van je gast is het altijd sympathiek om een dergelijk verzoek eerst aan het personeel voor te leggen.
Zo is het ook met overnames. Als een onderneming een kleine eter koopt – oftewel: een bedrijf dat kleiner is dan 10 procent van de eigen grootte – dan kun je in de meeste gevallen je fixed-fee contract onder dezelfde voorwaarden blijven gebruiken. Is het aangekochte bedrijf groter dan die 10 procent? Dan is het tijd om de nieuwe situatie te bespreken met je softwareleverancier en over nieuwe voorwaarden te onderhandelen.
Het is beter om zelf die stap te nemen en ervoor te zorgen dat de juiste drempel voor jou als onderneming is afgesproken in een dergelijk contract, dan achteraf voor verrassingen te komen staan. En dat gaat op voor alle facetten van softwarelicentiemanagement: zorg er altijd voor dat je het initiatief in eigen hand hebt.
