De keuze voor een passend document composition systeem is al lastig genoeg. Maar wanneer de keuze eenmaal is gemaakt, komt er pas echt een uitdaging om de hoek kijken: de implementatie.
Bedrijven, en dan vooral de it-afdelingen, zijn niet dol op implementatietrajecten. Voornamelijk omdat zij weten wat er allemaal mis kan gaan en het zien als veel extra werk. Echter, aan de hand van de volgende vijf stappen is de implementatie van een composition-tool dichterbij dan je denkt!
Stap 1: De inventarisatie
Allereerst worden de huidige en toekomstige behoeftes op het gebied van document composition geïnventariseerd. Hoe wordt het momenteel geregeld en wat zijn daarvan de voor- en nadelen? En aan welke toekomstwensen moet een (nieuw) document composition-systeem voldoen? Dit proces wordt doorlopen met alle projectbetrokkenen, zowel interne als externe partijen (bijvoorbeeld een leverancier).
Stap 2: Het voorbereiden van de organisatie
Daarna is het belangrijk om de organisatie voor te bereiden op de verandering. Projecten verlopen succesvoller wanneer niet alleen processen worden aangepast, maar de business die ermee gaat werken hierin wordt meegenomen. Hierbij is het belangrijk om gezamenlijk de documentopbouw te analyseren. Ook moet de implementatiepartner daarbij wijzen op eventuele moeilijkheden en adviseren over de (nieuwe) structuur.
Stap 3: Het bepalen van integratiemogelijkheden
Er wordt vastgelegd met welke andere systemen het document composition-systeem moet worden gekoppeld. Welke plek gaat document composition innemen en welke taken worden door andere systemen opgevangen?
Stap 4: Het opstellen van het projectplan
Het plan voor het gedefinieerde project wordt opgesteld op basis van de resultaten uit stap één tot en met drie. Gebaseerd op de wensen van de organisatie en de impact van het integreren van de huidige systemen wordt een tijdlijn gekoppeld aan het projectplan. Deze tijdlijn is per project, per implementatiepartner en per bedrijf verschillend.
Stap 5: De start van het project
In nauwe samenwerking tussen de projectmedewerkers en de implementatiepartner wordt het gezamenlijk opgestelde projectplan uitgevoerd.
Eindresultaat
Na de implementatie van het document composition systeem geniet de organisatie van een geautomatiseerd proces met multi-channel output. Hierdoor wordt het document op de gewenste wijze verstuurd, gepubliceerd (bijvoorbeeld in een klantportaal) of gearchiveerd. Documenten kunnen individueel worden geproduceerd, on demand, of in hoog volume voor alle relaties in één keer. Denk hierbij bijvoorbeeld aan batchverwerking van prolongatie nota’s, jaarafrekeningen of rekeningoverzichten. Kortom: veel lusten, weinig lasten.
