De waarde van software asset management (sam) is voor steeds meer bedrijven duidelijk. Organisaties willen meer inzicht in hun complexe softwarelandschap en meer controle over hun software-uitgaven. De groei van sam-dienstverleners, in kaart gebracht door Gartner, is daar een logisch gevolg van. Maar wat doet zo’n sam-managed service provider eigenlijk precies? En waarom zou je dit als it-afdeling niet zelf kunnen doen?
De eerste taken van een managed service provider (msp) zijn vooral van administratieve aard. Alle relevante softwaredata binnen de organisatie worden in kaart gebracht – van online afspraken tot vergeten contracten in de la. Deze informatie dient als basis voor de configuratie van een sam-tool (zoals Flexera, Snow of Landesk). Voor zo’n tool gaat het bekende credo ‘garbage in, garbage out’ op.
Dit betekent dat honderden softwarecontracten, met uiteenlopende metrics en voorwaarden, handmatig moeten worden omgezet naar systeemregels en in de goede categorie moeten worden geladen. Gebeurt dit niet, dan meet u niet de werkelijke situatie en weet u nooit of de softwareconsumptie in de organisatie wel in lijn is met de contractuele eisen van de software-aanbieder.
Na het leggen van deze administratieve basis laat de sam-tool continu actuele informatie zien over de compliance-positie van een organisatie. De msp monitort deze informatie, analyseert de data en levert periodieke rapportages aan, zodat it-afdelingen altijd een vinger aan de pols kunnen houden over hun eigen situatie. Mocht het gebruik van een bepaald softwareproduct niet in lijn zijn met de contractuele afspraken, dan trekt de msp tijdig aan de bel om zo een financieel geschil met de softwareleverancier te voorkomen. Alleen het aanleveren en analyseren van dergelijke informatie is echter niet genoeg – de adviesrol van een msp is bij zo’n geschil minstens zo belangrijk. Ook kan de dienstverlener, op basis van alle sam-data, een it-afdeling adviseren bij andere zakelijke beslissingen, zoals de aanschaf van nieuwe software.
Toegevoegde waarde
‘Kunnen we dit niet allemaal zelf?’, zal menig it-afdeling zich in eerste instantie afvragen. Het antwoord op die vraag is snel gegeven: nee, eigenlijk niet. Niet als u het goed wil doen. Uw financiële administratiesysteem laat u ook inrichten, beheren en controleren door daarvoor opgeleide experts – hetzelfde gaat op voor uw software-administratie. Om bijvoorbeeld licenties van Oracle Middleware- of Storage-producten op de juiste manier te meten, is het cruciaal dat u begrijpt hoe deze licenties zijn opgebouwd en op welke manier de voorwaarden in de sam-tool gezet moeten worden. Dat is geen alledaagse kennis. De toegevoegde waarde van een sam-msp zit dan ook vooral in dergelijke specialistische expertise.
Een dienstverlener heeft daarbij bovendien de resources om die expertise in grote getalen vrij te maken. Hij kan zo drie maanden vijftien specialisten op een project zetten, die de sam-tool snel en goed inrichten – dat kan een it-afdeling onmogelijk zelf doen. Bovendien is een goede sam-msp altijd op de hoogte van externe ontwikkelingen die van invloed zijn op de compliance-positie van een organisatie, zoals veranderende voorwaarden of wetgevingen. Aan alleen de informatie uit een sam-tool heb je dan niet genoeg – de analyses en het advies van de msp zorgen uiteindelijk pas echt voor financiële voordelen, bijvoorbeeld in de vorm van kostenbesparingen of een voorkomen claim.
Door deze toegevoegde waarde kiezen steeds meer organisaties ervoor om gebruik te maken van de diensten van een sam-managed service provider. Deze groei zet voorlopig nog wel even voort, becijferde Gartner: de inzet van sam-dienstverleners zal over drie jaar met 40 procent zijn toegenomen.
