Het gegevenstijdperk

Steeds meer gegevens worden bijgehouden binnen organisaties; van actuele voorraden tot financiële gegevens tot klantwaardering tot de rekentijd van een module in een ict-systeem.
Het credo lijkt bijna te zijn 'als we alles vastleggen, missen we niks', maar is het informatie? Gegevens zijn op zichzelf niks waard, het zijn rauwe feiten (al dan niet waar). Gegevens worden pas interessant als het informatie wordt, als ze een context en betekenis hebben. Dus werken we met BI-principes, we verzamelen, aggregeren en manipuleren gegevens uit grote databases naar een groot aantal periodieke rapporten die ons een beeld van de werkelijkheid geven. Een beeld waar we onze organisaties op sturen. Maar kan het zo zijn dat de rapporten geen informatie bevatten en gegevens zijn die zich voordoen als informatie? En kan het zo zijn dat we hier om vragen? Nou kan er snel een reactie volgen dat dit semantisch is, maar ik wil jou als lezer vragen om even mee te gaan in mijn gedachtegang.

De vraag waar ik mee worstel is of het zo kan zijn dat door de grote hoeveelheid van gegevens en informatie, we de twee niet meer kunnen onderscheiden? En wat kan hier een mogelijke oorzaak van zijn? Kan het zo zijn dat we, gedeeltelijk, beslissingen nemen op basis van niet relevante gegevens die wel belangrijk lijken, maar het niet zijn en dat we daardoor de echte informatie vergeten?

Als ik zelf over deze stelling nadenk dan is mijn eerste reactie dat ik ongelijk heb in de basis en dat mensen die besluiten moeten nemen zelf het beste weten wat de informatie is die nodig is om dat besluit te nemen.

Mijn tweede reactie is echter dat mensen niet altijd precies weten wat voor een besluit ze nemen, hoe ze besluiten nemen vanuit een psychologisch optiek of wat ze daarvoor nodig hebben. De meeste besluiten worden ook steeds complexer om te nemen; organisaties worden complexer en niet meer te overzien, processen worden complexer, externe invloeden nemen toe en de wereld verandert iedere seconde. Dit veroorzaakt al snel een gevoel van angst, een gevoel waar ieder mens in het algemeen een redelijk primaire reactie op heeft: vermijden. Al snel wordt gekeken naar de eerst zichtbare elementen waardoor de angst komt, gebrek aan overzicht over het te nemen besluit, en de snelste oplossing, het creëren van een gevoel van overzicht en controle.

Los van dat angst een reden is van besluiteloosheid en vergadercultuur, is het ook één van de hoofdredenen voor de behoefte aan business intelligence. Vanuit de behoefte aan overzicht verzamelen we allerhande gegevens om onze besluiten gefundeerd en met een gevoel van overzicht en controle te kunnen nemen. We verzamelen alle gegevens die relevant kunnen zijn of anders relevant kunnen zijn voor een ander besluit in de toekomst. Naar mijn idee is dat waardoor we gegevens en informatie beginnen te verwarren, we zoeken gegevens die passen bij ons voor handen liggende besluit, niet informatie die bijdraagt aan onze organisatiedoelstellingen. En dit alles om gevoelsmatig complexiteit te verminderen en zo angst te vermijden.

Ik denk dat de complexiteit van het bedrijfsleven en het gebrek aan overzicht hierop de reden is dat we ons focussen op gegevens die ons een gevoel van controle geven in plaats van informatie die in lijn zijn met de organisatiedoelen. Dit is staat in één van mijn denkrichtingen en ik denk ook zeker niet dat dit de hele waarheid is. Andere denkrichtingen die ik heb gaan richting alignment tussen management- en organisatiedoelstellingen, span-of-control, gevensvervuiling, etc. Ik ben benieuwd naar jullie mening of we nu werken met gegevens of informatie en mogelijke redenen hiervan.