Managed hosting door True
Deze opinie is van een externe deskundige. De inhoud vertegenwoordigt dus niet noodzakelijk het gedachtegoed van de redactie.

BI is voor 'softies'

 

Expert

Ramond Leenders
Directeur Solutions, Eclectic. Expert van voor het topic .

Veel ondernemingen happen nog steeds naar adem als gevolg van de financiële crisis. Ondanks enkele positieve berichten lijkt een definitief herstel langer op zich te laten wachten. Deze ondernemingen beginnen dus op hun tandvlees aan een nieuwe uitdagende periode in afwachting van betere tijden. Misschien zit juist daar het probleem ... de ondernemingen zijn afwachtend en dus reactief in plaats van anticiperend. Alle BI-investeringen ten spijt!

De enorme bedragen die de afgelopen jaren door ondernemingen zijn geïnvesteerd in BI-toepassingen alsmede het schrijven van strategische plannen, ontwikkelen van management dashboards en balanced scorecards, hebben deze ondernemingen blijkbaar niet kunnen behoeden voor de ergste consequenties van een krimpende markt. Uiteraard borrelt de vraag op welke ondernemingen juist wel succesvol met behulp van hun BI-implementatie en balanced scorecard de crisis hebben doorstaan en wat daarbij de sleutel van dit succes is. In elk geval zal in deze ondernemingen waarschijnlijk een business case voor een volgende investering in BI veel minder sceptisch worden ontvangen, gezien het reeds geleverde bewijs van de meerwaarde van BI.

Uiteraard is louter het hebben van een balanced scorecard of een succesvol afgeronde BI-implementatie an sich nog geen garantie op succes. Vanuit een analyse is een aantal valkuilen geïdentificeerd waardoor een BI-implementatie mogelijk niet de waarde heeft kunnen tonen om een organisatie op koers te houden in de (sterk veranderende) markt.

‘On track en in control'

 Een van de valkuilen is de beperkte of volledig afwezige connectie tussen de strategische doelstellingen van de onderneming en de BI-implemenatie of balanced scorecard. De implementatie van BI blijft in veel gevallen beperkt tot de realisatie van een datawarehouse, al dan niet in combinatie met ‘state-of-the-art' rapportages. Een doorvertaling van de strategie in concrete KPI's voor sturing is in veel ondernemingen achterwege gebleven. Vervolgens wordt in korte tijd na de implementatie desondanks een veelvoud aan queries en ad-hoc rapportages ontwikkeld, merendeels gericht op het direct aansturen van de operatie. Niet zelden stijgt dit aantal queries en rapportages tot boven de drieduizend unieke stuks. Maar draagt het inzicht vanuit al die queries en rapportages wel bij aan het behalen van de strategische doelstellingen, het managen van risico's en het sturen van de bedrijfsperformance? Kortom, is de onderneming wel ‘on track' en ‘in control' als mogelijk de verkeerde stuurinformatie wordt gegenereerd en gebruikt?

Kans of bedreiging

Mogelijk is in het verlengde van bovenstaande het uitblijven van succes van BI ook wel te wijten aan de houding van medewerkers en management. De beoogde transparantie die BI brengt in de performance van de onderneming wordt veelal als een bedreiging ervaren, waardoor de echte KPI's niet worden gerapporteerd en juist een veelvoud van minder relevante stuurindicatoren wordt gerapporteerd. De ‘afrekencultuur' draagt daarmee niet bij aan een succesvolle BI-implementatie, terwijl het juist wel wordt verwacht. Wordt een medewerker in de onderneming gestimuleerd en krijgt deze hulp aangeboden als blijkt dat de performance tegenvalt? Of wordt deze juist genadeloos afgerekend? Het stimuleren en ondersteunen zal sneller leiden tot een adaptiever gedrag van medewerkers en management, waarbij het denken in kansen wordt vergroot ten koste van het ontwijkend gedrag.

Adoptie in de business

Om verschillende redenen is het ook gebruik van alle beschikbare informatie nog schrikbarend laag. Eén van de belangrijkste oorzaken voor het beperkte gebruik is de slechte datakwaliteit. Het uitblijven van eigenaarschap van data, alsmede het ontbreken van concrete verbeterstappen op dit gebied, draagt uiteraard niet bij aan een breder en beter gebruik van BI-toepassingen in de onderneming. Bovendien is de connectie tussen business en de it-afdeling te dun. Hierdoor draaft it niet zelden door bij het uitbreiden van nog uitgebreidere rapportages en dashboards, terwijl de business vraagt om eenvoud en eenduidigheid. Gevolg is dat de business afhaakt in het gebruik en mogelijk zelf weer aan de slag gaat met ‘desktop-rapportages'. Daarbij heeft deze dunne connectie tot gevolg, dat veel medewerkers en managers nog verstoken blijven van rapportages en analyses.

En ook al is de strategie volledig doorvertaald naar concrete KPI's, is stuurinformatie beschikbaar in overzichtelijke dashboards en balanced scorecards, zijn de data betrouwbaar en heeft elke medewerker en manager beschikking over de juiste stuurinformatie, dan nog is een belangrijke succesfactor over het hoofd gezien: de cultuur!

Onder de vlag van change management zijn al vele projecten succesvol afgerond, maar binnen het BI-werkveld staat dit vakgebied nog in de kinderschoenen. Het stimuleren van breed gebruik van BI-toepassingen en het veranderen van een reactieve houding naar pro-actief en anticiperend gedrag is juist waar het aan schort. Hier wordt gevraagd om kundige inzet van de soft skills, zoals dit vaak wordt genoemd. Op dat gebied van cultuurverandering is daarmee dus nog de grootste winst te behalen in de ondernemingen als het gaat om BI. Alleen al het succesvol introduceren van dergelijk gedrag binnen de onderneming kan helpen in een snelle ROI op de investeringen in BI. Dergelijk gedrag zal in elk geval een belangrijke bijdrage leveren aan een structurele toepassing van informatie binnen de onderneming en bovendien wordt ademnood sneller voorkomen als gevolg van vooruitkijken en anticiperen.

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/4215122). © Jaarbeurs IT Media.

?


Lees meer over


 

Reacties

Goed artikel! Enige aanvulling:

Adoptie door business is inderdaad laag maar is, naast genoemde datakwaliteit, ook te wijten aan de fun factor. Het credo "if users use or want it at home, they want it in their work environment" wordt nog veel te weinig uitgedragen. Om maar even een voorbeeld te geven, zo kan een BI omgeving dus ook aan gebruikers voorgeschoteld worden:

http://www.youtube.com/VLCnl#p/a/u/1/IOWIsfLUQC4

Nogmaals dank voor je artikel!

Kees.

Zeer goed artikel, spot on: complimenten!

Ramond:

Goede analyse. Je beschrijft de 2 belangrijkste bottle necks voor succesvol gebruik van BI binnen organisaties: de aansluiting met de doelen en strategie en met name de verbinding naar diegenen die het binnen de organisatie uiteindelijk moeten gaan gebruiken om de gestelde doelen te halen: de mensen.

Daar ligt dus een fantastische uitdaging en daarmee kansen voor BI. Één van de cruciale functies die BI kan spelen binnen organisties is het letterlijk illustreren van het strategisch verhaal van de organisatie. Maar dan moet die informatie wel makkelijk leesbaar zijn
En daar haak ik aan op Kees: Ik ben het helemaal eens met je conclusie over de eenvoud en fun in gebruik. Dat stimuleert het gebruik. Ik ben ook een fan van QlikView vanwege deze eenvoud. Maar als ik kijk naar het dashboard op het filmpje dan ben ik toch wat teleurgesteld: een brij met (weliswaar mooi gekleurde) grafieken en cijfers. Je ziet niet meteen wat er staat.

En daarmee kom ik op een derde ontwikkelpunt binnen BI: datavisualisatie. Er is nog veel werk te verzetten om informatie zodanig te presenteren dat de mens deze zonder al te veel hersenarbeid meteen begrijpt. Zodat je het eerder genoemde strategische verhaal kunt illustreren zonder al te veel uitleg.

We gaan mooie en uitdagende jaren tegemoet!

Rob ter Hede

Ramond,

Heldere analyse waar ik een kanttekening bij plaats. Ik ben het direct met je eens dat de aansluiting tussen strategie, doelen en actie te wensen overlaat. De kwaliteit van de data zal absoluut nog niet overal op orde zijn.
Ik proef in het artikel dat jij voor deze 2 faalfactoren de bal bij de business legt. Tegelijk geef je aan dat succesvolle BI implementaties geen garantie voor succes zijn. Hoe kun je van een succesvolle implementatie spreken als de business er niet mee gaat doen waarvoor het bedoeld is? In mijn beleving komt er een derde faalfactor bij: degenen die BI opzetten en ontwikkelen voor een organisatie zijn teveel gefocust op de techniek. Een mooi datawarehouse waar alle data invallen via mooie ETL-processen. En daar achter bouwen ze met rapportagetools alle rapportages die maar gevraagd kunnen worden.

Mijn stelling is dat de business meer begeleid moeten worden bij de opzet en inrichting van BI. De fase voor het inrichten en bouwen moet veel intensiever aangepakt worden.
Bespreek met het hoogste management welke informatie zij willen zien. Wat is de strategie van het bedrijf, wat zijn de bedrijfsdoelstellingen en op welke manier kan dit vertaald worden in meetbare resultaten? Bespreek ook welke additionele informatie vervolgens gewenst is? Is het wellicht ook verstandig om de KPI’s behorend bij de strategische doelstelling ook in lijn te brengen en tezamen te rapporteren met de ‘Key Risk Indicators’ (KRI’s)?
Gebruik bijvoorbeeld een Dupont-schema om inzichtelijk te maken hoe de definities, indicatoren en doelstellingen bijdragen aan de bedrijfsdoelstellingen.
Na bepaling van de belangrijkste KPI’s en daarmee het gezamenlijke beeld over wat rapportage-items zijn rest nog een belangrijke stap: de afstemming van de rapportage met alle stakeholders (of gebruikers). Denk dan aan de ‘look & feel, de frequentie (maandelijks, wekelijks of real time?) en medium (iPad, smartphone of toch papier?)

Ik sluit me aan bij Rob ter Hedde dat we uitdagende jaren tegemoet gaan met BI. Er is nog een wereld te winnen in het verbeteren van prestaties. Ook in het opzetten, inrichten en gebruiken van BI in organisaties.

Hans Kuijpers

Mooi stuk Ramon. Het gaat om people, process en technology. En ook in die volgorde.
Gr Tjaard

Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×