We bevinden ons in een bizarre tijd, in een situatie die we niet in de hand hebben. Hoewel it-managers de pandemie niet kunnen oplossen, hebben zij wel invloed op de manier hoe hun bedrijf reageert en zich aanpast. Niet geheel onverwacht lukt het veel organisaties zich succesvol aan te passen aan de huidige manier van werken op afstand.
Maar niet alle bedrijven slagen hier in. Hoe kan een bedrijf immers succesvol inspelen op deze crisis als hun werknemers niet over de middelen beschikken om thuis te werken? Het is nooit te laat om hier verandering in te brengen, en de cloud kan hierbij helpen. Of werknemers nu helemaal opbloeien of faliekant falen in het werken op afstand, er zijn drie vragen die iedere senior it-manager zichzelf nu moet stellen.
Hoe succesvol is de strategie voor werken op afstand tot nu toe?
Een succesvolle strategie begint met het kweken van begrip bij werknemers, die gewend zijn aan een flexibele cultuur en bereid zijn zich aan te passen aan deze veranderende omstandigheden. Daarnaast is het succes afhankelijk van de mate waarin teams toegang hebben tot de tools die ze nodig hebben om hun werk goed te doen – ongeacht waar ze inloggen – en dat ze klanten zo snel mogelijk een oplossing kunnen bieden.
Succes betekent niet dat alles perfect moet zijn. Het betekent wel dat tevreden werknemers het juiste werk op het juiste moment kunnen uitvoeren, zonder tijd te verspillen of het bedrijf met onnodige kosten op te zadelen.
Wat gebeurt er als de crisis eenmaal voorbij is?
Tot nu toe richtten it-managers hun strategie op digitale transformatie, waarbij gebruik werd gemaakt van technologie om ervoor te zorgen dat werknemers optimaal hun werk konden doen. Maar er heeft een zeer specifieke en heftige gebeurtenis plaatsgevonden, en de C-suite (de bestuurders van een onderneming) is terecht nerveus over een herhaling. De pandemie heeft bewezen dat de mogelijkheid om op afstand te werken niet langer een nice-to-have is, maar voor bijna elke organisatie een must-have is geworden.
Het ontwikkelen van een strategie die het mogelijk maakt probleemloos op afstand te kunnen werken, zonder onnodige kosten of verlies te maken zodra het operationeel is, moet dan ook een belangrijke focus voor it-leiders zijn zodra we terug zijn bij een soort van ‘normaal’.
De kans is groot dat als de crisis eenmaal voorbij is, een deel van de werknemers zich af zal vragen waarom ze überhaupt zouden terugkeren naar kantoor. Als ze zich hebben aangepast en het werken op afstand zijn vruchten afwerpt, waarom zouden ze dan duizenden euro’s en honderden uren besteden aan het dagelijkse woon-werkverkeer als ze vanuit huis kunnen doen wat ze moeten doen? Als it-verantwoordelijke is er veel om over na te denken als het gaat om de manier van werken binnen de organisatie. Bent u hier klaar voor?
Hoe heroverweeg je een strategie voor werken op afstand?
Het zal bedrijven tijd kosten om te herstellen van deze crisis en de manier waarop we over werk denken, zal veranderen. Met steun van de C-suite, en veilige toegang tot de cloud, is de crisis voor it-managers een kans om de manier van werken binnen een organisatie opnieuw vorm te geven.
Er zijn veel bedrijven waar het door de aard van de werkzaamheden onmogelijk is, of in ieder geval onpraktisch, om een algemeen beleid van thuiswerken toe te staan. Bij het heroverwegen van de strategie is het belangrijk te begrijpen welke functies op afstand kunnen worden uitgevoerd. Met die informatie kan in kaart gebracht worden welke van deze werkzaamheden zijn te automatiseren. Dit geeft teams de vrijheid om op kantoor, in het café, of thuis, zinvoller werk te doen. Voor een bedrijf dat uitsluitend op locatie werkt, kent werken op afstand flink wat obstakels. Maar voor teams die veilig in de cloud werken zonder de beperkingen van verouderde, handmatige, dure en inefficiënte werkprocessen, zijn er grote voordelen ten aanzien van productiviteit en tevredenheid te behalen.
It-managers die digitale transformatie allang omarmd hebben, hebben de meeste kans om zich door deze zware tijden heen te slaan en zichzelf voor te bereiden op betere tijden. Maar een succesvolle strategie voor werken op afstand komt voort uit innovatief denken en een oprechte wens om het werken voor werknemers gemakkelijker en bevredigender te maken. En hiervoor is het nooit te laat.
(Auteur Chris Pope is vicepresident Innovation bij Servicenow.)
