De verwerking van e-mail vormt een belangrijk onderdeel van het takenpakket van kantoormedewerkers. Uit onderzoek onder 130 Nederlandse bedrijven kwam vorig jaar naar voren dat voor bijna zeventig procent (67,7 procent) van de respondenten e-mailverwerking onderdeel uitmaakt van de dagelijkse werkzaamheden. Driekwart gaf daarnaast aan meer dan een uur aan de dagelijkse verwerking van e-mails te besteden, waarvan de helft zelfs meer dan twee uur per dag.
Dat is veel. Een efficiënte aanpak bij het terugdringen van overvolle inboxen en tijdbesteding aan e-mailverwerking is door de enorme hoeveelheid e-mail die dagelijks wordt verzonden dus erg belangrijk. Helaas heeft de spamwet daar tot nu toe nog onvoldoende aan bijgedragen.
Logisch dus dat bedrijven ook zelf maatregelen gaan nemen om de hoeveelheid e-mail die dagelijks moet worden verwerkt efficiënter aan te pakken. 62 procent van de ondervraagden gaf dan ook aan zelf verantwoordelijkheid te gaan nemen voor het terugdringen van e-mailoverlast. Ondanks het kleine effect van de spamwet, blijkt echter – heel tegenstrijdig – dat 60 procent van het Nederlandse bedrijfsleven zonder centraal beleid voor de verwerking van e-mail werkt. Dat betekent dus dat bij meer dan de helft van de bedrijven medewerkers er hun eigen manier van e-mailverwerking op nahouden.
E-mails worden opgeslagen in e-mailmappen, op harde schijven of eenvoudigweg verwijderd. Organisaties dienen veel meer rekening te houden met gebruikersvragen, zoals het terughalen van (verwijderde) e-mails, en zullen veel meer moeten gaan denken in vaste procedures. Gebrek aan een centraal georganiseerd beleid heeft namelijk grote gevolgen voor zaken als tijdbesteding, efficiency en het voldoen aan regelgeving binnen bedrijven. Een centrale aanpak zorgt bijvoorbeeld voor het automatisch en beveiligd opslaan van e-mails, de mogelijkheid voor e-mail recovery en het voldoen aan compliance doelstellingen.
De manier waarop e-mail wordt beheerd valt meestal binnen het takenpakket van it. Tijd en omvang zijn de twee meest bepalende factoren voor dat beheer. Er worden limieten gesteld aan de omvang van de inbox of het tijdstip van ontvangst van een e-mail bepaalt of deze in de prullenbak belandt of niet. Daarmee wordt echter voorbijgegaan aan de behoeften van de business. De basis voor e-mailmanagement voor de business ligt in het definiëren en structureren van de verschillende werkprocessen en na te denken over de rol die e-mails daarin spelen. Een e-mail is namelijk vaak het digitale beginpunt van een werkproces. Aangezien het aantal e-mails dat de wereld over gaat nog dagelijks toeneemt, is een bedrijfsbrede, centrale aanpak en visie op e-mailmanagement geen overbodige luxe.
