Managed hosting door True
Deze opinie is van een externe deskundige. De inhoud vertegenwoordigt dus niet noodzakelijk het gedachtegoed van de redactie.

Optimalisatie onmisbaar bij informatiebeheer

 

Computable Expert

Marianne Dorder - Servet
Senior Adviseur Informatiemanagement, Doxis Informatiemanagers. Expert van Computable voor de topics Digital Transformation en Datamanagement.

In mijn vorige opinie ‘Inrichten DMS/RMS/Zaaksysteem een eitje!’ heb ik aangegeven dat het belangrijk is om als organisatie aandacht te besteden aan het optimaliseren van je bedrijf- en werkprocessen. Bij het implementeren van een erp-systeem heb ik ervaren dat het optimaliseren van de processen een prominentere rol heeft dan bij de implementatie van een dms/zaaksysteem.

Door de focus van erp-systemen op de bedrijfsprocessen worden organisaties veel meer gestimuleerd aandacht te besteden aan hun processen. Bij het implementeren van een documentmanagementsysteem is de focus toch veelal het digitaliseren van de fysieke documenten en dossiers binnen de organisatie. Ondanks deze focus worden processen ook al in documentmanagementsystemen ondersteund door de inrichting van workflows, maar dit is niet altijd afdoende gebleken voor organisaties. Een ander manco van documentmanagementsystemen is dat ze veelal gepositioneerd zijn in de back-office. Dit in tegenstelling tot zaaksystemen die gepositioneerd worden in de front-office.

Procesondersteuning

Met de invoering van zaaksystemen proberen organisaties veel meer de slag te maken naar de door hun beoogde procesondersteuning, met als focus het digitaal ondersteunen van de afhandeling van hun werkprocessen. Maar doordat in de uitvoering de focus nog steeds veelal ligt op het digitaal krijgen van de informatie en de worsteling binnen organisaties hoe de herinrichting (optimalisatie, ontwerp en vaststellen) van de processen aan te pakken, worden de bestaande processen zonder al te veel aanpassingen danwel verbeteringen in hun huidige vorm ingericht. De focus komt hierdoor te liggen op alleen de invoering van het systeem en veel minder op het optimaliseren van de processen, wat een wezenlijk onderdeel uitmaakt van het succesvol gebruik van het systeem in de praktijk.

Indien er toch aanpassingen worden doorgevoerd in de processen, worden die vaak afgedwongen door de structuur (beperkingen en randvoorwaarden) van het zaaksysteem en veel minder vanuit de focus van optimalisatie. De eisen en wensen vanuit de organisatie met betrekking tot de herinrichting van de processen worden hierdoor weinig tot niet meegenomen, met als gevolg het opnieuw inrichten van de aanwezige chaos en problemen. De huidige inrichting van de processen is veelal gebaseerd op de analoge werkwijze die in vele gevallen niet één op één overgezet moet worden.

Hierdoor pleit ik voor het geven van meer aandacht aan het optimaliseren van bestaande processen bij het implementeren van een dms of zaaksysteem. Kies je als organisatie voor het inrichten van de processen in hun huidige vorm dan is de kans groot dat je bij de uitvoering van de processen niet het beoogde resultaat bereikt, maar meer werk creëert. Teleurstelling bij de gebruikers en een mislukte implementatie van het concept digitaal werken, ligt op de loer.

Wat is procesoptimalisatie?

Procesoptimalisatie is het verbeteren van de processen met als focus de processen efficiënter te laten werken voor je klanten. Met het optimaliseren van de processen kan je als organisatie financieel voordeel behalen, maar ook meer waarde realiseren voor je klanten (interne en externe) in termen van kwaliteit, kosten en snelheid. Geoptimaliseerde processen biedt een organisatie ook de mogelijkheid om ‘in control’ te zijn, transparanter te acteren en om meer te bereiken met dezelfde middelen.

In de praktijk betekent het optimaliseren van processen, dat je de bestaande processen kritisch onder de loep neemt en het ideale proces schetst. Tijdens deze exercitie zorg je ervoor dat procestappen die geen waarde toevoegen, letterlijk worden verwijderd, doordat ze overbodig zijn en/of vertragingen en inefficiëntie veroorzaken. Bij iedere processtap kan je jezelf steeds weer de volgende vragen stellen: Levert deze processtap toegevoegde waarde voor mijn klanten? Is het echt nodig om deze processtap uit te voeren?

Om te voorkomen dat je als organisatie de huidige knelpunten en problemen in je processen meeneemt in de inrichting van het nieuwe dms/zaaksysteem, is het van belang om bij de implementatie aandacht te besteden aan procesoptimalisatie. Formuleer een werkgroep die zich gaat bezighouden met het coördineren, optimaliseren en laten vaststellen van alle processen die ingericht moeten worden in het systeem.

Rol proceseigenaren

Betrek proceseigenaren en/of procescoördinatoren bij het optimalisatieproces. Indien er nog geen procesbeheersstructuur (proceseigenaren en/of procescoördinatoren) aanwezig is binnen de organisatie, is het aan te raden dit te bespreken en te beleggen bij het lijnmanagement. Het lijnmanagement heeft de bevoegdheid om een procesbeheersstructuur vast te stellen.

Zonder draagvlak, participatie en acceptatie van het optimalisatieproces door de proceseigenaren is succes niet gegarandeerd. De proceseigenaren zijn de voorlopers, trekkers en verantwoordelijken om de verbeterde processen ingebed te krijgen binnen de organisatie. Zij zijn ook verantwoordelijk voor het enthousiasmeren en positief beïnvloeden van medewerkers om volgens de verbeterde processen te werken.

Hanteer bij het optimaliseren van de processen, gangbare, maar bij de organisatie passende procesoptimalisatie-methoden. Enkele gangbare procesmethoden zijn Lean, Six Sigma en Kaizen. Zorg ervoor dat de gekozen methode op maat toegepast kan worden binnen je organisatie. De methode is geen doel op zich, maar biedt je als organisatie de juiste handvatten om de gewenste procesoptimalisatie te realiseren, met als uiteindelijk doel het werken volgens de beschreven processen. 

Rol procesmedewerkers

De kracht van de rollen/functies die in de processen werken mogen niet worden onderschat. Zonder de input, medewerking en inzet van deze medewerkers zijn verbeterde processen niet te realiseren. Ook al hanteer je de beste procesoptimalisatie-methode. Het meenemen van procesmedewerkers in het realiseren van procesoptimalisatie is mensen en gevoelswerk. Weerstand, angst, onzekerheid en/of onduidelijkheid over het doel van de procesoptimalisatie moeten serieus worden geïdentificeerd, waardoor ze vervolgens op een betrouwbare, veilige en transparante wijze kunnen worden aangepakt door de coördinatoren van de procesoptimalisatie. Alle rollen/functies en taken in de procesketen worden tijdens het optimalisatieproces onder een vergrootglas geplaatst. En hier zit op het eerste gezicht niet iedereen op te wachten. Procesoptimalisatie is nou eenmaal transparantie.

Succesvol gebruik van een dms/zaaksysteem voor procesondersteuning, staat hoe graag we dat willen, niet los van het optimaliseren van je processen. Succes!

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/5023765). © Jaarbeurs IT Media.

?


Lees meer over


 

Reacties

Opvallend is hoe zelden de interne ICT-processen worden meegenomen in dergelijke projecten (BPM4IT ?). Terwijl ook juist daar veel winst kan worden behaald in een snellere en betere ondersteuning van de organisatieprocessen.

Beste Adriaan,
Dank voor je reactie.

Je hebt zeker gelijk dat de ICT processen ook veel meer een plek moeten krijgen in dit soort trajecten. Er is zeker nog heel veel te winnen voor organisaties op het gebied van de juiste inzet van processen.

Marianne,
Ik moet bekennen dat ik enigzins de kluts kwijt ben geraakt na het lezen van je artikel. Dit omdat ik de indruk krijg dat er wel heel veel veranderd, aangepast en geoptimaliseerd moet worden. Zo lees ik dat je eerst procesmethoden voor optimalisatie op maat moet maken en hoewel het geen doel op zich moet het wel de handvatten bieden die nodig zijn voor de verandering.

Dat doet me denken aan een project waarbij een (juridisch) papieren proces gedigitaliseerd moest worden maar nadat zo'n beetje alles vervangen, gewijzigd en aangepast was het uiteindelijk onwerkbaar bleek. Papier is misschien ouderwets maar soms zijn processen dat zelf ook en veranderen om het veranderen lijkt me dan meer een bezigheidstherapie dan dat het verbetering brengt.

Hoi Ewout,

Dank voor je reactie.

Je de kluts laten kwijtraken is natuurlijk niet mijn bedoeling.

Nee, er moet niet van alles perse veranderd of gewijzigd worden. Wat ik met dit artikel wil stimuleren is dat bij de implementatie van dms/zaaksystemen er i.p.v. alleen te focussen op het zo snel mogelijk digitaliseren van de informatie/documenten er meer focus komt voor de optimalisatie van de processen. De processen in huidige vorm dragen niet altijd bij aan een juiste werking van en tevredenheid met het systeem. Dus dat er kritisch wordt gekeken naar de processen. En dan kan het voorkomen dat je tot de conclusie komt dat de processen die je wil digitaliseren goed genoeg zijn in hun huidige vorm, dan is dat ook een vastgesteld feit. Het hoeft ook helemaal niet te betekenen dat er grote veranderingen doorgevoerd moeten worden, maar eenvoudige/kleine aanpassingen (zgn. laag hangend fruit)kunnen al de nodige positieve en zichtbare effecten opleveren.

Een voorbeeld die ik recent ben tegengekomen is dat medewerkers bij het verwerken van inkomende post, eerst een registratie aanmaakten voor het inkomende document, vervolgens het document scanden naar een netwerkschijf en van daaruit het document sleepten naar het zaaksysteem. Deze werkwijze heeft er ook voor gezorgd, dat er registraties aanwezig zijn in het systeem, zonder de aanwezigheid van de desbetreffende documenten. Deze manier van werken ging al ongeveer 5jr zo, omdat de processen tijdens de vorige implementatie in hun huidige vorm zijn ingericht en vervolgens nooit echt kritisch zijn bekeken.

Door het aanbrengen van een koppeling tussen de scanner en het systeem wordt het nu mogelijk gemaakt om rechtstreeks te scannen naar het zaaksysteem. Volgens de leverancier kon dit makkelijk gerealiseerd worden, omdat de techniek er al is. Er moet alleen een knopje worden aangezet. En dit is 1 van de verbeteringen die zijn ontdekt en doorgevoerd tijdens een hernieuwde implementatie van het systeem.
Dit kon ik alleen ontdekken door niet alleen te focussen op het zo snel mogelijk digitaliseren van de processen, maar ook op het waar mogelijk, optimaliseren van de processen. Door deze ene verbetering zijn nu 2-3 processtappen/handelingen geëlimineerd, die helemaal geen toegevoegde waarde leveren aan het eindresultaat.


T.a.v. het toepassen van een aangepaste methode. Mijn ervaring is dat methoden binnen iedere organisatie en op iedere situatie standaard op dezelfde wijze toepassen, niet altijd effectief is. De methode moet wel de handvatten bieden, maar het is inderdaad geen doel op zich. Het is slechts het middel.

Groeten,
Marianne

Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×