Zonder EDI geen feestdagen

Edi (electronic data interchange) bestaat al ruim dertig jaar en heeft enigszins het karakter aangenomen van een commodity. Het is er al lang, dus al oud en niet meer van deze tijd. Daardoor krijgt het onterecht weinig échte aandacht. Anno 2016 is het belangrijker dan ooit. Sterker nog: zonder edi is december geen echte feestmaand.

Edi wordt al gebruikt sinds eind jaren zestig van de vorige eeuw, vooral om de communicatie tussen klant en leverancier elektronisch en daardoor efficiënter en kosteneffectiever te laten verlopen. De kostenvoordelen hebben bij edi altijd een belangrijke rol gespeeld. Het is immers een stuk goedkoper om orders elektronisch te verwerken dan via traditionele papieren documenten. Naast de besparingen op arbeid is de foutgevoeligheid veel lager en zijn grote volumes probleemloos te verwerken.

Revival

Hoewel de rol van edi tegenwoordig wat minder prominent lijkt te zijn, zien we nu een belangrijke revival. Die is vooral te verklaren door de snelle en niet meer te stuiten opkomst van e-commerceactiviteiten. Was Eedi (inmiddels vaak omgedoopt tot b2b-integratie of b2b-samenwerking) voorheen vooral gericht op het tandem leverancier en zakelijke klant, vandaag de dag zijn er meer partijen in de keten nu het internet in veel gevallen de rol heeft overgenomen van het fysieke leverpunt: het magazijn of de winkel.

E-commerce is zoals bekend extreem competitief, zeker in de decembermaanden wanneer de omzetten enorm toenemen. Klanten verwachten een snelle, naadloze koop- en afleverervaring, liefst zonder te wachten. Wie dit dus goed regelt, kan snel voordeel bereiken. Omgekeerd is het net zo: wie het niet goed regelt, mag vrezen voor slechte tijden. Daarbij zijn er meer voordelen te behalen dan alleen meer efficiëntie in het proces, zoals boven omschreven. Met een verregaande elektronische aanpak zijn naast pure efficiëntie ook zaken als compliance en cashmanagement significant te optimaliseren. De toenemende wet- en regelgeving vraagt van bedrijven steeds vaker dat ze regelmatig rapporteren of documenten inzenden. Door deze activiteiten te digitaliseren, is veel winst te behalen. Verder zorgt een soepel proces ook voor snelle factuurverzending en verwerking, en daardoor voor snelle betaling.

Drempelloze businessdriver

Zakendoen moet vandaag de dag soepel en 'hassle-free' verlopen. Elke drempel of storende factor is hinderlijk, zeker als die veroorzaakt worden door zwak ingerichte processen. Wat in dit verband opvalt, is dat veel bedrijven edi nog steeds als een technologische aangelegenheid beschouwen. Dat is jammer, want pas als je het vanuit een businessoogpunt benadert, kun je het verschil tussen de lichten-op-groen-houden of echte groei daadkrachtig stimuleren. Maak daarom van edi een businessdriver die alle processen verbindt, zodat douaneformulieren, security filings, transportinformatie en allerlei andere gegevens geautomatiseerd worden uitgewisseld.

Bij veel bedrijven draait een eigen edi-oplossing die onderhoud nodig heeft, en waarvoor een organisatie blijvend moet investeren in kennis. Doordat dit type werk geen kernactiviteit is, stappen steeds meer bedrijven over op een SaaS-platform dat vaak naast de bestaande basisfunctionaliteit nog veel extra mogelijkheden biedt op het gebied van B2B-communicatie. Naast die extra functionaliteit biedt een SaaS-aanpak voordelen als een altijd up-to-date platform, een sterk beveiligde omgeving en directe beschikbaarheid van data via elk device dat een verbinding met het internet heeft.

Een ander belangrijk voordeel is schaalbaarheid. Dat is vooral in de decembermaand van belang. Vorig jaar nam de omzet in de vijf weken vóór Sinterklaas met 24 procent toe ten opzichte van de rest van het jaar. Het totaal aan onlinebestedingen in de periode van 1 november tot 5 december 2015 kwam uit op bijna een miljard euro. Dat zorgt voor piekbelastingen waar een SaaS-platform volledig op is voorbereid.

Welke aanpak u ook kiest, duidelijk is dat de rol van edi niet is uitgespeeld, maar juist belangrijker is geworden.

Fred van der Heide, vice president product strategy bij Descartes