Welke stappen kan men ondernemen om Free and Open Source Software (FOSS) bedrijfmatig in te zetten? Met opzet geef ik hier een korte schets die dat zo eenvoudig mogelijk beschrijft. Complexe beschrijvingen zijn er genoeg te vinden, zoals alle 'white papers' over dit onderwerp van IBM.
De kernvraag bij de overstap naar FOSS is: wie initieert deze beslissing? Dat moet de bedrijfleiding zijn, omdat zo'n project op het juiste niveau ondersteuning nodig heeft. Verder is het raadzaam het project bij het personeel te 'verkopen' en dit personeel te betrekken bij het gehele project, bijvoorbeeld met: "we moeten besparen, maar dat doen we met behulp van FOSS en niet op jullie."
De reden om FOSS in te zetten is meestal financieel. Ik ken weinig mensen met ideëele redenen als motor om FOSS te gaan gebruiken ook al zijn er zeer valide ideëele argumenten. Gaan we uit van een gebruikelijke Windows omgeving, dan is de eerste stap bestaande toepassingen naar altenatieve programma's uit de FOSS-groep te brengen. De eerste die daarvoor in aanmerking komen zijn de webbrowser en de email-client, die op het bestaande windows platform draaien. Het geeft medewerkers de gelegenheid om de eerste kennismaking met FOSS te 'verwerken'. Daarnaast is conversie van de opgeslagen gegevens zeer eenvoudig. Wanneer deze stap is gezet, kan de volgende stap genomen; het office-programma.
MS-Office (of een ander) vervangen voor OpenOffice is een veel moeilijker traject. De user-interface is verschillend en er zijn functies waarvoor de medewerkers een andere werkwijze moeten leren. Het gevaar schuilt in macro's die zelf geschreven zijn. Dat vereist van de it-staf extra aandacht. Als voorbereiding is het raadzaam een persoon grondig in OpenOffice te scholen, zodat er een aanspreekpunt komt. Geef iedere medewerker een cd met alle FOSS programma's mee naar huis en instrueer ze hoe ze die installeren en geef ondersteuning. Daarmee wordt het gebruik gemotiveerd.
Voor de groep medewerkers die alleen met browser/email/office werkt is de stap naar Linux als onderliggend platform nu erg klein geworden, omdat de gebruikte programma's nog steeds hetzelfde zijn.
Voor het verdere traject wordt het moeilijker. Bedrijfs specifieke software is namelijk niet zo eenvoudig naar FOSS om te zetten. Bij het inventariseren moet ervoor gewaakt worden niet met programma's te gaan werken die een te kleine installed base hebben. Het gevaar is dat zoiets dan niet meer verder ontwikkeld wordt. Er moet aandacht besteedt worden aan de wijze waarop ondersteuning uit internet gehaald kan worden, een instructie met plaatsen waar documentatie te vinden zijn en welke forums goed functioneren om vragen beantwoordt te krijgen, betaalt zich snel terug.
Vergeet niet regelmatige meetings met alle medewerkers te organiseren waar problemen en oplossingen besproken worden. De overgang moet ook gedragen worden door de medewerkers. Bijvoorbeeld door het aanbieden van trainingsbijeenkomsten, uitwisselen van oplossingen voor thuisgebruik – bijvoorbeeld een spreadsheet voor voetbal-uitslagen of andere zaken die de medewerkers aanspreken.
Het hele traject van een overstap is een groeiproces. Begin klein, bijvoorbeeld met een pc die als demonstratie dient en die niet door een it-specialist bediend wordt! Uit ervaring weet ik dat zelfs de grootste tegenstanders van computers die al langer met zowel Windows als Linux werken toegeven dat werken met Linux en FOSS minder problemen geeft. Dat kost echter wel tijd.
Wat kost zo'n overstap? De eerste besparing aan licentiekosten gaat verloren aan de tijd die geïnvesteerd moet worden in training en begeleiding. Na deze eerste stappen komen er echter geen verdere licentiekosten en begint het zich terug te betalen, meestal na het tweede jaar.
Begeleiding in het gebruik van FOSS is nodig om mensen duidelijk te makene en te leren dat er een gemeenschap is die ondersteunt en dat dit hoofdzakelijk via internet loopt. Wie eenmaal de smaak te pakken heeft, zoekt zelf sneller op internet naar oplossingen en gaat minder vaak om hulp vragen bij de it-staf.
Het grootste gevaar zit echter in die programma's die niet te vervangen zijn. Ik geloof niet dat er een 'Windowsvrije' omgeving te bouwen is als mensen jarenlang hun automatisering hebben gebaseerd op Microsoftprogramma's. Oplossingen voor dit dilemma bestaan in virtualisatie, of door bepaalde werkplekken gewoon op Windows te laten draaien. Hoewel er een grote groep voorstanders is, raad ik het gebruik van emulatoren (wine) af voor professionele toepassingen. Voor de uitwisselbaarheid van gegevens is combineren nauwelijks een probleem. Llinux-desktops en Windows-desktops laten zich probleemloos in een netwerk verenigen.
In het verleden heb ik vele projecten gevolgd die zeer ambitieus waren en uiteindelijk toch gecrashed zijn. Uit ervaring kan ik zeggen dat het beter is om met beide benen op de grond te blijven staan en toegeven dat proprietary software soms gewoon beter is. Dat kunnen echter ook eenvoudige programma's zijn die niet veel kosten. Het grafische softwarepakket Xara kan goed met Adobe Illustrator concurreren en is aanzienlijk goedkoper en kent zelfs een gratis versie voor Linux. De beste oplossingen zijn en blijven simpel en overzichtelijk. Dit geldt ook voor de inzet van FOSS in combinatie met betaalde software.
FOSS kan ook gebruikt worden voor de planning, zoals Open Workbench op Windows of beter Openprojekt dat platform onafhankelijk is. Beide kunnen met MS-Project-gegevens overweg en de laatste gaat waarschijnlijk met OpenOffice samenwerken.
Een overstap naar FOSS heeft dus een planning nodig die zowel door directie als medewerklers gedragen wordt en er mogen geen overdreven verwachtingen gekweekt worden. Met een duidelijke doelstelling en een stappenplan dat rekening houdt met de werkwijze van de medewerkers is met de inzet van FOSS zeker een besparing te realiseren. Vergeet echter niet dat ook hier geldt: de kosten gaan voor de baten!
