Deze opinie is van een externe deskundige. De inhoud vertegenwoordigt dus niet noodzakelijk het gedachtegoed van de redactie.

Compliancy versus uitgave en budget

Computable 100

Computable Expert

Bob de Vries
Software Licentie Specialist, ICT Advisory. Expert van Computable voor het topic Cloud Computing.

Elke organisatie wenst te betalen voor het gebruik van haar softwarelicenties. Omdat we verschillen per land zien, neemt pay-per-use of betalen voor gebruik in populariteit toe. Daarbij is het wel lastig om te weten wat er daadwerkelijk gebruikt wordt en wat er geïnstalleerd is. Saas vs. iaas vs. on-premises, de kleine lettertjes in een softwarelicentiecontract en het (misschien wel doelbewust) onduidelijk maken van de contracten, maken het nog onoverzichtelijker. Immers, een softwarefabrikant kan baat hebben bij ondoorzichtigheid van zijn afrekenmodel.

Het komt zelfs voor dat onduidelijkheid in het afrekenmodel uiteindelijk het verdienmodel is voor een softwarefabrikant. Hoe zorg je dan als organisatie ervoor dat je enerzijds weet wat jouw rechten en plichten zijn en anderzijds dat jouw uitgave en budget overeenkomen? Onduidelijkheid over jouw rechten en plichten zorgt er sowieso voor dat correct budgetteren in het geding komt. Om duidelijkheid te krijgen tussen compliancy versus uitgave en budget, dient een organisatie de volgende punten mee te nemen:

  • Draag zorg voor juist contractmanagement.
  • Zorg ervoor dat er gespecialiseerde kennis aanwezig is binnen de organisatie van de betreffende softwareleverancier (of weet deze te vinden). Dat betekent gespecialiseerde en inhoudelijke licentiekennis, kennis van (software) asset management, inclusief de bij behorende processen.
  • Weet wat er daadwerkelijk gebruikt wordt aan producten en online-diensten binnen de organisatie. Het doorlopend meten van het gebruik van de verschillende applicaties is dan essentieel. Bespreek het gebruik van de verschillende producten met onder meer de beheerders, licentiemanagement en contractmanagement.
  • Bedenk welke nieuwe oplossingen interessant zijn voor de organisatie en probeer hier bij het aangaan van een contract rekening mee te houden. Maak prijsafspraken bij het in de toekomst toevoegen van extra producten/oplossingen aan het softwarelicentiecontract
  • Vraag periodiek prijzen uit bij de fabrikant/reseller om te controleren of het budget overeenkomt met de verwachte uitgave. Het opvragen van een prijslijst is dan een mogelijkheid.
  • Houd rekening met de jaarlijkse indexering en houd rekening met aanpassingen in de productsuites. Fabrikanten wijzigen periodiek de inhoud van de oplossingen.

Auteur: Bob de Vries, freelance inkoopspecialist/contractonderhandelaar

x

Om te kunnen beoordelen moet u ingelogd zijn:

Dit artikel delen:

Reacties

Bob,
Je kent me niet maar ik heb aan alle kanten van onderhandelingstafel gezeten en ben benieuwd of een freelance inkoopspecialist/contractonderhandelaar bekend is met het fenomeen van schaduw IT, gezien de titel van je opinie een ontwikkeling die me niet onbelangrijk lijkt. Mocht je de term niet kennen, met schaduw IT wordt alle niet gecontracteerde IT bedoeld welke niet alleen voor een naheffing in de licentiekosten kan zorgen. En met 20 jaar ervaring in het vraagstuk van compliancy versus uitgave en budget vraag ik me dan ook vooral af of je bekend bent met het fenomeen van open source, een keuze die het hele contractmanagement overhoop gooit.

Nieuwsbrief

Wil je dagelijks op de hoogte gehouden worden van het laatste ict-nieuws, trends en ontwikkelingen? Abonneer je dan op onze gratis nieuwsbrief.

Vul een geldig e-mailadres in

Stuur dit artikel door

Uw naam ontbreekt
Uw e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×
article 2021-02-03T12:16:00.000Z Bob de Vries


Wilt u dagelijks op de hoogte worden gehouden van het laatste ict-nieuws, achtergronden en opinie?
Abonneer uzelf op onze gratis nieuwsbrief.