Managed hosting door True
Deze opinie is van een externe deskundige. De inhoud vertegenwoordigt dus niet noodzakelijk het gedachtegoed van de redactie.

Herbergt je organisatie een Mechanische Turk?

 

Computable Expert

Menno Heesbeen
Regional Managing Director, Redwood Software. Expert van Computable voor de topics Digital Transformation, Datamanagement en CRM.

U bent van mening dat bijna alle organisaties een hoge mate van automatisering hebben? Dat stel ik graag ter discussie. Een groot en complex applicatielandschap wil niet zeggen dat er een hoge mate van automatisering is. Er zijn nog veel handmatige processen die de kosten van het gebruik van it tot astronomische bedragen doen stijgen. Zowel aan de it als aan de business kant. Immers, de grootste kostenpost van it zijn de mensen die je nodig hebt

Heeft u wel eens gehoord van de ‘Mechanische Turk’? In 1770 wilde de Hongaarse wiskundige Wolfgang von Kempelen de Oostenrijkse keizerin Maria imponeren met een heuse mechanische schaakmachine. Deze ingenieuze machine met een mechanische arm die schaaktukken op een bord kon verplaatsen werd bekend als 'de Turk'.

Echter, deze schaakmachine is niet wat het lijkt. In de machine zat een mens verstopt, een schaakmeester. Niet de machine bedacht de volgende zet en verplaatste de schaakstukken, maar het was de mens in de machine die al het werk deed. In plaats van een intelligente machine is de Mechanische Turk een vorm van ‘onechte’ automatisering. Deze ‘Turk’ is niet de enige machine die een onecht gevoel van automatisering geeft. Er zijn er nog veel meer en ze bestaan vandaag de dag in iedere organisatie!

Meer manueel werk

Interessant is dat de Mechanische Turk ook de naam is van Amazon's 'crowdsourcing'-markt. Deze online markt biedt bedrijven en ontwikkelaars toegang tot een groot, online, personeelsbestand. Deelnemers in de crowdsourcing markt verdienen geld door kleine projecten af te handelen die het best door een mens kunnen worden uitgevoerd, zoals het creëren van productbeschrijvingen, het maken van fotoselecties, et cetera. Bedrijven kunnen zo besparen door alleen in te kopen wat ze op dat moment nodig hebben voor een klus. Crowdsourcing - op grote schaal afhankelijk van menselijke inspanning - is een geweldige manier om een aantal doelen in het bedrijfsleven te behalen, maar niet allemaal.

Organisaties spenderen veel (menselijke) tijd aan repetitieve handelingen, die nauwkeurigheid en consistentie vereisen. De vraag is of consistentie, menselijk handelen en kwaliteit in hetzelfde rijtje thuishoren. Mensen zijn per definitie niet consistent en kwaliteit wordt moeilijk meetbaar als handelingen telkens op een andere manier worden uitgevoerd.

Onnauwkeurigheden worden door het handmatig uitvoeren van repetitieve processen verhuld en niet opgelost. Vaak wordt er een leger van mensen ingezet op de backoffice activiteiten, zoals de financiële administratie en is er nog eens een leger mensen nodig aan de it-kant om het geheel te ondersteunen en de kwaliteit te bewaken. Hoe meer mensen betrokken bij het proces, hoe groter de kans op fouten, langere doorlooptijden, hogere kosten.

Kijk verder dan je neus lang is

In mijn ogen zijn veel van de zogenaamde ‘automatisering’-oplossingen voor de backoffice het ot-equivalent van de Mechanische Turk. Ze lijken ogenschijnlijk op grote schaal automatisering toe te passen. Echter, als je echt goed kijkt dan zie je dat het van elkaar losgekoppelde oplossingen zijn die achter de schermen afhankelijk zijn van veel menselijke inspanning.

De financiële close is een geweldige plek om te zien hoe deze ‘onechte’ automatisering werkt. Dat komt omdat het closing-proces de reconciliatie van alle activiteiten in de organisatie behelst. Het vereist ook absolute nauwkeurigheid, auditability en compliance. Dit alles samen is een hele opgave aangezien de meeste ‘geautomatiseerde’-oplossingen dit niet bieden.

Sommige software pakketten voor de financiële close, zoals SAP FCC en Runbook, bieden een dashboard voor het financiële team of een ​​'to do'-lijst om de close te af te ronden. Deze zogenaamde 'geautomatiseerde'-pakketten bieden echter niet de automatisering van de handmatige werkzaamheden en de power om tijdig in te grijpen zonder dat er veel handmatig werk nodig is. Zelfs met lijsten, grafieken en aantrekkelijke dashboards, zijn dezelfde nauwgezette foutgevoelige handmatige taken nog steeds nodig. Alleen monitoring toepassen is nog geen automatisering!

Daadwerkelijke automatisering

Bedrijfsprocessen lopen dwars door alle applicatiesilo’s van je it-landschap heen. Het is mogelijk om het gehele proces end-to-end te automatiseren en een centrale controle te krijgen op het bedrijfsproces. Gewoon door processen binnen je huidige it-landschap en applicaties te automatiseren. Hiermee worden kosten, risico's en verspilde tijd bespaard van onnodige handmatige taken die kritische processen ondersteunen.

Ter illustratie: Multinational Siemens heeft meer dan duizend individuele handelingen per administratie (company code) die worden uitgevoerd. Inclusief alle herstelacties en test runs zijn dit over alle honderden administraties heen, enorm veel handmatige handelingen. Door het proces te automatiseren en zelfs de uitzonderingen (exceptions) grotendeels te automatiseren, wordt nu 97 procent (!!) automatisch uitgevoerd. Daardoor heeft Siemens nu een snelle en bovenal consistente financiële close, terwijl het personeel meer tijd kan besteden aan strategische en analytische taken. Daarnaast heeft it-operations minder werk te verrichten en minder ‘last’ van de piek aan gebruik van de systemen.

Meer dan een illusie

De Mechanische Turk heeft veel mensen om de tuin geleid.. Maar zoals vaker met amusement kreeg het publiek de misleidende truc door en de 'machine' ging uiteindelijk met pensioen. Het is tijd om eens met een frisse blik te kijken naar je kernprocessen en te onderzoeken of jouw organisatie vergelijkbare misleidingen heeft.

Ik daag je uit om eens verder te kijken dan de toeters en bellen die je kunt vinden in jouw huidige ‘automatisering’. En kijk eens in hoeverre je daadwerkelijk automatisering hebt toegepast in je organisatie en handmatig handelen tot een minimum hebt teruggebracht.

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/5052202). © Jaarbeurs IT Media.

?


Lees meer over



Lees ook


 

Reacties

Wat gewoon ontbreekt is een vent die af en toe eens door het bedrijf loopt, met colega's praat. en ineens met een leuke tool komt.
'Kijk ik heb wat handigs voor jullie gemaakt'
Het is spijtig maar slechts weinig mensen zijn vandaag de dag in staat zo te werken... je moet immers van diverse markten thuis zijn.
Beetje systeembeheerder, beetje programeur, beetje koffie verslaafd, graag met je colega's kletsen, techno nerd...en bedrijfs inzicht hebben.
Die mensen zijn er wel maar die passen nergens in het plaatje.

@Menno
....toeters en bellen....

Denk dat 'rupsje Nooitgenoeg' dat niet zo ziet, het is tenslotte de business die alle puntoplossingen onder noemer van bruikbare software.

Terug naar de terminal zou ik zeggen en al die tablets inleveren;-)

@Pascal wat je zegt is dat er te weinig mensen in organisaties zijn met een holistische blik op de processen en de systemen. Dat ben ik met je eens! Er wordt nog veel te veel in applicatie en systeem silo's gedacht en te weinig over het primaire bedrijfsproces.

@Ewout het gaat niet om het verminderen van de vooruitgang en de mogelijkheden, het gaat om het automatiseren van de mogelijkheden. Veel organisaties en dan met name de IT-ers (die toch zijn aangenomen om het werk van de business makkelijker te maken) sluiten hun ogen voor inefficiëntie en schijnautomatisering. Bang voor hun baan en bang om ontdekt te worden.

Menno, ik had dit artikel gelezen en wachtte op reacties die ongetwijfeld zouden komen. Minder dan ik gedacht had en daarom was dit artikel aan mijn aandacht ontsnapt.

Ik heb een keer met de Amazon Mechanical Turk gewerkt en het is een geweldige dienst, de relatie met een organisatie zelf had ik niet gelegd, maar vind ik wel treffend!

Overigens vin ik een Mechanical Turk een perfecte tussenstap. Eerst even met de hand door het proces loodsen en dan met LEAN zorgen dat de stap automatisch kan :-)

Menno,
Wat je aangeeft noemen ze ook "Streamlining van je werk- en ict-processen in de keten" Dit is opgenomen in "Lifecycle" binnen Identity & Access Management.

We hebben afgelopen jaren verschillende bedrijfsprocessen in blokjes gezet waardoor de tussenkomst van een schakel nodig was om het volgende proces in de rij te activeren. Hierdoor is "het domino-effect" voor automatische uitvoering van processen uitgebleven. Om dit te realiseren moet je:
- een juiste IdM /AM oplossing hebben,
- je processen herschrijven,
- je applicaties hiervoor geschikt maken,
- je organisatie hierop afstemmen.

Dit is een traject dat je klein moet beginnen en langzaam uitbouwen. En als je zover bent dan zou je zien hoe efficiënt je organisatie kan werken.
Kijk maar naar Bol.com, vd.nl (V&D), Wehkam en nog meer. Ze hebben hun (oude)bedrijfsprocessen en verdienmodel veranderd (lees geautomatiseerd)waardoor ze nu nog bestaan.

Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×