Managed hosting door True
Deze opinie is van een externe deskundige. De inhoud vertegenwoordigt dus niet noodzakelijk het gedachtegoed van de redactie.

Reflectie op rpa-implementaties

Computable Expert

Joost Dorrestijn Bac.
Managing Consultant, Coforce. Expert van Computable voor de topics Management, Digital Transformation en ICT-branche.

Robotic process automation (rpa) kan een krachtige tool zijn om handmatige taken te automatiseren. De afgelopen jaren heb ik de Rabobank, Vanderlande Industries en andere bedrijven mogen assisteren bij de implementatie en introductie van rpa in de organisatie. Hoewel er een groeiend aantal gecertificeerde consultants zijn, hebben slechts een aantal de daadwerkelijke ervaring om te begrijpen wat er echt nodig is om software robots te implementeren. Graag deel ik mijn eigen praktijkervaringen en inzichten van de afgelopen jaren.

Het selecteren van het juiste proces lijkt misschien eenvoudig maar mijn ervaring is dat dit een eerste cruciale stap is waarmee de meeste organisaties worstelen. Een geschikt proces is een vastomlijnd proces dat op regels gebaseerd is. In het verlengde van het eerste criteria is het van belang dat het proces gestructureerd is en data gedreven. Complexiteit van een proces kan worden gedefinieerd door het aantal gebruikte applicaties of systemen, de frequentie van menselijke tussenkomst of het aantal stappen dat nodig is om de taak uit te voeren.

Vaak bestaan processen al langere tijd en is er onnodige complexiteit ingeslopen. Rpa dwingt organisaties om hun processen onder de loep te nemen. Vaak doen medewerkers bepaalde handelingen al jaren en dan helpt het om eens totaal anders naar deze processen te kijken. Door medewerkers met een andere bril naar processen te laten kijken, ontdekken zij mogelijkheden om te optimaliseren. Procesoptimalisatie is de grootste bijvangst van robotisering. Versimpel daarom het proces eerst wanneer dit kan, daarmee wordt het robotiseren van onnodige complexiteit voorkomen. De complexe processen veroorzaken een langere implementatietijd wanneer procesdetails niet volledig wordt begrepen door de betrokken medewerkers of proceseigenaren.

Mijn ervaring is dat veel voorkomende processen niet of slecht zijn gedocumenteerd. Ook de uitzonderingssituaties komen misschien vaker voor dan dat men vooraf inschat. Hoe meer een proces het voorspelde verloop volgt, hoe minder uitval en menselijk herstelwerk er nodig is. Uiteraard kunnen robots omgaan met alternatieve flows, maar ontbrekende gegevens, of onverwachte invloeden zullen leiden tot signalering en afbreken van gerobotiseerde handeling.

Functionele en technische sessies

"Er moet worden geanalyseerd hoe vaak er 'uitzonderingen op de regel' zijn."

Voorafgaand aan de implementatie is het belangrijk om met proceseigenaren, betrokkenen medewerkers en de it-afdeling sessies te organiseren waarin functionele en technische vragen worden beantwoord. Vanuit een functioneel perspectief omvat dit bijvoorbeeld in kaart brengen van bedrijfsprocessen. Maar ook het verzamelen wensen en eisen vanuit de eindgebruikers of de frequentie van de procesuitvoering, zijn onderdeel van de documentatie. Daarnaast moet worden geanalyseerd hoe vaak er 'uitzonderingen op de regel' zijn. Dit zijn echter niet alle details die van invloed zijn op een implementatie.

Vanuit een technisch perspectief kunt u denken aan authenticatie- en autorisatiemanagement. De software robot moet immers inloggen op diverse systemen. Dek in het voortraject deze zaken goed af, dan kunt u de robots de juiste bevoegdheden geven en verbetert de robuustheid. Hou rekening met organisatorische aspecten en governance. Processen en de directe aansturing veranderen immers door de inzet van rpa. Waar moet allemaal rekening mee worden gehouden en hoe ingrijpend zijn de veranderingen?

Wees flexibel

Om intern successen te creëren, moeten we ook rekening houden met het menselijke element. Rpa kan door medewerkers worden ervaren als een kans, maar ook als een bedreiging. Hier dient zorgvuldig mee om te worden gegaan. Niet iedereen zal blij zijn met een ‘virtuele assistent’ die de werkdruk verlicht, maar ook werk overneemt. Keer op keer blijkt de menselijke factor de kritische succesfactor te zijn, die bepalend is voor het slagen of mislukken van veranderingen. Zo ook bij rpa-implementaties. Uiteindelijk wordt het succes van de software-robots bepaald door de mate waarin ze door medewerkers worden geaccepteerd. Neem de tijd om te vertellen wat u gaat doen en wat ze kunnen verwachten. Leg uit dat er meer tijd over blijft voor werkzaamheden waar ze echt toegevoegde waarde kunnen bieden.

x

Om te kunnen beoordelen moet u ingelogd zijn:

Dit artikel delen:

Reacties

Procesoptimalisatie is bijvangst: het is key in elk veranderproject. Er bestaan geen IT of Business projecten, alleen maar veranderrprojecten. Als lijnactiviteiten in een veranderproject komen is er iets structureels mis met de governance van de organisatie. Procesoptimalisatie leidt in veel gevallen tot discussies over de producten en diensten kant van een organisatie. Ik durf bot te stellen dat 10 tot 20% van alle bedrijfsprocessen in een organisatie compleet zinloos zijn, als je kijkt naar welke product of dienst ze ondersteunen. Dus niet alleen de bedrijfsprocesstappen zijn ingesleten, maar ook de nut- en noodzaakvraag wordt nauwelijks gesteld. De inertie van veel organisaties is vaak debet aan deze gang van zaken. Iedere zichzelf respecterende organisatie zou (als ze al haar bedrijfsprocessen en producten en diensten goed beschreven en gedragen op orde heeft) ieder jaar met een stofkam door die producten en diensten heen moeten en de vraag stellen welke strategische uitgangspunten (of principe) deze ondersteund. Als dat niet het geval is, schrappen. Heeft het product en dienst duidelijke meerwaarde, dan met een stofkam door de bedrijfsprocessen, om te kijken of het slimmer, sneller en beter kan.

Jouw reactie

LET OP: U bent niet ingelogd. U kunt als gast reageren maar dan wordt uw reactie pas zichtbaar na goedkeuring door de redactie. Om uw reactie direct geplaatst te krijgen moet u eerst rechtsboven inloggen of u registreren

Vul uw naam in
Vult u een geldig e-mailadres in
Vult u een reactie in
Jaarbeurs b.v. gaat zorgvuldig en veilig om met je persoonsgegevens. Meer informatie over hoe we omgaan met je data lees je in het privacybeleid
Als u een reactie wilt plaatsen moet u akkoord gaan met de voorwaarden

Stuur dit artikel door

Uw naam ontbreekt
Uw e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×
article 2018-09-11T10:02:00.000Z Joost Dorrestijn
Wilt u dagelijks op de hoogte worden gehouden van het laatste ict-nieuws, achtergronden en opinie?
Abonneer uzelf op onze gratis nieuwsbrief.