Het perfecte spraaksysteem

De spraakinfrastructuur van bedrijven is de afgelopen tijd flink veranderd. De overgang van traditionele, robuuste Time Division Multiplex-netwerken naar flexibele, geconvergeerde internet protocol-netwerken, maakt veel meer functionaliteiten mogelijk. Welke voordelen bieden moderne spraaksystemen? En wat gebeurt er als je toegang verliest tot het spraaksysteem door downtime of gebrekkige lijnen?

Ondanks de opkomst van moderne digitale communicatietools zoals social media, instant messaging en e-mail, blijft spraak een belangrijk onderdeel van het bedrijfsleven. Want als spraak ermee ophoudt, kan dit inkomstenverlies, reputatieschade en vertrekkende klanten tot gevolg hebben – met name voor organisaties waarin klantenservice van wezenlijk belang is.

Helaas is het veel bedrijven nog altijd niet gelukt de financiële kosten van spraakinactiviteit in kaart te brengen. Zonder dat inzicht hebben organisaties geen idee van de mogelijk schade die kan optreden wanneer zich problemen voordoen. De kosten voor downtime van het spraaknetwerk zijn afhankelijk van het formaat van de organisatie en de rol die spraak speelt in de dagelijkse activiteiten van de business, maar de gemiddelde kosten worden geschat op tweehonderdduizend euro per dag. 

Kiezen van perfecte spraaksysteem

Bedrijven maken steeds vaker gebruik van de nieuwste unified communications- en samenwerkingssystemen. Zo profiteren ze van zowel extra functies als van de mogelijkheid voicemail, aanwezigheid, instant messaging en social-mediatools te integreren. Ip-spraaksystemen worden vaak gezien als doeltreffend, doordat ze 99,9 procent beschikbaarheid combineren met uitstekende spraakkwaliteit, schaalbaarheid en continuïteit. Dat houdt in dat de verbinding tijdens een oproep nooit verbreekt.

Maar hoewel deze op ip gebaseerde systemen flexibeler, schaalbaarder, mobieler en kostenefficiënter zijn, zijn ze ook complexer om te draaien. Daardoor krijgen bedrijven te maken met nieuwe risico’s. Een overgang naar een modern, ip-gebaseerd systeem houdt in dat spraak een extra applicatie wordt op het datanetwerk, en de it-infrastructuur meer belast.

Bij het ontwerpen van een modern spraaknetwerk dat zijn volledige potentieel moet leveren, zijn er dus veel factoren waar een organisatie over na moet denken. Het soort server dat het bedrijf hiervoor in bedrijf neemt bijvoorbeeld, de ingebouwde veerkracht, eisen voor lan en wan, het gebruiken van een traditionele terminal of soft client, aparte of gedeelde middelen, verkeersprofilering en de individuele functies waar gebruikers de beschikking over krijgen.

Meer dan een simpele werktool

Elk klantgedreven bedrijf zou spraak niet alleen moeten zien als simpele werktool, maar ook als een manier om de business te laten groeien. Het moet ook beseffen dat downtime serieuze gevolgen kan hebben, en mogelijk leiden tot verlies van klanten en inkomsten. Organisaties zouden daarom moeten streven naar perfecte spraaksystemen, die beschikbaarheid, spraakkwaliteit, schaalbaarheid en continuïteit combineren. Managers moeten zich desalniettemin bewust zijn van de complexiteit van deze systemen. Maar mits juist geïmplementeerd, bieden moderne spraaknetwerken een breed scala aan functionaliteiten die de prestaties van de business boosten.