Digitaal documentbeheer ondergeschoven kindje

Frans Timmerhuis is een ervaren archivaris, staat op de achterflap van het boek Handboek document management. Dat zullen we weten ook. Timmerhuis geeft in zijn boek een compleet historisch overzicht van documentbehandeling, van papieren en kartonnen archiefsystemen tot en met digitaal documentbeheer met inbegrip van postregistratie.

Timmerhuis weet waar hij over praat, maar hier en daar gaat hij op de simplistische toer. Zo is bij hem een werkstroomsysteem een digitaal systeem dat het vroeger in zwang zijnde paraferen door meerdere werknemers op verschillende niveaus nabootst. Dat is, zoals wij allemaal wel weten, een wel erg eenvoudige voorstelling van zaken. Een ander voorbeeld is de inschatting van de auteur waar het magneto-optische technologie (mo) betreft. Volgens Timmerhuis is de (prijs-)evolutie van die schijven niet bij te houden, zijn de capaciteiten inmiddels opgelopen tot 10 GB en bestaan er geen standaarden. Die vaststellingen in één paragraaf deden mij de wenkbrauwen fronsen.
'Mo' is wel degelijk gestandaardiseerd. Tien gigabyte kom je alleen tegen in jukeboxes en de prijs is zeker niet veel malser geworden door de jaren heen - een 'stand-alone' mo-schrijver van marktleider Sony kost nog altijd een respectabele 6000 gulden. Het ergste vind ik nog dat hij blijkbaar niet weet dat de Amerikaanse vereniging van bibliothecarissen de mo heeft uitgeroepen tot het enige medium dat in staat is om documenten accuraat en bedrijfszeker te archiveren. Timmerhuis vindt daarentegen dat cd-rom's en dvd's meer voordelen bieden - ook al is diverse keren gebleken dat de levensduur van die schijven soms willekeurig tussen zes maanden (!) en tien jaar kan liggen.
In een apart hoofdstuk legt de auteur omstandig uit hoe postregistratie werkt. Overigens blijkt de auteur in dat hoofdstuk helemaal niet zo slordig te zijn, wat doet vermoeden dat ie hier ook heel goed in thuis is.
In het hoofdstuk 'Documenten toegankelijk maken' wordt duidelijk dat de auteur over veel ervaring beschikt. Haarfijn legt hij uit hoe je dossiers moet indelen, documenten moet indexeren op digitale wijze en vervolgens met behulp van zoekmachines weer kunt terugvinden. Daarbij gaat hij voldoende diep in op Booleaans zoeken, iets wat velen wel kennen maar weinigen ook met succes kunnen toepassen. Ook het zoeken op tekstinhoud wordt uitgelegd. Wat ik mis, is hoe je bijvoorbeeld XML-indexen kunt aanmaken of 'tag'-indexen (met tag's worden hier Html-codes bedoeld die tussen de gewone tekst staan en die specifiek door gespecialiseerde zoekrobots worden herkend). Wel legt hij uit hoe een classificatie in een bibliotheek werkt.
Timmerhuis gaat ook omstandig in op het bewaren van informatiedragers. Hier bekroop me weer het gevoel dat de auteur vooral goed thuis is in bibliotheekbeheer en minder in het beheer van digitale documentsystemen. Nergens gaat hij bijvoorbeeld in op het goede beheer van digitale documenten. De manier waarop je papier moet behandelen dat vochtig is geworden, wordt wel uit de doeken gedaan -wat op zich ook waardevol is, maar weinig met digitaal documentbeheer te maken heeft.
Beveiliging van documenten is nog zo'n gebied. Het hoofdstukje beslaat amper drie pagina's en daarin is ook het beveiligen van digitale documenten opgenomen. Daarvan stelt de auteur dat het hem wel verstandig lijkt vertrouwelijke digitale documenten soms niet te beveiligen omdat dat anders nieuwsgierigen zou aantrekken. Wie enigszins vertrouwd is met digitaal documentbeheer weet dat dit een zeer gevaarlijk advies is. Het niet beveiligen van vertrouwelijke stukken omdat dat teveel zou opvallen, is onzin. Elk goed edms ('electronic document management system') beschikt over een beveiligingsalgoritme dat sterk genoeg is opdat nieuwsgierige werknemers het niet zouden kunnen kraken.
Een laatste hoofdstuk is gewijd aan internet, waar eerst een kort en weer onnauwkeurig historisch overzicht wordt geboden. Daarna laat Timmerhuis een aantal veelgebruikte termen de revue passeren en legt hij uit hoe e-mail werkt en wat domeinnamen zijn (waarbij Duitsland het achtervoegsel '.du' krijgt in plaats van '.de'). Op anderhalve pagina wordt als uitsmijter nog uitgelegd hoe je op internet moet zoeken op trefwoord of inhoud. Tenslotte volgt nog een verklarende woordenlijst en informatie over vakorganisaties.
Ik heb de indruk dat de auteur op sommige terreinen gewoon niet sterk genoeg is om er lang en uitvoerig op in te kunnen gaan. Het boek is daarom vooral geschikt als overzicht van alle soorten documentbeheer, met een praktische inslag als het op papieren documentbeheer aankomt. Helaas is digitaal documentbeheer het zwakke broertje. Zelfs in zijn verklarende woordenlijst maakt de auteur fouten (een leuke is dat een cd-rom een standaardformaat heeft van 3,5 inch). Ook bij andere verklaringen staan fouten die een beginnende gebruiker op het verkeerde been zetten.
Dit boek is dan ook niet te beschouwen als een bruikbare handleiding bij het opzetten van een digitaal systeem voor documentbeheer, maar eerder een totaaloverzicht en een handleiding voor papieren documentbeheer.
 

Erik Vlietinck Freelance Medewerker Frans Timmerhuis
Handboek document management
Rijswijk, Elmar, 2001,
Isbn 90389 11548. 246 pag.
Prijs: fl. 41,30/ Euro 18,74