Deze opinie is van een externe deskundige. De inhoud vertegenwoordigt dus niet noodzakelijk het gedachtegoed van de redactie.

Procesautomatisering volgens een duale aanpak

Integratie is méér!

Dit artikel delen:

Bedrijfsprocessen moeten goedkoper, de kwaliteit ervan moet drastisch omhoog en wijzigingen moeten snel doorgevoerd kunnen worden. Dat is door onderzoeksbureaus opgemerkt en omgezet in de toverformule 'business process management'. Volgens integratie-consultant Peter M. Baard ligt de oplossing niet in een nieuwe hype, maar in een volwassen integratieplatform.

Is 'business proces management' een nieuw fenomeen? Ja en nee, we hebben tenslotte al verschillende pogingen achter de rug. Eerst was workflow dé oplossing voor het stroomlijnen en automatiseren van administratieve processen. Vervolgens vonden we een nieuw antwoord: met erp konden we alles wat er maar toe deed in één systeem stoppen, van informatie via procedures tot complete bedrijfsprocessen. En laten we de e-business-hype niet vergeten, waarbij veel transacties werden geautomatiseerd via applicatieservers en vervolgens ontsloten via webdiensten. Bij voorkeur werd e-business ondergebracht in een separate organisatorische unit, die met veel budget en zonder hinder van de bestaande organisatie zijn gang kon gaan.
We blikken vanuit het perspectief van de procesverbetering nog even kort terug op de drie fenomenen workflow, erp en e-business. Zo kunnen we het inzicht in de problematiek wat aanscherpen.

Workflow

Typisch een onderwerp met meer seminars dan concrete implementaties. Voordeel van de workflow-hype was wel dat bedrijfsmatige focus op workflow-projecten aandacht kreeg. Twee negatieve aspecten werden de afgelopen jaren echter veel geconstateerd: integratie met bestaande systemen en applicaties verliep moeilijk, wat resulteerde in overschrijdingen van kosten en tijd.

  
De duale aanpak in beeld gebracht: aan de ene kant de 'top-down'-, bedrijfsmatige aanpak. Parallel is er de 'bottom-up'-aanpak, waarbij het integratieplatform een centrale rol speelt in de it-infrastructuur. De grenzen tussen de twee parallelle aanpakken zijn diffuus.
Het besef dat een workflow-project gelijk staat aan een integratieproject, was bij velen niet aanwezig. Ten tweede waren workflow-systemen weinig flexibel, slecht koppelbaar en niet te gebruiken voor processen die over verschillende fysieke locaties heen gaan. Overigens zijn deze aspecten de afgelopen jaren wel sterk verbeterd, maar helaas is de interesse in workflow inmiddels naar een laag niveau gezakt.

Erp en e-business

Als gevolg van erp-implementaties zijn veel organisaties verrijkt met veel nieuwe kennis. Zo bleek dat het niet mogelijk is om álles in één systeem te stoppen. Sommige organisaties hebben deze constatering uitgebreid met de stelling dat het zelfs onwenselijk is.
Ten tweede blijkt de blauwdruk die je maakt van bepaalde bedrijfsprocessen al weer achterhaald te zijn voordat de implementatie daarvan opgeleverd wordt.
Verder moeten voor een echte optimalisatie van klantvraag tot levering, de processen worden gestroomlijnd die over organisatie- en fysieke locatiegrenzen heenlopen. Dit betekent dat het erp-systeem moet kunnen communiceren met andere systemen, op andere locaties en soms in eigendom van derden zoals partners. Tussen neus en lippen door voegt een bedrijf dan ook nog even beveiliging als eis op.
En ten slotte bleek dat de onderliggende bedrijfsprocessen zijn ingesloten in het erp-systeem en daardoor moeilijk te doorgronden en te monitoren.
De ervaring die is opgedaan zorgt bij veel organisaties, terecht, voor een oriëntatie op nieuwe mogelijkheden en concepten.
De e-business hype luidde de start in van het aanbieden van producten en diensten via internet, met bijbehorende leveringsprocessen in de vorm van geautomatiseerde transacties. Met de focus op de gigantische potentie van internet zijn hierbij keuzes gemaakt voor it-systemen die achteraf moeilijk koppelbaar waren met de eigen systemen. Desinvesteren was het gevolg. Het feit dat e-businessinitiatieven vanuit aparte organisatorische eenheden werden gestart, versterkte de omvang van de desinvesteringen.

Gedoemd te mislukken

Als ik vanuit klantperspectief beredeneer wat ik verwacht van een leverancier, dan kom ik tot de conclusie dat ik graag met hetzelfde kwaliteitsniveau en dezelfde snelheid geholpen wil worden, ongeacht de wijze waarop ik communiceer met de leverancier, zoals via e-mail, de internetsite, telefoon, fax of gewoon via een brief.
Vanuit deze gedachtegang heb ik dan ook het gevoel dat elk initiatief dat een medium centraal stelt, bij voorbaat gedoemd is te mislukken. Een voorbeeld is een internetproject, waarbij de focus geheel op één medium ligt, namelijk internet. Suboptimalisatie ten opzichte van andere media wordt hiermee in de hand gewerkt.
Echter, het verkrijgen van budget met een specifiek label, zoals crm, e-business of erp is wél gemakkelijker. Het lijkt er soms op dat met name het gebruik van de juiste kreet (hype) zorgt voor de benodigde handtekening.

Integratieplatform

Kan het dan anders? Volgens mij wel! Terwijl ik me realiseer dat ik niet weer een nieuwe hype moet introduceren, geloof ik dat een volwassen integratieplatform met faciliteiten voor procesautomatisering in de meest brede vorm een uitkomst biedt. Met volwassen bedoel ik een platform dat 'enterprise applicatie integratie' (eai) en integratie over organisatiegrenzen heen (b2b) naadloos als één geheel aanbiedt, zowel qua software en tools als qua onderliggend concept.
Om dit soort technologie als 'enabler' voor procesoptimalisatie te benutten, is tevens een duale aanpak vereist en dat zie ik als een groot voordeel. Aan de ene kant is er een 'top-down'-, bedrijfsmatige aanpak voor procesanalyse en (her)ontwerp. Van daaruit kan een integratieframework gecreëerd worden, waarbij het bedrijfsproces centraal staat. Belangrijk punt hierbij is dat deze processen over organisatiegrenzen heen lopen. Kortom: partners, toeleveranciers en de klant worden onderdeel van het geheel.
Parallel daaraan is er een 'bottom-up'-aanpak, waarbij het integratieplatform een centrale rol gaat spelen als belangrijke schakel in de it-infrastructuur. Hierbij worden faciliteiten ontwikkeld om informatie op een uniforme gestandaardiseerde manier te ontsluiten uit de huidige en legacy-systemen. Dit geldt ook voor de integratie met systemen buiten de eigen organisatie.
De grenzen van de twee parallelle aanpakken zijn diffuus. Een voorbeeld van een raakvlak is de poging om te komen tot informatiestandaarden (als volgende stap na het definiëren van technische standaarden). Hierbij is samenwerking tussen it en de bedrijfsprocessen absoluut noodzakelijk. Op dit moment zie je nog vaak dat transformatie van gegevens en informatiestandaarden door de it-afdeling worden bepaald.
Deze aanpak maakt een basisplatform mogelijk, dat volledig geautomatiseerde processen en workflows ondersteunt en onderling kan koppelen. Het integratieplatform verwijdert de sterke links tussen bedrijfsprocessen en it-infrastructuur. Tevens zijn zowel bedrijfsmatige als it-aspecten door de duale aanpak goed gewaarborgd.
Neveneffect van deze nieuwe aanpak van procesautomatisering op basis van een integratieplatform, is de goede integratie met bestaande systemen. Hierdoor kunnen historische it-investeringen optimaal worden benut. Iets wat in deze tijd zeker niet ongewenst is!

 
Peter Baard, senior integration consultant TMNS

x

Om te kunnen beoordelen moet u ingelogd zijn:

Dit artikel delen:

Stuur dit artikel door

Uw naam ontbreekt
Uw e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×
article 2003-03-28T00:00:00.000Z Peter Baard
Wilt u dagelijks op de hoogte worden gehouden van het laatste ict-nieuws, achtergronden en opinie?
Abonneer uzelf op onze gratis nieuwsbrief.