Het eerste kwartaal van een nu al bevlogen jaar zit erop. Ik stel me een kwartaalvergadering bij een willekeurig middelgrote organisatie voor. Een zoomende beamer, rood aangelopen koppies hangen verwachtingsvol in luxe fauteuils met zichtbaar aanwezige lichte zweetplekken onder de oksels van de iets te strakke overhemden. Het bovenste knoopje onder de stropdas is stiekem al open. Hebben we als organisatie geplust, houden we de nul of zien we de dikke rode lijn in de grafiek op volle snelheid naderen? Is het in de wereld om ons heen daadwerkelijk de economische kommer en kwel die de BNR's ,de RTLZ's en Eénvandaag's van deze wereld dagelijks prediken?
Ik vraag het me af. Er zijn zeker sectoren die het erg moeilijk hebben (industrie en transport) of het zichzelf erg moeilijk hebben gemaakt (banken en banken). Ik zie echter ook veel succes om me heen. Rode draad van dit succes: men heeft de bedrijfsprocessen op orde en optimaal geautomatiseerd.
Automatisering met erp-software is van groot belang als effectieve ondersteuning bij zakelijke of economische uitdagingen. Het betekent echter wel dat je er als organisatie voor kiest om bepaalde processen automatisch te laten verlopen, automatisering dus. Maar hoe automatisch willen we eigenlijk zijn?
Terug naar de kwartaalmeeting. Met de juiste managementinformatie in de vorm van cockpits word je niet pas achteraf geconfronteerd met (tegenvallende) cijfers, maar beleef je ze elk moment van de werkdag realtime. De cijfers komen dus automatisch, 24/7 naar de gebruiker toe. In plaats van het bij elkaar zoeken van deze cijfers, gebruikt men de kostbare tijd nu om bovenop alle processen te zitten die van invloed zijn op deze cijfers. En niet alleen de managers, ook de medewerkers zelf beschikken over voldoende informatie. Elke dag de lichten op groen krijgen én houden is het spel wat iedereen in een organisatie moet spelen.
Maak je bijvoorbeeld gebruik van signalen? In ons privéleven vinden we het heel gewoon dat de auto een oranje lampje op het dashboard aanzet als je moet tanken of de wasdroger met een rood lampje aangeeft dat de condensatiebak vol water zit. Waarom gebruik je dit soort lampjes niet in jouw organisatie? Met moderne erp-software is het kinderspel om automatisch een signaal af te vuren naar een gebruiker of groep gebruikers om ‘wat belangrijk is en aandacht behoeft' te signaleren. Het is toch heel vervelend als een afdeling binnen de organisatie opeens ‘zonder benzine' staat. Goede, moderne erp-software levert standaard plug-and-play mee. Het aantal signalen wat je daarnaast zelf kunt maken en beheren is eindeloos, de enige beperking is jouw eigen zakelijke fantasie.
De lijst met automatische mogelijkheden in goede erp-software is eindeloos. Kies je bewust voor meer tijd, meer geld en meer aandacht voor jouw klanten? Of word je er door de huidige economische uitdaging toe gedwongen?! In dat laatste geval heeft een nadeel uiteindelijk een groot voordeel.
Martijn Delahaye
Marketingmanager ERP
Afas ERP Software
