Keuze expeditiesoftware is geen sinecure

Expediteurs werken in een complexe sector door een uiteenlopende samenstelling van supply chains, pieken en dalen in de vraag en diversiteit in taal, cultuur en valuta. Veel organisaties schaffen daarom specifieke bedrijfssoftware aan om zo efficiënt en flexibel te blijven. Het kiezen van deze software is niet eenvoudig en de implementatie (met soms een wereldwijde uitrol van het systeem) kan moeilijk zijn. Dit artikel is bedoeld als leidraad bij het bepalen en toepassen van de juiste oplossing.

Ondanks technologische ontwikkelingen blijven veel expediteurs afhankelijk van relatief dure arbeidskrachten die zendingen handmatig invoeren en verwerken. Geautomatiseerde systemen die in verbinding staan met meerdere ketenpartners, vervoerders en agenten bieden het voordeel dat informatie maar één keer hoeft te worden ingevoerd. Deze informatie wordt dan automatisch geüpdatet en overgedragen aan de volgende partij. Dit zorgt voor tijdsbesparing, minder onnodig contact over zendinginformatie en verkleint de kans op fouten. 

Het tweede aandachtspunt betreft de klanten. Zij stellen steeds hogere eisen en de markt wordt steeds competitiever. Expediteurs die snel en flexibel wijzigingen kunnen doorvoeren voor bestaande of nieuwe klanten - bijvoorbeeld een nieuwe route toevoegen of laadcapaciteit toewijzen - hebben een duurzaam onderscheidend vermogen ten opzichte van hun concurrenten. Het is belangrijk om bij de aanschaf van nieuwe software te overwegen of en hoe eenvoudig dit in het nieuwe systeem mogelijk is.

Inzicht en waarschuwingen

Fabrikanten, retailers en logistieke partijen zijn allemaal betrokken in verschillende fases van de wereldwijde supply chain. Goed inzicht in de status van zendingen is essentieel om op schema te blijven, kosten te beheren, marges te beschermen en klanten tevreden te houden. Zoek dus naar software die real-time inzicht biedt waar de zending zich bevindt van het begin tot het eind (van order tot factuur) en die verschillende samenwerkende partijen toegang biedt tot de relevante supply chain-data via een web portal.

Ondertussen willen klanten geïnformeerd worden over de kritische factoren in hun supply chain. Nog belangrijker voor hen zijn de geautomatiseerde waarschuwingen (Alerts) die aangeven wanneer overeengekomen service level agreements een risico lopen of niet worden behaald. Deze waarschuwingen zorgen ervoor dat expediteurs en klanten hun processen kunnen bijsturen wanneer ongeregeldheden, zoals bijvoorbeeld extreme weersomstandigheden, zich voordoen.

Softwareleveranciers bieden verschillende opties voor Alerting, van simpele notificaties dat een gebeurtenis heeft plaatsgevonden tot geavanceerde meldingen met mogelijke vervolgacties, afgestemd op bedrijfsdoelstellingen, die de betrokken partijen of werknemers informeren.

Schaalbaarheid

Expediteurs die op zoek zijn naar één passende oplossing voor hun gehele netwerk moeten zorgen dat de software flexibel genoeg is voor bijvoorbeeld organische groei, fusies en overnames.

Ongeacht of de nieuwe software lokaal wordt geïnstalleerd of in de cloud staat, is het voor organisaties essentieel om te weten of de leverancier kan aantonen dat de schaalbaarheid verder gaat dan de huidige omvang en complexiteit van de organisatie. Als een organisatie wereldwijd met een platform gaat werken denk dan bijvoorbeeld ook aan de impact van pieken die gebruikers in verschillende tijdzones binnen de performance kunnen hebben.

Compliance en implementatie

Expediteurs kunnen hun logistieke software inzetten om klanten te ondersteunen bij het correct naleven van de wereldwijde handelsregelgeving. Deze software kan zendingen screenen, nagaan of goederen op een verboden goederenlijst staan, controleren of er een embargo is tegen bepaalde landen en exportvergunningen volgen. Dit kan als additionele dienstverlening aan klanten worden aangeboden als de nieuwe software dit ondersteunt.

Expediteurs zoeken vaak naar interne it-middelen om hun beperkte marges te beschermen, maar geografisch verspreide activiteiten maken het beheer van de it-infrastructuur vaak complex. Veel softwareleveranciers bieden een keuze tussen on-premise en cloud-gebaseerde software, zodat expediteurs kunnen kiezen wat het beste bij hun business model past.

Terwijl cloud-implementaties steeds populairder zijn vanwege lage it-overhead, zijn deze oplossingen niet altijd geschikt voor complexe organisaties met veel onderlinge afhankelijkheid, zoals expediteurs. Betrouwbare internettoegang en beschikbare bandbreedte zijn niet overal ter wereld zo vanzelfsprekend als in westerse landen. Weeg vooraf dus goed de voordelen, nadelen en kosten af.

Uitdaging

Het zijn nog steeds uitdagende tijden voor expediteurs. De economische teruggang en hoge oliekosten, aandacht voor het milieu, internationale handelswet- en regelgeving: IT heeft altijd een centrale rol gespeeld in het verlagen van kosten, tijdsbesparing en verbeteren van de kwaliteit van diensten. Het is in de huidige moeilijke en competitieve markt belangrijker dan ooit om met de juiste bedrijfssoftware de uitdagingen in de sector aan te gaan.

Ger Daalhuisen, solution manager Global Trade & Logistics bij Kewill