Kostenbesparing door samenwerking

De gemeenten zijn op zoek naar een oplossing om hun ict-kosten te verlagen. Hiervoor wordt gekeken naar verschillende mogelijkheden zoals een samenwerkingsverband met andere gemeenten. Volgens dit concept gaan gemeenten hun ict-omgeving centraliseren en uitrusten met de laatste ontwikkeling zoals desktopvirtualisatie en denken dan hun doel bereikt te hebben.

Als we een stapje dieper gaan, zien we dat de bouwstenen van de ict-omgeving van gemeenten vrij verschillend zijn in vorm en inrichting. Vooral de inrichting van informatievoorzieningen en de structuur van data zijn divers. Daarom is een gezamenlijke ict-omgeving maar voor een klein deel mogelijk. Dan dringt de vraag zich op hoe deze grote investering winstgevend kan zijn?

Behalve de technische aspecten van deze wijziging zien we dat er weinig aandacht besteed wordt aan hoe de nieuwe ict-organisatie vorm krijgt. Samenwerken is pas effectief als de krachten gebundeld en bewust benut kunnen worden. Dit vereist het inrichten van verschillende processen waarop de nieuwe ict-organisatie gebouwd wordt. Door weinig aandacht te besteden aan dit aspect zien we dat de nieuwe organisatie minder efficiënt werkt en de verwachtingen rondom de afname van werkdruk uitblijven. We zien dat het in het algemeen niet zo eenvoudig is om een concept neer te zetten waarmee op korte termijn kostenbesparing op ict bereikt kan worden.

Een deel van de ict-kosten binnen gemeenteland kunnen omlaag gebracht worden als er een aantal zaken drastisch gewijzigd wordt. Om te beginnen moeten we de directe dienstverlening van systeembeheerders aan de gebruikersorganisatie vereenvoudigen (desktopomgeving, applicatiezaken zoals, update, patch, beschikbaarheid, etc.). Met deze innovatie hebben beheerders meer tijd om hun kennis te verrijken of taken te verrichten die nu bij externe bedrijven liggen.

Naast deze innovatie is het zinvol om in samenwerking met andere gemeenten een gestandaardiseerde ict-omgeving te creëren , zonder de intentie om de systemen samen te voegen. Deze samenwerking (joint venture) heeft twee aspecten:
1- standaardisatie op korte termijn. Denk aan zaken rondom de desktopomgeving en maatwerkapplicaties zoals het cms van een website.
2- standaardisatie op lange termijn: denk aan veranderen van de inrichting van informatievoorzieningen en datastructuur. Deze samenwerking resulteert in korte, overzichtelijke en efficiënte processen en besparing op (front- end) applicaties en onderhoudskosten.

Dan zijn er nog de eisen van de centrale overheid. Wanneer de joint venture tot stand is gekomen, kan de realisatie van deze eisen ook gezamenlijk opgepakt worden. Na overleg tussen de deelnemende gemeenten kan dit werk door één gemeente verricht worden en de oplossing door andere gemeenten gekopieerd worden. Dit is mogelijk wanneer de architectuur en de structuur van databronnen en informatievoorzieningen gelijk zijn. Hierdoor besparen de deelnemende gemeenten veel werk, tijd en geld. We zien dit concept ook binnen de auto-industrie. Waarom zou dit niet in gemeenteland een succes kunnen zijn?