Managed hosting door True
Deze opinie is van een externe deskundige. De inhoud vertegenwoordigt dus niet noodzakelijk het gedachtegoed van de redactie.

Intranet ondersteunt bedrijfsproces

 

Computable Expert

Gijs in ‘t Veld
CTO bij Motion10, Motion10. Expert van Computable voor de topics Digital Transformation, Cloud Computing en Infrastructuur.

Direct na de deelname van ons bedrijf als hoofdsponsor aan het Intranet Congres 2012 in de Jaarbeurs in Utrecht besloot ik een opiniebijdrage te schrijven, over het daadwerkelijke doel van een intranet en de dreigende mismatch met de 'defacto' doelgroep die zich verantwoordelijk acht voor het intranet bij bedrijven en instellingen.

Vanzelfsprekend is gecentraliseerde en gestructureerde publicatie van alle relevante bedrijfsinformatie een heel belangrijk onderdeel van elk intranet, om zodoende alle medewerkers op de hoogte te houden van de laatste ontwikkelingen en procedures: het intranet als een interne website. Door het bieden van social media integratie ('the social enterprise') en samenwerkingsmogelijkheden wordt getracht de eindgebruiker naar het platform toe te trekken, alwaar hij of zij overspoeld wordt met het goedbedoelde 'corporate news'.

Maar, het intranet is tegenwoordig toch meer en meer vooral bedoeld als bedrijfsproces ondersteunend platform, waarbij medewerkers worden gestimuleerd om het als samenwerkingsomgeving te gebruiken en waar ze terecht kunnen voor ondersteuning bij hun dagelijkse werkzaamheden. Door het niet alleen als 'document share' of publicatiepodium te zien, maar juist mogelijkheden te bieden om centrale toegang te verkrijgen tot bedrijfsapplicatie overstijgende informatie en processen kan een omgeving gecreëerd worden waar medewerkers standaard op inloggen, om hun dagelijkse werkzaamheden uit te voeren.

Door een platform neer te zetten dat gericht is op de verschillende personen of gepersonaliseerd naar medewerker, kan een intranet ontstaan waarop men niet alleen kijkt om het laatste bedrijfsnieuws te lezen, maar waar men eigenlijk niet zonder kan om te kunnen functioneren binnen het bedrijf. Een startpagina zou er bijvoorbeeld uit kunnen zien als een drieluik, waarbij op het linker luik de bedrijfsbrede, op dat moment relevante informatie te zien is, op het middelste luik de relevante afdelingsinformatie en op het rechtse luik gepersonaliseerd informatie. Denk voor het rechtse luik bijvoorbeeld aan hyperlinks naar de laatste projectsites en documenten waaraan (mee)gewerkt is en een takenlijst die op dat moment van toepassing is, zoals 'invullen timesheet', 'deelname examen informatieveiligheid', 'indienen maandelijkse declaraties', 'goedkeuren document x' of 'review offerte y'.

Het inrichten van een intranet dat informatie en processen ontsluit uit verschillende achterliggende systemen en diensten en zodoende een centraal, gepersonaliseerd portaal biedt vergt echter wel een goede soa architectuur en de 'buy-in' van de juiste verantwoordelijken binnen de organisatie, waarbij het gedeeltelijk weer een it maar toch vooral ook een 'business' feestje wordt. Hierin moet de juiste balans gevonden worden. Door het toepassen van goede richtlijnen (governance) en integratiepatronen kan een zeer werkbaar intranet ontstaan dat voor iedere stakeholder zeer zinvol en tegelijkertijd goed beheersbaar is.

Door het intranet echt in te richten en te positioneren als een centrale werkomgeving, is het niet langer het domein van de communicatie- of hr-verantwoordelijke binnen het bedrijf of de instelling, maar wordt het een directe verantwoordelijkheid van de cio.

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/4458991). © Jaarbeurs IT Media.

?


Lees meer over


 

Reacties

Ik ben het er helemaal mee eens dat een intranet niet de verantwoordelijkheid wordt van communicatie of HRM, maar ik zie ook niet dat het de verantwoordelijkheid wordt van de CIO. Beide aanpakken gaan voorbij aan het gegeven dat je geen interactieve samenwerkingsvormen (waar intranet naar mijn smaak een deel van is) krijgt door procedures, regels en beheerders in te stellen. Het gaat er juist om dat het de verantwoordelijkheid van een ieder wordt, vergelijk iets als Wikipedia?
Het lijkt me wel logisch dat de CIO (of iemand anders, volgens mij maakt dat niet zo gek veel uit) verantwoordelijk wordt voor het faciliteren van het podium.............??

@Erik Hommel: Het platform zou de samenwerkingsmogelijkheden binnen de kaders van de beschikbaar gestelde bedrijfsinformatie en -processen moeten bieden onder verantwoordelijkheid van de cio als onderdeel van een overkoepelende bedrijfsstrategie. Hierdoor zal interactieve samenwerking "vanzelf" gaan plaatsvinden omdat medewerkers merken dat dat productiever is en fijner werkt en ook nog eens het nieuwe werken faciliteert. Interactieve samenwerking forceren is net zoiets als zeggen "ga eens spontaan doen"; dat werkt inderdaad niet... Het platform moet er juist toe uitnodigen.

Ik vraag me steeds meer af hoe spannend 'een intranet' nog is. Allerlei toe te voegen functies die genoemd worden kunnen steeds makkelijker via andere voorzieningen geboden worden. Die soms veel beter zijn dan wat er toevallig in het aangeboden intranet zit. Ik werk steeds vaker in projecten waarbij de projectleden zelf kiezen hoe ze kennis gaan delen. En mijn ervaring is dat gratis te gebruiken producten als Yammer, Facebook en GoogleDocs me eigenlijk het beste bevallen. LinkedIn is op weg om het grote smoelenboek te worden. Korte berichten uitwisselen doe je via Twitter, WhatsApp of net wat je handig vindt. Natuurlijk zijn dit soort producten niet altijd toepasbaar, en er zijn genoeg mensen die het liefst 'all-in-one' hebben. Maar van mij mag het intranet gerust een prikbord+ blijven. Ik speel zelf wel voor systemintegrator van de services waar ik graag mee werk.

Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×