Een warehouse management systeem (wms) vormt de kern van de volledige distributieketen. Veel organisaties worstelen echter met het inrichten van hun wms. Vanuit it-oogpunt is het cruciaal dat het systeem de operatie 24/7 optimaal ondersteunt, tegen zo laag mogelijke kosten.
De configuratie van een wms is echter voortdurend aan veranderingen onderhevig door de wens vanuit de business om wijzigingen door te voeren om maximale flexibiliteit te realiseren. Veel it-afdelingen gaan deze uitdaging te lijf met grote hoeveelheden maatwerkaanpassingen. In mijn ogen is het echter juist zaak om zoveel als mogelijk te standaardiseren, het basisplatform in tact te laten en wijzigingen en uitbreidingen uitsluitend door te voeren in gekoppelde applicaties.
De cruciale rol die een wms vervult binnen de distributie-organisatie behoeft weinig toelichting. Een wms is niet alleen ‘mission critical' door de centrale positie die het inneemt binnen de operatie, maar vooral ook omdat het hele fysieke processen ondersteunt; de ontvangst, verwerking en uitgifte van goederen. Bedrijven stellen dan ook terecht hoge eisen aan de functionaliteit en configuraties van hun wms. Iedere fout of onvolledigheid binnen het systeem – hoe klein ook – kan ingrijpende consequenties hebben, zowel op het vlak van kosten als processen. Een enter te veel bij het invoeren van een transactie, een heftruck die onnodig vijftig meter verder moet rijden of een doos die twee keer moet worden opgepakt; het lijken relatief onschuldige zaken, maar opgeteld over een langere periode kunnen deze kleine onvolkomenheden voor aardig wat onnodige extra kosten zorgen.
Om de operatie zo optimaal mogelijk te laten verlopen, investeren organisaties steeds meer in specifieke warehouse management-oplossingen. De belangrijkste afweging die zij hierbij maken is of zwaar geïnvesteerd wordt in (zelf te bouwen) maatwerkoplossingen, aansluitend bij de specifieke behoeften van de business of gekozen wordt voor de aanschaf van standaardoplossingen die mogelijk het nodige programmeerwerk vragen. Aan beide opties zitten voor- en nadelen. Optie 2 is in de basis voordeliger. De uitgebreid aanwezige functionaliteit van standaardoplossingen vraagt echter in de praktijk wel aanvullend programmeerwerk in de vorm van modificaties aan de broncode. Bovendien vraagt een grote verscheidenheid aan configuraties veel op het vlak van onderhoud. Vele organisaties hebben hun hoofd gestoten aan optie 1. Zij hebben het op maat maken van hun warehouse management-oplossingen te ver doorgevoerd, waardoor de kosten de pan uit zijn gerezen, onderhoud een ontzettend tijdrovende klus is geworden en de flexibiliteit van de oplossing te wensen overlaat.
Flexibiliteit versus stabiliteit
Doordat de standaard functionaliteit van warehouse management systemen steeds verder wordt uitgebreid, doet bovengaand dilemma gelukkig steeds minder opgeld. Dit wil echter niet zeggen dat helemaal geen maatwerkaanpassingen of -oplossingen meer benodigd zijn. Waar gekozen wordt voor maatwerk is het echter wel zaak om wijzigingen door te voeren zonder de standaard oplossing aan te passen. Gewijzigde of nieuw ontwikkelde functionaliteiten kunnen vervolgens worden gekoppeld aan het basisplatform, zonder deze zelf te wijzigen. Waar voorheen aanpassingen doorgevoerd dienden te worden in de broncode van het wms, kunnen nu aanpassingen met behulp van afzonderlijke tools worden doorgevoerd, zonder wijzigingen aan te brengen in de standaard software. Het is dus niet langer een kwestie van modificaties doorvoeren, maar het op een gecontroleerde manier creëren van extensies, oftewel flexibiliteit realiseren zonder de stabiliteit in gevaar te brengen. Door vanuit één gestandaardiseerd basisplatform te werken, is het bovendien mogelijk om gebruik te maken van één database, vanaf één locatie authorisatie uit te voeren en dus vanuit één serveromgeving de wereldwijde wms-omgeving te beheren.
Daarnaast bieden wms-leveranciers ook de tools om de configuratie wijzigingen op een gecontroleerde wijze te beheren. Waar gewijzigde parameters in een configuratie voorheen uitsluitend op spreadsheet-niveau werden bijgehouden, is het nu mogelijk om iedere wijziging automatisch vast te leggen, waardoor configuraties eenvoudig kopieerbaar zijn van test naar productie omgevingen. Tevens is het mogelijk om met één druk op de knop een configuatie aanpassing ongedaan te maken. Bovendien is het mogelijk om op industriële wijze een volledige testomgeving te creëren waarin aan de hand van een regressietest verschillende datasets op een bepaalde configuratie getest kunnen worden.
Door het gebruik van deze tools om het wms te beheren wordt het mogelijk om zowel flexibiliteit als stabiliteit te bieden aan de distributieorganisatie.
Integratie
De noodzaak voor een groeiende functionaliteit van warehouse management systemen wordt gedreven door een groot aantal factoren. Zo zorgen nieuwe architecturen (onder meer soa-omgevingen en integratie met erp-systemen) voor nieuwe mogelijkheden en uitdagingen, maar ook drivers zoals compliancy-regelgeving en de inzet van business intelligence – & analytics- oplossingen vragen om nieuwe toepassingsmogelijkheden vanuit het wms. Meest ingrijpend zijn wellicht het groeiende belang van een goede koppeling tussen de verschillende handelspartners binnen de distributieketen en de stijgende inzet van mobiele oplossingen, zowel binnen als buiten de muren van het distributiecentrum. Dit vraagt enerzijds om de mogelijkheid om externe services aan je wms te koppelen, anderzijds een open architectuur om die koppelingen te realiseren.
Wms-systemen die hetzelfde technologische platform delen met andere supply chain-oplossingen (handelspartner platform, supply chain visibiltieit, order lifecycle management, et cetera) hebben het voordeel van lagere totale onderhoudskosten en geen integratie inspanning. Tevens biedt een degelijk platform voor de organisatie het voordeel dat er over de hele supply chain kan worden geoptimaliseerd.Ook biedt een dergelijk platform een standaard integratie framework om op een standaard wijze met andere oplossingen te integreren (zoals een erp-systeem of webshop).
Training
Een laatste interessant aspect dat de snelheid verhoogt waarmee nieuwe wms-oplossingen kunnen worden ingezet, is training. In plaats van gebruikers te trainen in een speciale test-omgeving is het voordeliger om gebruikers een dynamische webgebaseerde training te laten volgen op ieder gewenst moment, waarbij zij het gebruik van systemen en oplossingen stapsgewijs kunnen aanleren en nauwkeurig wordt vastgelegd welke gebruiker over welke vaardigheden beschikt. Het gebruik van hiervoor ontwikkelde tools zorgt ervoor dat zo'n webgebaseerde trainingsomgeving snel en efficiënt is in te richten.
Uiteraard zijn er nog veel meer factoren die van invloed zijn op de verhouding tussen stabiliteit en kostenbesparingen enerzijds en flexibiliteit binnen de distributieketen anderzijds. Bovengenoemde aspecten illustreren echter welke uitdagingen er leven binnen distributie-omgevingen en hoe hier op ingespeeld kan worden. Duidelijk mag zijn dat inrichting van je distributie-organisatie geen keuze hoeft te zijn tussen stabiliteit en flexibiliteit.
Urban van Loon, senior business consultant bij Manhattan Associates
