Veiligstellen van data is nog een hele kunst

Het (altijd) beschikbaar hebben van je data is vandaag de dag bijna vanzelfsprekend geworden. Daarom maakt (bijna) iedere organisatie wel gebruik van een bepaald type back-up. Kan je namelijk de data die benodigd is voor de kernactiviteiten van je organisatie na een incident niet meer terughalen, dan heb je een uitdaging. Het is daarom aan te bevelen om je back-up proces, middelen en methodieken goed in te regelen en op elkaar af te stemmen.

Er wordt door veel organisaties namelijk al snel naar één oplossing van de vele leveranciers gekeken. Maar juist de bekende ‘one-size-fits-all' oplossing zorgt ervoor dat het met de back-up nog wel eens fout gaat. Te vaak is de focus dan ook teveel op technologie gericht en worden de wensen en eisen waaraan de back-up omgeving moet voldoen onvoldoende in kaart gebracht. Dit zorgt nog weleens voor verrassingen zoals hogere kosten maar vooral lagere zekerheden.

Hoe voorkom je deze teleurstellingen? Onderstaande drie stappen zijn van groot belang:
Stap 1: Classificeer je data; verdeel je applicaties en bijhorende data in categorieën.
Stap 2: Overleg met de organisatie wat de wensen, eisen en niet te vergeten de budgetten zijn.
Stap 3: Definieer per categorie een sla (service level agreement), rpo (recovery point objective) en rto (recovery time objective ) en stel hiermee een diensten catalogus op.

Dit zijn in mijn ogen de eerste drie stappen die gezet moeten worden voordat er naar een daadwerkelijke oplossing gekeken kan worden. Want hoe kun je nu een keuze maken als je niet weet wat je hebt, hoe belangrijk het is en wat de verwachtingen zijn vanuit de organisatie?

Methode:
In de markt zijn al jaren verschillende back-up methodes beschikbaar zoals: full/image level back-up, mirror, incremental, continu, differential et cetera. Dit alles omdat de data verschillende karakteristieken heeft en er afwijkende eisen van de organisatie en eindgebruikers zijn. Want zoals eerder gezegd: 'One size fits all' gaat niet op in een back-up omgeving. Metadata, files en databases hebben dan ook ieder een geheel andere best practice op het gebied van back-up en recovery. Net als trouwens de omgang met gestructureerde en ongestructureerde data, waarbij laatste categorie in omvang steeds meer toeneemt.

Techniek:
Hierin wordt je tegenwoordig overspoeld met terminologie: copy, dump, synchronisatie, snapshot, deduplicatie, staging. De meest fantastische technologie is er beschikbaar, maar heb je dit wel nodig voor alle data en applicaties? Ook hier kan je jezelf weer de vraagstellen 'Voldoe ik hiermee aan de criteria (sla/rpo/rto) welke ik heb vastgelegd?' Al die techniek is natuurlijk schitterend maar als je het nooit gebruikt of helemaal niet nodig hebt wordt het een duur betaalde verzekeringspremie.

Back-up media:
Ik val een beetje in herhaling maar ook hier is de sla/rpo en rto van groot belang. Iedere type back-up media heeft namelijk zijn voor en nadelen. Tape is erg mobiel. Je neemt het zo mee naar huis en kan het veilig onder je kussen of in de kluis leggen. Echter is tape wel langzaam, restoren kan bewerkelijk zijn en er komt nogal wat beheer en administratie bij kijken. Disk is erg in opkomst en heeft als grotevoordelen snelheid en schaalbaarheid. Last but not least de 'New Kit@Block' de remote back-up of het veiligstellen in de cloud. Deze manier heeft als groot voordeel dat het beheer en investering minimaal zijn en dat het goed inpasbaar is bij de toenemende mobiliteit van gebruikers en applicaties. Het nadeel is echter weer een afhankelijkheid van leverancier en beschikbare (internet) bandbreedte.

Keuzes, keuzes en nog eens keuzes:
Het kiezen en inregelen van een nieuwe back-up omgeving is een zware kluif. Je zult merken dat de meeste tijd gaat zitten in het definiëren van de doelstellingen (data classificatie/rpo/rto/sla et cetera) Het kiezen van het juiste platform wordt echter veel makkelijker als dit voorwerk juist gedaan wordt. Hier kan het consumentenbondoverzicht waar ik al vaker over gesproken en geschreven heb van grote waarde zijn. Door een overzichtje te maken met de plussen en minnen van iedere oplossing kan je het geheel overzichtelijk houden. En vergeet niet dat de back-up, de data zelf vaak langer bewaard moet worden dan de lifecycle van veel software en hardware zelf.

Functionaliteit toevoegen:
Een zeer belangrijk onderdeel van je back-up omgeving is dus een flexibele functionaliteit. Op software gebied komen er namelijk geregeld nieuwere versies en releases op de markt. Ook komt er geregeld een slimmere manier of plug-in op de markt om je data nog beter en sneller veilig te stellen. Het is daarom zaak om een oplossing ook periodiek te reviewen want het niet up-to-date houden van de back-up omgeving is één van de meest gemaakte fouten.

Businesscontinuïteit is ook het gespreksonderwerp op een gratis seminar dat mijn werkgever in samenwerking met EMC op 4 oktober organiseert.