Medewerkers die grote printopdrachten op hun kantoorprinters of multifunctionals printen, het bezorgt it-managers regelmatig hoofdpijn. Het printen van grote documenten zoals marketingfolders en raadsverslagen is inefficiënt en vaak veel te duur. Enerzijds vertragen ze de (normale) opdrachten van andere gebruikers, anderzijds passen de kosten van dergelijke printopdrachten niet binnen het normale kostenmodel van de printers.
Het is best gek dat we zo massaal van ons eigen printertje gebruik maken, terwijl een grote opdracht vaak veel goedkoper kan worden geprint wanneer we deze in de centrale repro uit laten voeren. Ons ‘gerommel’ met de printers op kantoor leidt dan ook niet alleen tot stilstaande productieprinters in de centrale repro, maar ook tot veel te hoge kosten bij de kantoorprinters, zoals ook blijkt uit een recent rapport van Quocirca.
Veel bedrijven hebben al stappen ondernomen om hun printkosten in de kantooromgeving te verlagen door managed print services (mps). Mps is een bewezen manier om kosten te reduceren en complexiteit en risico’s van niet-beheerde printers te verlagen, waarbij gebruik wordt gemaakt van assessments, optimalisatie en voortdurend monitoren en managen van het printerpark. De centrale repro wordt daarbij vaak niet meegenomen. Veelal doordat er bij de keuze voor de repro beslissers zoals facility en procurement managers betrokken zijn, anders dan de it-afdeling die veelal over mps beslist.
Eén contract
Er kunnen grote voordelen worden behaald bij het uitbreiden van het mps-contract door ook de centrale repro onder hetzelfde contract te brengen. Door het combineren van het management van de centrale repro met de kantoorprintomgeving kunnen bedrijven er zeker van zijn dat hun documentproductie is geoptimaliseerd in de gehele onderneming. Om te bepalen welke documenten er in de centrale repro zouden moeten worden geprint en welke externe drukopdrachten naar de centrale repro teruggehaald kunnen worden, zijn geïntegreerde workflow tools onontbeerlijk. Deze stellen complexe printtaken in staat om deze van de kantoorprinters door te geleiden naar de centrale repro, en daardoor optimaal gebruik te maken van de machines met zo min mogelijke verstoring voor de organisatie.
Het routeren van printopdrachten stelt it-managers in staat om printvolumes te controleren. Daarmee kunnen centrale repro’s de dienstverlening verder verbeteren. Centrale repro’s zullen echter wel veel meer moeten doen aan hun zichtbaarheid om kantoormedewerkers ook daadwerkelijk de toegevoegde waarde van de dienstverlening te laten zien. Een manier om de zichtbaarheid van een centrale repro te verhogen is het creëren van een online aanwezigheid door gebruik te maken van web-to-print (w2p).W2p vereenvoudigt het beheer en het indienen van printopdrachten waardoor centrale repro’s veel efficiënter en met snellere responsetijden kunnen werken.
In het kader van kostenbesparing, duurzaamheid en, laten we eerlijk zijn, frustratie op de werkvloer kan het dus verstandig zijn om niet alleen over mps na te denken, maar in die keuze ook de centrale repro eens te betrekken.
Daar heb ik een mooi voorbeeld van in het klein.
Een heel klein bedrijfje met 3 PC’s en 4 Printers, 1 voor speciale formuliertjes een oude zw/w laserprinter, 1 MFC zw/w laser, 1 kleurenlaser en een office inkjetprinter.
Die formuliertjes kunnen ook van alle andere printers geprint worden, de kleurenlaser hing niet in het netwerkje, maar was wel voorzien van een ethernetaansluiting.
Het klopt, beleid bij printen wordt onderschat, net als de besparing daarmee.