Verborgen weetjes over storage-infrastructuur

Naarmate organisaties steeds meer opslagruimte nodig hebben, wordt het maximaliseren van de investering in storage steeds belangrijker. Nieuwe storage-oplossingen vereisen in de eerste jaren na installatie weinig aandacht, maar naarmate de tijd vordert, zullen infrastructuur & operations (i&o) experts een aantal belangrijke keuzes moeten maken. Als het het einde van de initiële garantieperiode van storage-apparatuur bijvoorbeeld nadert, kunnen zij van fabrikanten de eerste voorstellen verwachten om te upgraden, ongeacht de daadwerkelijke staat en betrouwbaarheid van de apparatuur. Daarom is het van cruciaal belang om vier dingen te weten die fabrikanten je nooit zullen vertellen over storage.

Vier weetjes

Nieuw is niet altijd beter. Fabrikanten zullen hoogstwaarschijnlijk over upgrades van de door hen geleverde apparatuur beginnen wanneer het eind van de officiële garantieperiode nadert, wat meestal rond drie jaar is. Je hoeft hierdoor echter niet onmiddellijk in actie te komen. Als je huidige infrastructuur nog aan de prestatieverwachtingen voldoet, waarom zou je dan aan een dure upgrade beginnen als je veel tijd en geld kunt besparen door niets te doen, en bovendien zonder enige verstoring van de bedrijfsvoering?

Hetzelfde geldt voor het investeren in de laatste technologische snufjes als de huidige operatie nog prima draait. Het adagium 'niet repareren als het niet kapot is' gaat hier absoluut op. Geef daarom je capex een enorme verlichting door je te realiseren dat je er ook andere oplossingen bestaan voor het verlagen van opex.

Fabrikanten handelen uit eigenbelang. Uit onderzoek blijkt dat i&o-leiders die zich beperken tot door de leverancier geleverd onderhoud vaak geconfronteerd worden met gedwongen infrastructuurupgrades. Dit heeft te maken met het strafbeleid van de leverancier met betrekking tot de prijzen voor ondersteuning na de vaste garantieperiode. Het onderhoud van hun systemen wordt dan kunstmatig duurder gemaakt dan het vervangen ervan. Dat dwingt bedrijven om hun systemen te vervangen, en zo de kosten onder controle te houden. Als gevolg komen deze bedrijven in single-source scenario’s terecht waarbij hun gevestigde fabrikant bovendien onderhoudsvrijstellingen gebruikt om de concurrentie van nieuwe leveranciers buiten de deur te houden. Dat is geen eerlijke situatie, maar het komt maar al te vaak voor.

Het domweg meegaan in deze vervangingscyclus is vaak echter niet in het belang van de organisatie, maar vooral gunstig voor de leverancier. De apparatuur kan na de vaste garantietermijn namelijk vaak nog een stuk langer mee, zeker als die nog prima voldoet en er verder geen behoefte is aan de nieuwste technologische snufjes. Overweeg in plaats daarvan een onafhankelijke derde partij in te schakelen voor het onderhoud van je storage-activa die je een objectieve evaluatie geeft, en je niet tot verplichte vervanging dwingt.

Realiseer je dat je keuze hebt. Third party maintenance tpm) van onafhankelijke it-serviceproviders raakt om diverse redenen in een stroomversnelling. Denk bijvoorbeeld aan de mogelijkheid om meer flexibiliteit te verkrijgen bij het verlengen van de levensduur van de nog steeds levensvatbare it-apparatuur, inclusief opslag.

De belangrijkste kernwaarde van tpm-providers is namelijk het verlagen van de onderhoudskosten van oudere storage-arrays. Door van tpm gebruik te maken, geef je een sterk signaal af aan je fabrikanten dat zij moeten onderhandelen als het erom gaat je organisatie als klant te behouden.

Vervolgens is het zelfs een optie om meerdere offertes aan te vragen voor je ondersteuningsbehoeften. Zelfs als het plan is om uiteindelijk bij de bestaande fabrikant te blijven, zal de nieuwe concurrentie je onderhandelingspositie aanzienlijk verbeteren. Uit onderzoek is gebleken dat tpm vaak 40 tot 70 procent goedkoper is dan het door de leverancier geleverde hardwareonderhoud, of 3 tot 9 procent van de kosten van het systeem voor de gebruiker.

Stap buiten je comfortzone. Bijna iedereen voelt zich ongemakkelijk bij het verkennen van nieuw terrein, en dat geldt dus ook voor tpm. Omarm daarom het idee dat buiten je comfortzone treden een vrijbrief is om vragen te stellen, alternatieven te overwegen en nieuwe kennis op te doen. Dat is immers waar elk rfp-proces (request for proposal) over moet gaan. Vraag een gedetailleerde oplossing aan, neem geen genoegen met een lijst productaanbiedingen, en wees voorbereid om erover te onderhandelen.

Vraag een aantal partijen naar hun beste suggesties over het onderhoud van je infrastructuur, voeg bedrijven toe die zich niet beperken tot één fabrikant en diskwalificeer onmiddellijk elke partij die propriëtaire oplossingen aanbiedt. De sleutel is het vermijden van vendor lock-in en het vergroten van de flexibiliteit.

Ervaring opdoen

Als je vragen een onverwachte nieuwe inzichten of een betere deal opleveren, dan heb je het belangrijkste doel al gehaald. En wees dan ook dapper genoeg om dit te omarmen. Wil je de tpm-wateren eerst testen voordat je er volledig in stapt? Probeer dan eerst eens om je oude storage-arrays opnieuw in te zetten voor niet-bedrijfskritische omgevingen, om zo ervaring op te doen met tpm of als middel om de weerstand tegen het gebruik ervan te overwinnen.