Miljoenen verspild door gebrekkig risicomanagement

Software vertegenwoordigt veel kapitaal. Dat wordt de komende jaren alleen maar meer omdat de verdienmodellen van de succesvolste organisaties erop gebaseerd zijn. Tegelijkertijd vergroot dit de financiële risico's van software voor bedrijven. Het risicomanagement heeft vaak het niveau van de jaren tachtig, toen software een bijproduct was. Dit moet in 2018 veranderen.

Dertig jaar geleden gebruikten bedrijven software met name voor kostenbesparing en ondersteuning. De rol van bedrijfssoftware is tegenwoordig significanter. Het is een differentiërende succesfactor, en het fundament onder verdienmodellen. Vraag het maar aan bedrijven als Alphabet, Amazon, Uber of Airbnb: software is de belangrijkste bedrijfs-asset, belangrijker dan kantoorgebouwen of het wagenpark.

Het is niet verwonderlijk dat de budgetten voor software de afgelopen jaren flink zijn gegroeid. Uitgaande van de forecasts van Gartner zal die groei doorzetten. Je zou daarom verwachten dat de administratie en het management van deze assets strak op orde is.

Het afgelopen jaar hebben we dit onder vijfhonderd financiële- en it- directeuren laten onderzoeken door No Ties. Het tegendeel blijkt: slechts de helft van de ondervraagde organisaties heeft een vorm van administratie rond de softwarehuishouding. Net zo weinig bedrijven hebben een verantwoordelijke man in dienst voor het naleven van contracten met softwareleveranciers. En dat brengt financiële risico’s met zich mee.

Alleen al het in kaart brengen van de complexe wereld van licenties, gebruiksrechten en voorwaarden die gelden voor specifieke bedrijfssituaties is een lastig karwei. Voor iedere softwareleverancier – en dat zijn er honderden per organisatie – gelden andere voorwaarden en definities voor bijvoorbeeld virtualisatie of (server)gebruik, of gebruik van applicaties door api’s (indirect gebruik). En dan hebben we het nog niet over de uiteindelijke naleving. Organisaties zijn uiteindelijk zelf verantwoordelijk voor het voldoen aan de voorwaarden van een softwareleverancier.

Dat ondervond de Nationale Politie afgelopen jaar ook. Ze had miljoenen betaald aan ongebruikte licenties van Microsoft. De politie stapte naar de rechter met een compensatie-eis. Die oordeelde dat de gebrekkige administratie niet te wijten was aan Microsoft.

Software levert voor organisaties een meerwaarde. Je kan zelfs stellen dat het aan de kern van onze economie ligt. Helaas onderschatten organisaties nog steeds de toegevoegde waarde van het goed managen van deze asset, en dat leidt tot overbodige risico’s. Goed voornemen voor 2018: maak samen met it, de juridische en financiële afdelingen serieus werk van je softwarebeheer. Software is een kapitaalgoed, beheer het ook als zodanig.

(Deze bijdrage is afkomstig uit Computable Magazine, editie 01/2018.)