"Wat is er toch loos met het ict-projectmanagement en Prince II in het bijzonder", vraagt Jos Keetels zich af. "Prince II blijkt spreadsheetmanagement en ‘cover your ass’-gedrag uit te lokken
Normaal klim ik niet zo heel snel in de pen, maar ‘Elimineer het verrassingselement’ van John Roos (26 september 2003) was mij toch iets te gortig. Stelt u zich eens voor dat u een auto heeft gekocht die bij oplevering scheef op de wielen blijkt te staan. Wat zou u ervan vinden als de verkoper met droge ogen zou zeggen dat de stand van de wielen in het koopcontract niet is vastgesteld, maar dat hij het wel wil verhelpen tegen de geringe extra vergoeding van 150 euro per uur, zonder aan te geven hoeveel uren daarin gaan zitten? Zie hier in een notendop het ict-verwachtingsmanagement.
Helaas blinken vele ict-projecten (vooral Prince II) uit in onvoorspelbaarheid van het eindresultaat en ontevredenheid bij klant en gebruiker. Wat is er toch loos met het ict-projectmanagement en Prince II in het bijzonder?
Hongerlijders
Prince II is zonder meer geschikt voor educatieve doeleinden, maar in praktische zin totaal ongeschikt, zeker voor het managen van projecten. Ik noem enkele redenen, die ieder op zich reeds ernstig genoeg zijn.
De herkomst van Prince II (stroperige Britse telecom en overheid) zou reeds voldoende reden moeten zijn om grote terughoudendheid te betrachten.
Iedere meer of mindere betrokkene moet behoorlijk van Prince II op de hoogte zijn om te weten hoe hij het spel moet spelen. Terecht merkt Roos op dat dit vaak te wensen overlaat en dat bijvoorbeeld een stuurgroep veelal onvoldoende weet hoe dat in elkaar steekt. Met aan zekerheid grenzende waarschijnlijkheid zal dit dus op verwachtingsmanagement uitdraaien (uiteraard de ict-variant). Overigens is het toch volslagen belachelijk als een projectmanagementmethodiek zo in elkaar steekt dat het gehele peloton van betrokkenen een week op cursus moet.
Prince II blijkt spreadsheetmanagement en cya-gedrag (cover your ass) uit te lokken. Voor Prince II moeten grote aantallen lijstjes worden geadministreerd. Dit leidt onafwendbaar tot waterhoofdmanagement en risicomijdend gedrag. In geval van stront aan de knikker kan dan de schuldvraag van de eigen gelederen worden afgewenteld. Het mag duidelijk zijn dat dit een verkeerde focus oplevert en het verloop en eindresultaat van projecten niet ten goede komt. Voorgaande betekent onevenredig veel werk en overleg, en dus vele uurtjes-factuurtjes. Niet onlogisch dus dat dienstverleners als Sogeti, Pinkroccade, Atos en andere hongerlijders Prince II promoten.
Kamergeleerden
Uitbesteding aan peperdure projectmanagers is toch idioot als deze onder Prince II tot loopjongens worden gedegradeerd die de status-quo administreren en alle verantwoordelijkheden naar besturen (stuurgroep & co), uitvoerenden en gebruikers kunnen afschuiven en dus ook afschuiven. Veelal volgt in het kielzog van een projectmanager nog een heel peloton van project- en teamleiders, die allemaal noodzakelijk zijn om de gigantische administratie te voeren.
Prince II, vooral de fasering, lijkt misschien prachtig, maar leidt tot bijzonder slechte onderhandelingsposities met leveranciers, met name de zogenaamde dienstverleners van projectmanagement. Veelal komen klanten voor een voldongen feit te staan. Ten onterechte schamen de verantwoordelijke bestuurders zich voor hun gebrek aan strategisch inzicht in de voor hen onbekende materie. Zonder uitzondering wordt om gezichtsverlies te voorkomen koste wat kost het project voortgezet. Uiteraard wordt de voortzetting en de mandatering daarvoor keurig in Prince II geadministreerd, zodat de klant dit niet later ter discussie durft te stellen. De zogenaamde Prince II ‘businesscase’ blijkt in de praktijk weinig soelaas te bieden. Er is een soort ‘Betuwelijn-effect’.
Grondige bestudering van het rode Prince II boekje leidt onafwendbaar tot het diploma. Een systeem om projectmanagement-kamergeleerden te ontwikkelen is helaas een feit en biedt klanten (de goede projectmanagers niet te na gesproken) tegen de hierboven geschetste achtergrond de garantie op weloverwogen en doorwrocht verwachtingsmanagement. De arrogantie en zelfgenoegzaamheid van Prince II blijken overigens zelfs uit de examenvragen. bijvoorbeeld: ‘Waarin onderscheidt Prince II zich van alle andere projectmanagement methoden’.
Helaas heeft de ict-branche tot op heden wat betreft management en kwaliteitsgedachte te weinig van andere industrieën (automobiel, elektro- en elektronica, telecommunicatie) geleerd en loopt de branche daarmee decennia achter. < BR>
Handel naar de geest van prince II en een ervaren projectmanager weet wat nuttig is in zijn project. Jou ontwikkelde competenties zijn medebepalend of een methode effectief wordt toegepast! Succes Kaushel
Beter Laat dan nooit,
ik hoop dat Jos Keetels inmiddels heeft ervaren dat Prince II wel toegevoegde waarde kan hebben.
Ik geloof dat Jos Keetels simpelweg de essentie van Prince II gewoon niet begrepen heeft. Onvoorspelbaarheid heeft niets te maken met Prince II (of welke PM-methodiek je dan ook gebruikt) maar de manier waarop je de verwachtingen hebt vastgelegd.
Voor Software Development ICT-projecten is het overigens vaak slimmer om gebruik te maken van bijvoorbeeld RUP, omdat daar ook de focus van PM ligt op Software Development. RUP is als je er goed naar kijkt hetzelfde van structuur als PRINCE II, maar heeft specifieke SD elementen.
Het voorbeeld over scheven wielen is natuurlijk ook een dramatische vergelijking… Overigens zie ik weinig terug over hoe het dan wel zou moeten, maar misschien dat we dat ook niet mogen verwachten van iemand met
een M(ore) B(ullshit) A(vailable).
Typisch gevalletje: de methode is belangrijker geworden dan de inhoud. Dat zie je vaak in de ICT. Regelmatig kom ik in aanraking met “ICT-ers” (eigenlijk ambtenaren) die beweren dat iets niet kan vanwege… allerlei Prince2, SLA en ITIL redenen.
Praktisch en pragmatisch, dat zijn goede methoden 😉
In mijn optiek is Prince II een prima kapstok voor minder ervaren project manager en overzichtelijke projecten. De crux zit in het juist definieren van de componenten. De voordelen van prince 2 zijn echter ook de nadelen. Zoals de auteur aangeeft werkt het rigide volgen van de methodiek tot burocratie en afschuif gedrag. Het is bij toepassing van prince2 dan ook belangrijk om altijd “Best practices” toe te passen en de methodiek te tailoren op de organisatie en omstandigheden, hier zijn echter wel weer skills voor nodig die niet eenvoudig via een cursus op te doen zijn.
Mijn ervaring is dat, bij software ontwikkeling, Agile ontwikkeling veel van de dillemas en problemen van prince2 kan wegnemen. Echter ook Agile development kent zijn beperkingen. Wat er dus op neer komt dat projectmanagement gewoon een echt vak is waardoor er logischerwijs goede en slechte pm-ers zijn.