Complexiteit veroorzaakt onrust en stress. Hoeveel Nederlanders gebruiken maar een deel van de functionaliteit van hun mobiele telefoon met mp3-, navigatie-, pda- (en telefoon-)mogelijkheden? Of alle functies van hun dvd-recorder? Vaak weten ze wel bij aanschaf welke functionaliteiten op en aan het artikel zit, maar het gebruik is verre van eenvoudig. In dit artikel ga ik in op eenvoud als waarde in het beleid van de ict-organisatie.
De wereld om ons heen wordt complexer en daardoor onoverzichtelijker. Je hebt mensen die van complexiteit houden, maar velen vinden het een ramp en willen eenvoud. Eenvoud is echter moeilijker dan complexiteit. Eenvoud vereist een creatieve geest en een voortdurend zoeken naar alternatieven. Om eenvoud te bereiken dien je het onderwerp goed te kennen. Pas dan heb je de mogelijkheid om complexiteit terug te brengen tot de kern. Eenvoud is niet hetzelfde als simplificatie. Bij eenvoud heb je het over het vermogen om complexiteit te reduceren tot de kern. Bij simplificatie reduceren we de complexiteit tot iets wat aan de kern voorbij gaat. Je ziet dit sterk terug in politieke debatten waar met behulp van populisitsch taalgebruik simplificatie tot een vorm van kunst wordt verheven.
Hoewel er veel vraag is naar eenvoud, wordt eenvoud zelden als waarde in het beleid van een ict-organisatie gehanteerd. De vraag is waarom? Het antwoord is eenvoudig. Veel mensen zijn gebaad bij complexiteit, want dat geeft hen bestaansrecht. Wil je als bestuurder eenvoud nastreven, dan moet je hier een bewuste keuze voor maken. Eenvoud als nieuwe waarde in het beleid van de ict-organisatie.
Van belang is het om jezelf bij de invoering van eenvoud vier vragen te stellen:
1. Waarom doen we de dingen zoals we doen?
2. Moeten we de dingen blijven doen zoals we doen?
3. Wat zou er gebeuren als we het niet meer doen?
4. Wat zou er gebeuren als we het proces wijzigen?
De dagelijkse gang van zaken ter discussie stellen is al een eerste stap in de goede richting. Soms zijn we ergens zo aan gewend aan dat elke verandering ondenkbaar lijkt. Door vraagtekens te plaatsen bij de huidige wijze waarop wij naar dingen kijken in onze organisatie en kritisch te kijken naar onze werkwijzen, kunnen we vragen formuleren die ons ondersteunen in de zoektocht naar vereenvoudiging. Wanneer je je te makkelijk aanpast aan bestaande zienswijzen, werkwijzen en systemen kan het gebeuren dat je nooit beseft dat het huidige systeem aan verandering toe is. Eenvoud als nieuwe waarde in jouw organisatiebeleid: durf jij de uitdaging aan?
Kees Groeneveld MBA QC RI
Senior partner
Xperts-4U
