Het maken van een business case is vaak het domein van ict. Het wordt tijd dat de business inziet dat ook zij een eigen verantwoordelijkheid en belang heeft om mee te werken aan het maken van de case. Daarbij moet de business case meer opleveren dan alleen traditionele roi-kengetallen.
Op het oog een simpele actie van brouwerij B. Oranje-babes in oranje jurkjes op de tribune tijdens het WK. Op het spreekwoordelijke bierviltje noteert het management van B de baten en lasten. B scoort enorm met haar naamsbekendheid. De investering van het gehele project bedraagt volgens deskundigen circa 100.000 euro (exclusief juridische en bijstandkosten). Alleen al op basis van de free publicity is de roi van de investering enorm hoog. Maar de echte business case komt nu. Als gevolg van een toegenomen bekendheid en exposure is een potentiële stijging mogelijk van het omzet- en afzetaandeel. Dit is waar het om gaat en is het beoogde resultaat van de investering. Ongetwijfeld heeft B op deze punten berekeningen uitgevoerd. Wellicht ook voor de consequenties van de voorraad en de productie. B maakt een uitsplitsing van een totale roi naar potentiële financiële voordelen over de relevante bedrijfsprocessen.
Het is juist dit punt dat ict én de business het vaak af laten weten. De financiële business case, de roi, bestaat vaak uit een berekening op basis van een geschat totaal voordeel tegenover data uit een offerte van de leverancier. Uitgevoerd door een ict-projectmanager of ict-programmadirecteur. Daar houdt het ook vaak op. Er is vervolgens onvoldoende inzicht wat de specifieke potentiële financiële voordelen zijn. Er wordt in dit verband te weinig gekeken naar de impact op ict en op de operationele efficiency van de business. Dat geldt ook voor potentiële omzet voordelen en de waarden die voor de betrokken stakeholders van belang zijn. Cruciale stuurinformatie over de economische looptijd van de investering om het project optimaal te laten renderen ontbreekt: potentiële voordelen op procesniveau, bijbehorende financiële waarden en de ranking van deze waarden.
Wanneer de oplevering en de acceptatie achter de rug is, gaan we over tot de orde van de dag. Op naar een volgend traject en de business gaat daarin mee. Heren business, wordt wakker, u hebt ook een projectverantwoordelijkheid! Een ict-project is ook een businessproject. Waarom vraagt, nee eist u niet een detailimpact van een ict-investering op uw bedrijfsactiviteiten? Waarom werkt u niet samen met ict? U hebt kennis van de bedrijfsprocessen en ict van de technologie en de gebruiksmogelijkheden. Combineer deze kennis, u werkt ten slotte voor dezelfde baas. Bereken samen de roi en de potentiële voordelen en creëer cruciale stuurinformatie. U wilt toch ook dat de ict-investering leidt tot meer dan betere business? Neem ook de verantwoordelijkheid voor het realiseren van potentiële voordelen en manage dit proces ook. Beleg deze verantwoordelijkheid bij één van de stakeholders binnen de business. Bereken een jaar na implementatie de financiële waarden van de potentiële voordelen op basis van hetzelfde roi-model door, nu met de actuele data en stuur eventueel bij. Gegarandeerd dat ict en business samen met een biertje, van misschien brouwerij B, in de hand proosten op zowel een succesvolle technische als zakelijke implementatie.
Rob de Moor
Eigenaar
Discap
