Afgelopen week hebben wij een nieuwe mijlpaal bereikt door het schrijven van onze eerste formele procedure. Bij het afronden ervan had ik hier wel een dubbel gevoel bij. Voldaan en tevreden omdat het beschreven proces een goed houvast en invulling geeft aan onze behoefte. Toch echter ook een gevoel van onrust. Is dit nu het einde van onze vrijheid en het begin van een administratief bouwwerk.
Dat laatste is onzin natuurlijk, want ook in een 'agile' organisatie zijn er afspraken en procedures waar een ieder zich aan moet houden. Maar waar houdt een organisatie nou op lenig te zijn en wordt het een log, procedureel en bureaucratisch geheel. Is het aantal procedures daar een factor in? Of wellicht de invloed die mensen hebben op deze formele afspraken? Laten wij eens kijken of wij de vergelijking met een agile projectaanpak kunnen maken.
Het belangrijkste kenmerk van een agile projectaanpak is wel de retrospective meeting waarin alle procedures en afspraken bespreekbaar zijn. En daar kunnen, indien gewenst, de noodzakelijke aanpassingen doorgevoerd worden. Met andere woorden de invloed van het team op de afspraken is groot en zo zal er een set van afspraken overblijven die als 'best practices' toegepast worden.
Toch zijn alle procedures min of meer op die manier ontstaan. Op basis van een behoefte of naar aanleiding van een incident is toen door een aantal mensen een oplossing bedacht en vastgelegd in een procedure. De valkuil hierbij is niet alleen 'door een aantal mensen' maar ook het bestrijden van een symptoom zonder naar de achterliggende oorzaak te kijken. Door dit laatste ontstaat namelijk een set aan spelregels waarvan uiteindelijk niemand meer weet waarom die er zijn en welk nut ze dienen. 'Maar ja, dat hebben wij altijd zo gedaan en samen afgesproken dus je hebt je er maar aan te houden.'
Dat brengt mij direct bij mijn volgende zorg, 'hoe hou je deze procedures levend?'. Het antwoord hierop is niet echt moeilijk, namelijk door het houden van de hierboven genoemde retrospective meetings. Organiseer als organisatie eens in de zoveel tijd een meeting waarbij iedereen aanwezig is, bespreek wat er goed gaat en wat er beter kan en implementeer de afgesproken verbetervoorstellen. Dit houd je lijst van afspraken levend en bij de tijd.
Tenslotte nog de vraag 'hoe draag je ze over aan nieuwe deelnemers?'. Behalve een opsomming van welke procedures er zijn en waar ze te vinden zijn is het belangrijk om ook het waarom van de procedure te begrijpen en over te dragen. Wat is het achterliggende idee achter deze procedure? Dit kan trouwens prima vast gelegd worden in de vorm van een 'User Story'. De syntax daarvan 'As a , I want so that ' geeft hier de mogelijkheden voor. In ons geval ging het om de procedure voor beoordelingen en zou de User Story als volgt kunnen luiden: Als groep van deelnemers willen wij de beoordelingsprocedure, zodat alle deelnemers eens per jaar concrete feedback krijgen van de groep op belangrijke aspecten en waarmee ook de juiste plaats in de ranking opnieuw wordt bepaalt.
Ik ben ervan overtuigd dat wij hiermee een lenig en op de mensgerichte organisatie kunnen bouwen en onnodige bureaucratie kunnen voorkomen. Het is natuurlijk ook een mooi alibi om eens in het half jaar met zijn allen een gezellige tijd op de hei door te brengen.
