Managed hosting door True
Deze opinie is van een externe deskundige. De inhoud vertegenwoordigt dus niet noodzakelijk het gedachtegoed van de redactie.

Is uw ICT-project ook mislukt?

 

Computable Expert

Reza Sarshar
Projectleider/ Adviseur, Kaizen Projectmanagement. Expert van Computable voor de topics Management, Infrastructuur en Digital Workplace.

We zien steeds dat een hoog percentage van ict-projecten niet succesvol afgerond wordt. Deze projecten worden mislukt beschouwd omdat ze bijvoorbeeld de kosten of oplevertijd overschrijden, het eindresultaat niet voldoet aan de eisen, het product (op lange termijn) de voorgestelde baten niet levert en nog meer. Hoe komt dat wat in het begin simpel leek te zijn uiteindelijk een fiasco is?

De kern van een ict-project is het verbeteren van informatievoorziening, zodat de aan de business gerelateerde processen slimmer, efficiënter en voordeliger gebruikt kunnen worden. Dit betekent dat de ict niet als uitgangspunt gezien mag worden, maar wel als middel. Dit feit hoort verder in de businesscase ingebed te worden. De businesscase vormt altijd het fundament van een project. De informatie uit dit document dient zeer compleet en integer te zijn. Hierdoor kun je de kans van mislukken minimaliseren en de besluitvormers tot de juiste conclusie brengen. Maar hoe krijg je dit voor elkaar?

Een andere vorm van het ontwikkelen van een ict-project zien we terug in de wijze waarop de meeste overheidinstellingen en gemeenten aan een project beginnen. Na een onderzoek wordt de behoefte aan een dienst of product gedefinieerd. Deze behoefte wordt in een beknopt informatiedocument en een aanbestedingstraject aan eventuele leveranciers verwoord. In dit traject worden criteria en hun scorepercentages opgesteld. We zien helaas dat de prijs van het totale project het hoogste scorepercentage heeft.

Wat meestal hierin vergeten wordt is ‘het waterbedeffect’(hier druk je op, daar zet het op)! Doordat de prijs de hoogste score heeft, proberen inschrijvers met scherpe offertes de opdracht te winnen. Dit gaat in praktijk zeker ten koste van kwaliteit van verschillende aspecten van het project. Als dit project later uit planning of budget loopt of als de producten niet overeen komen met de gewenste kwaliteit of eisen dan moeten we niet klagen over ‘weer een mislukt ict-project’.

De weg naar voorstelbare ict-projecten

Er zijn een aantal aspecten van een ict-project die of onderschat worden of minder aandacht krijgen. Juist deze zaken kunnen later voor mislukking van een project zorgen.

- Vooronderzoek:
Een vooronderzoek dient in verschillende fases van het opstellen van businesscase plaats te vinden. De kans op het succesvol afronden van een project kun je vergroten door op voorhand grondig uit te zoeken wat het probleem is, wat de behoefte is, wat de verschillende scenario`s zijn en vervolgens wanneer een mogelijk oplossing gevonden is, wat de financiële (Capex en Opex) en technische consequenties en effecten op verschillende bedrijfsprocessen zijn. Behalve deze onderwerpen dient ook gekeken te worden naar het effect van deze verandering op de organisatie zelf (mensen) en hoe de transitie en het verandermanagement plaats gaan vinden.

De onderzoekfase zal misschien veel tijd in beslag nemen, maar de duidelijkheid die hierdoor verschaft wordt, verstevigt het fundament van het project, verkleint de kans op mislukking en geeft de besluitvormers meer zicht in wat er gaat gebeuren

- Complexiteit:
We zien meestal dat de complexiteit van een ict-project in het begin wordt onderschat of niet wordt gezien. Het tot de bodem uitzoeken hoe groot de omvang van deze verandering is, wat het effect en de relatie van deze verandering op direct en indirecte processen is, zal veel tegenslagen en onwetenheden van tevoren wegnemen.

- Duidelijkheid
De uitslag van het vooronderzoek is de basis van de afspraken die verder met de interne organisatie en externe leveranciers gemaakt worden. Een duidelijke communicatie met de juiste beeldvorming voor beide partijen dient de misverstanden, die later de koers van het project veranderen, te voorkomen. De communicatie met de interne organisatie dient ook zodanig te zijn dat er voldoende draagvlak gecreëerd wordt. De inzet en steun van de interne organisatie is belangrijk voor het succesvol afronden van het project.

- Second opinie
De opzet van een business case kent verschillende lagen en bouwstenen, zoals de beschrijving van het probleem, de behoeftes, verwachtingen, financiële zaken, alternatieven, risicoanalyse, mogelijke oplossing en nog meer. Laat je businesscase, voordat je het aan besluitvormers voorlegt, door een objectieve partij bestuderen. Deze review dient de zaak op ict, financieel en bedrijfskundige aspecten te toetsen.

- Pas op voor de lawine
Voor het vinden van een oplossingen en alternatieven moeten we de leveranciers benaderen! Wanneer je met deze informatie (RFI) naar buiten gaat kan je een lawine van marketing en opportuniteit over je heen krijgen. Deze fase kan al het begin zijn van de mislukking van het project. Het gevaar bestaat dat de businesscase door de marketingactiviteiten gemanipuleerd wordt. Hierdoor wordt de focus bij de essentie van businesscase (het verbeteren van bedrijfsprocessen) weggehaald en op ict-producten gevestigd. Met andere worden, laat je businesscase niet door dit opportunisme veranderen en hou de controle over je businesscase.


Uiteraard zijn er nog meer interne en externe zaken die invloed kunnen hebben op dit traject. Heb je je werk goed gedaan, dan weet je nog niet wat zich verder achter de gesloten deuren van de directiekamer afspeelt! Een ding is echter wel duidelijk: wat er dan ook gebeurt, het ligt niet meer aan de businesscase!

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/4082753). © Jaarbeurs IT Media.

?


Lees meer over


 

Reacties

Reza,
ik heb je artikel met belangstelling gelezen, maar de volgende passage vind ik onbevredigend en onduidelijk:
"Doordat de prijs de hoogste score heeft, proberen inschrijvers met scherpe offertes de opdracht te winnen. Dit gaat in praktijk zeker ten koste van kwaliteit van verschillende aspecten van het project. Als dit project later uit planning of budget loopt of als de producten niet overeen komen met de gewenste kwaliteit of eisen dan moeten we niet klagen over ‘weer een mislukt ict-project’."
Wie is "we" hier en waarom behandel je niet ook het inschrijvingstraject (offertetraject) in je verhaal?
Ook interessant vind ik de volgende vraag: Hoe lang zou een project maximaal mogen duren om nog project te heten?
Ik denk dat een project qua tijdsplanning zeer strak moet worden opgezet en uitgevoerd om iedereen bij de les te houden en de aandacht niet te laten verslappen.



Robert,
Hopelijk heb ik je goed begrepen want daar baseer ik mijn antwoord op:

Met "We" bedoel ik de algemene reactie (bedrijven, mensen, media etc) op een project wanneer het niet goed ten einde komt.

Ik heb wel "het inschrijvingstraject" in dat deel behandeld. De regels rondom de scorelijst van prijs, product, diensten etc zijn in dat traject opgenomen. Ik heb de afgelopen tijd vaak met aanbestedingen van gemeenten te maken gehad. Ik kan je een ding zeggen, met hun gedrag willen de gemeenten voor een dubbeltje op de eerste rij zitten!! Iets wat echt niet gaat werken.


En "Hoe lang zou een project maximaal mogen duren om nog project te heten?". Zie je het project door de bril van de leverancier of de opdrachtgever? Ik denk dat dit afhankelijk is van veel zaken zoals het eind product.

Ik zou ook een project met strakke tijdsplanning willen hebben . Maar meestal lukt dit me niet! Ik ben namelijkj afhankelijk van de beschikbaarheid van interne en externe resources.

Reza,
jouw reacties zijn interessant.
"we" is dus heel breed geformuleerd.
In de media komen toch alleen maar verhalen over mislukte projecten? Als er sprake is van onrealistische budgetten en tijdsplanning etcetera waarom nemen de ICT-bedrijven dan toch maar alles aan? Dit imago heeft de branche toch wel nog steeds: Alles maar aannemen en beloven.

Robert,
Naar mijn mening, is het doel van de leverancier het binnenhalen van het project. In deze fase is er veel onwetenheden en hierdoor worden veel zaken minder goed of verkeerd ingeschat. De complexiteit van het project is pas zichtbaar wanneer je als leverancier het project toegewezen krijgt en in de keuken van je opdrachtgever mag kijken. In deze fase zou je uit kunnen komen bij onrealistische budgetten en tijdsplanning. Maar ja, je wil je project niet teruggeven !!

In je tekst tel ik 10 keer het woord "businesscase". Vooraf goed nadenken helpt. Dat geloof ik zeker. Maar een goede businesscase garandeert nog lang niet dat je project gaat slagen. "De kern van een ict-project is het verbeteren van informatievoorziening" schrijf je. Dat "verbeteren" doe je al voor een deel in de businesscase, maar zeker ook in alle projectfasen daarna. Waarin je net zo hard zaken als deskundigheid en draagvlak nodig hebt.
Omdat ik soms de indruk krijg dat de businesscase wordt gezien als de heilige graal, dus toch maar even de ontnuchterende opmerking dat je daarmee een goede start maakt, maar er nog lang niet bent.

Mijn ervaring is dat ICT projecten vaak falen omdat bedrijfsprocessen niet begrepen worden.

Wat ik zelf een belangrijke randvoorwaarde vind bij het uitvoeren van een project is dat het domein goed beschreven wordt. Een domein maak je samen met mensen die inhoudelijk snappen hoe de branche (verzekeren, produceren, logistiek) werkt en hoe het bedrijf er momenteel mee omgaat. Door techneuten te betrekken kun je samen komen tot een "wereld" beeld, en dan volgt het belangrijkste wat ik samenvat in een quote van John Gall's law: A complex system that works is invariably found to have evolved from a simple system that worked. The inverse proposition also appears to be true: A complex system designed from scratch never works and cannot be made to work. You have to start over, beginning with a working simple system.

Als laatste is cultuur, hiërarchie en een gebrek aan draagvlak een grote killer.

Met een goed (klein) team kunnen veel projecten goed uitgevoerd worden mits de juiste mensen voor een goed draagvlak zorgen. Methoden en technieken zijn leuk, maar goede communicatie vind ik beter. Het nadeel van een methode, of dit nu Agile, UML, Prince 2, ITIL of wat dan ook is, is dat iedereen die taal zou moeten spreken, maar dit is heel erg mijn persoonlijke mening welke ik niet kan onderbouwen met cijfers.

Als laatste wil ik nog toevoegen dat ICT een te grote stempel legt op "ICT Project". Het zet mensen op de verkeerde voet. Ieder ICT project leidt tot een organisatie verandering (geen uitzonderingen). Met andere woorden; door het gebruik van ICT krijgen projecten vaak een te grote zwaartepunt in techniek.

Met de opmerking van hkoppen dat “ieder ICT project leidt tot een organisatieverandering” ben ik het niet eens, tenzij hij met “organisatie” de ICT beheer organisatie bedoelt. Maar zelfs dan hoeft een project nog niet wezenlijk een organisatieverandering in te leiden, maar bijvoorbeeld slechts een procedurewijziging.
Overigens ben ik van mening dat juist organisatieveranderingen, of misschien meer nog veranderingen in de vraag vanuit de organisatie (en dan bedoel ik hier het primaire proces), leiden tot ICT projecten en niet andersom.

Beste Ad & Henri,
Ik ben het eens met de zaken die jullie benoemd hebben. Ik probeerde dit verhaal leesbaar, kort en interessant te houden. Daarom moest ik me beperken tot een aantal punten (terwijl ik er een boek over kan schrijven!!). Keuzes maken is soms moeilijk!!

Ik vind dat de inhoud van dit artikel dankzij de reacties van de lezers completer is geworden.
Mijn dank voor jullie bijdrage.

@hk: Het gaat inderdaad om de definitie van "organisatie verandering", een procedure wijziging zie ik ook al als een organisatie verandering. Mensen moet iets anders doen dan dat ze deden, maar je kunt dit uiteraard ook anders zien en het leidt vaak ook tot een verandering in de ICT beheer organisatie.

Ben het ook eens met dat organisatieveranderingen leiden tot ICT projecten, ze gaan dus hand in hand, kip en het ei.

Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×