Managed hosting door True
Deze opinie is van een externe deskundige. De inhoud vertegenwoordigt dus niet noodzakelijk het gedachtegoed van de redactie.

Gordon Ramsay specialist complexiteitsreductie

Scheldend orde op zaken stellen

 

U kent het vast, het programma Oorlog in de Keuken van Gordon Ramsay. In het programma stelt de eigenzinnige chef-kok scheldend orde op zaken in restaurants. Ramsay bezoekt het etablissement, observeert, proeft, laat een bom ontploffen en gaat vervolgens aan de slag om de complexiteit van de processen in de organisatie te reduceren. Hij creëert randvoorwaarden voor een goedlopend en uitnodigend restaurant. Ook in grotere organisaties doet complexiteit afbreuk aan de core business. Op verschillende plaatsen in de organisatie kan complexiteit worden gereduceerd. In dit artikel richten we ons op ict, informatiemanagement, organisatie inrichting en cultuur.

Simpel systeem versus complex systeem

Wetenschappers hebben regelmatig geprobeerd om complexiteit in organisaties in beeld te brengen en het gedrag van systemen te verklaren. Hieruit zijn veel verschillende definities van complexiteit opgesteld. Ze hebben met elkaar gemeen dat complexiteit te maken heeft met het aantal componenten in een organisatie, de mate van samenhang daartussen en de eigenschappen van de componenten zelf.

Gordon Ramsay grijpt in bij discrepanties rondom deze componenten. Een succesvolle keuken is afhankelijk van een beperkt aantal goede gerechten. Deze gerechten hebben als eigenschap dat ze bestaan uit de beste ingrediënten, die vers en meestal eenvoudig (duurzaam) zijn en welke in een specifieke samenhang leiden tot een smaakvol en goed gerecht.

Ict helpt bedrijven bij het ondersteunen en vergemakkelijken van werkzaamheden en processen. Echter, als naar complexiteit op ict-gebied wordt gekeken, kan worden geconcludeerd dat veel grote bedrijven een complex ict-landschap kennen. Dit kan belemmerend werken bij het behalen van de doelen van het bedrijf. De kosten kunnen bijvoorbeeld te hoog worden om concurrerend te zijn of de time to market duurt te lang. Complexiteit op ict-gebied ontstaat bijvoorbeeld doordat oude en nieuwe ict-systemen, door interfaces met elkaar worden verbonden. De kosten voor het onderhoud en het beheer van dit landschap zijn hoog.

Ook blijken omvangrijke ict-projecten, zowel bij de overheid als in het bedrijfsleven, regelmatig geheel of gedeeltelijk te mislukken. In de metafoor van de keuken, kan de ict-ondersteuning worden gezien als de keukenapparatuur van het restaurant. Goede gereedschappen, apparatuur en ingrediënten helpen bij het maken van een voortreffelijk gerecht. Net als onderhoud aan het ict-landschap, wordt ook de keuken schoongemaakt, de apparatuur gerepareerd of vervangen en de routing verbeterd.

5W-aanpak

Een praktische aanpak om complexiteit te reduceren is de ‘5W'-aanpak. Deze bestaat uit de volgende stappen:
1. Wat heb ik? Begin bij een klein en redelijk zelfstandig organisatieonderdeel met het inventariseren van de systemen en de bedrijfsprocessen die door deze systemen worden ondersteund.
2. Wat heb ik nodig? Sluiten de systemen aan op de huidige en toekomstige behoefte van het bedrijf en zijn de systemen te vervangen door een standaardsysteem.
3. Wat kost dat? Breng de kosten van de systemen en dienstverlening in kaart. Als standaardisering goedkoper is kan bij het eerste kleine onderdeel worden overgegaan op de standaard. Laat de kosten hierbij niet volledig op het eerste onderdeel drukken, omdat dit onderdeel dan de kosten niet kan betalen.
4. Wat heb ik niet meer nodig? Toets elke functionaliteit aan de nieuwe standaard. Als de standaard erin voorziet, mag er geen ander systeem voor worden gebruikt.
5. Wat moet ik doen om er vanaf te komen? Vaak blijven oude systemen nog intact om gebruik te maken van enkele functionaliteiten, maar hierdoor worden doelstellingen niet bereikt. Systemen moeten daadwerkelijk worden uitgefaseerd.

Complexiteit en informatiemanagement

Organisatieonderdelen geordend in domeinen

Om de complexiteit in een organisatie te reduceren is het structureren en managen van informatie van cruciaal belang. In termen van Oorlog in de Keuken betekent dit bijvoorbeeld dat de chef-kok de keuken van de juiste informatie moet voorzien om kwalitatief goed eten op tafel te krijgen. Dit begint al met een eenvoudige en behapbare menukaart, het opnemen van de bestelling, alsook de interne communicatie in de keuken. Verstoringen met betrekking tot informatie kunnen leiden tot onbedoeld gedrag, het te laat opdienen van een diner of kwalitatief slechte maaltijden.

Om die reden kennen veel grote bedrijven sinds een aantal jaren naast de ict-functie, de functie van informatiemanagement. De informatiemanager houdt zich bezig met het voorkomen van incorrecte, verouderde, onduidelijke en te veel of te weinig informatie (systemen). Verouderde of slechte informatie (systemen) kan namelijk de complexiteit binnen een organisatie doen toenemen in plaats van vereenvoudigingen.

Complexiteitsreductie op het gebied van de informatiehuishouding kan onder andere worden bewerkstelligd door het aantal afdelingen of werkzaamheden en de relaties daartussen te verminderen en ordenen in bijvoorbeeld domeinen. Een domein is daarbij een functioneel aandachtsgebied, bedoeld om voordelen te realiseren uit schaalomvang. Deze schaalomvang kan worden behaald door middel van standaardisatie van producten, processen en systemen, onder aansturing van een regieorgaan.

Het voorzitterschap van het regieorgaan kan worden belegd bij een specifiek organisatieonderdeel, bijvoorbeeld een divisie. Het op deze manier afpellen van de complexe organisatie in logisch bij elkaar horende componenten, het standaardiseren van onderdelen, processen en technologie, wordt ook wel het opstellen van een Operation Model genoemd. Het kan helpen om werkzaamheden en processen in de organisatie te vereenvoudigen.

Complexiteitsreductie door Lean

Verspilling(Lean)

Een van de veelvuldig toegepaste principes van Ramsay is het vereenvoudigen van de menukaart waarmee ook het bereiden van de maaltijden overzichtelijker wordt. Alle extra's, liflafjes en opsmuk worden verbannen. Dit principe vinden we ook terug bij Lean. Dit betreft het elimineren van niet-waarde toevoegende activiteiten en het voorkomen van verspilling in de bedrijfsprocessen. Lean richt zich sterk op standaarden. Deze standaarden zijn de op dat moment beste manieren om tot een gewenst resultaat te komen.

In het gedachtegoed van Lean valt er altijd iets te verbeteren. Hiervoor moeten de bevoegdheden, middelen en competenties dicht bij de klant worden georganiseerd. De manager stimuleert zijn team bij het leren verbeteren en uitvoeren van processen, zodat de klant de hoogste kwaliteit krijgt in de product- en dienstverlening Volgens Rob van Stekelenborg heeft Lean vooral te maken met gedrag. Lean is daarmee niet primair een complexiteits- of kostenreductieprogramma, maar een werkwijze en houding, die kan leiden tot een hogere productiviteit, kwaliteit en servicegerichte cultuur.

Complexiteit en cultuur

Complexiteitsreductie is bij uitstek een veranderingstraject. De rol van de leidinggevende en het beïnvloeden van de cultuur is daarbij van minstens even groot belang als meer harde factoren als producten, processen, systemen en structuren. Gordon Ramsay probeert de eigenaar en de crew van het restaurant zelf te doen inzien dat het niet goed gaat. Het personeel ontkent in eerste instantie en komt tot inzicht na intensieve confrontaties. Change-manager Ramsay probeert de heersende cultuur in het restaurant te veranderen.

De cultuur van de organisatie kan worden omschreven als de heersende waarden en normen die men hanteert binnen een bedrijf. Bij cultuurverandering bestaat aan de ene kant de conventionele zienswijze, waarbij de cultuur op een programmatische manier te wijzingen is. De cultuur wordt hierbij gezien als veranderbaar en maakbaar. Aan de andere kant bestaat de meer dynamische zienswijze, waarbij de cultuur continu in beweging is. Medewerkers worden hierbij betrokken in het formuleren van de cultuur, die hen stimuleert om ander gedrag te vertonen.

Het management speelt hierbij een belangrijke rol. Het moet het nieuwe gedrag faciliteren, waarden stimuleren en mensen belonen (Van Emden 2009). Omdat de verandering vanuit de interne medewerkers moet komen, is de inzet van consultants met hun programmatische en mechanische aanpak minder geschikt.

Conclusie

Er zijn verschillende invalshoeken en strategieën om complexiteit te reduceren in de organisatie indien de complexiteit het bereiken van doelstellingen in de weg staat. Het gelijktijdig reduceren van complexiteit op het gebied van ict en organisatie-inrichting is een mogelijke aanpak. De 5W-aanpak, de rol van informatiemanagement en Lean kunnen hierbij helpen. Aandacht voor cultuurverandering is hierbij cruciaal. De organisatie staat voor de uitdaging om telkens, in een gecontroleerde omgeving, uit te proberen wat het beste bij haar past, met andere woorden: te experimenteren als een chef-kok van een toprestaurant.

Michel van Emden, hoofd informatiemanagement DIM WIA bij Achmea

Bronnen

• Emden van, Michel, Mens maak(t) verschil, IT Beheer nummer 10, december 2009. pagina 15 t/m 17
• Steel, Richard Culture & Complixity, Organisations & People vol 7, no 2 pp. 2-9
• Abcouwer, A.W. J. Truijens & H. Gels, Informatiemanagement en Informatiebeleid, SDU, Den Haag, 2006
• Rob van Stekelenborg, White paper: Lean, visie principes en gedrag IG& H Consulting en Interim, Woerden
• Dekker, V. (2007a). Automatisering slokt miljarden euro's op; Overheid smijt met geld voor gebrekkige software. Trouw, 4 juni 2007.
• Dekker, V. (2007b). Automatiseringsramp lijkt onvermijdelijk. Trouw, 4, juni 2007.

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/4153783). © Jaarbeurs IT Media.

?


Lees meer over


 

Reacties

De hamvraag is in dit geval: waarom lukt het Gordon Ramsay wel en de ICT sector niet:

- Chef Ramsay heeft een duidelijke visie. Ben je het daar niet mee eens, kun je oprotten
- Chef Ramsay zoekt gedreven, vakbekwame proffesionals in de keuken. Ben je dat niet, of wil/kun je dat niet worden --> doei!!!
- Chef Ramsay is zichtbaar (en in praktijk ook hoorbaar) aanwezig op de werkvloer. Hij heeft verstand van zaken, van alle facetten die spelen in zijn vakgebied. In de ICT is dit lastig gezien de grootte en complexiteit, maar er zijn nog teveel managers die besturen vanuit de ivoren toren en geen idee hebben wat er zich op de werkvloer afspeelt
- Chef Ramsay werkt met een platte organisatie

Vertaal dit eens naar je eigen organisatie, en je komt een stuk verder. Ontslagbescherming in ons land is een mooi iets, maar bij reorganisaties werkt het helaas nog te vaak tegen je. Als je de rotte appels niet uit je organisatie kunt halen, blijft het lastig

Mijn reactie was door de meta refresh tag gesneuveld. Wellicht maar beter ook want een korte kernachtige reactie in deze is wel gepast.
De bovenstaande vergelijking gaat in zijn totaalheid niet op. Ramsey is een meester kok en in die zin ook een meester specialist. Een hoofd manager is dat bij uitstek niet. (In het wild zijn ze net zo zeldzaam als een javaanse tijger.)
Als een hoofd manager al specialistische kennis nodig heeft van specialisten zit daar vaak nog een management laag tussen.
Dus waar Ramsey direct aan kan sturen is dat binnen een ICT organisatie alleen mogelijk als deze ook klein en overzichtelijk team heeft waarbij de werkzaamheden zo algemeen zijn dat dit ook in die stijl te managen valt. Voor de gemiddelde ICT organisatie slaat deze vergelijking dus als een tang op een varken.

Complexiteitsreductie door Lean?

Lean richt zich op het elimineren van waste. Dat is de primaire doelstelling. En om dat te realiseren heb je een aantal zaken nodig. Wat uiteindelijk kan leiden tot minder complexiteit.

Hoewel, ik denk dat menig leane organisatie uiterst complex is.

Overigens, complexiteit is een gegeven dat voor mij op zich waardevrij. Complexiteit met toenemende negatieve baten, dat is het punt van aandacht. En dat kan door het tackelen van complexiteit, maar is niet altijd nodig.

Het valt mij elke keer weer op dat er voldoende aandacht is om artikeltjes te schrijven die nauwelijk iets met ons vak van doen hebben.
PaVaKe weet in een paar zinnen te verwoorden wat het probleem is.
In essentie is het hele ict probleem dan ook eenvoudig op te lossen.
- kiep alle prutsers eruit
- kiep alle overbodige management lagen eruit
- zorg voor goed gekwalificeerde mensen en beloon die naar rato.

Tja drie eenvoudige, voor de handliggende en onuitvoerbare maatregelen.
Maar ja, Waar vind je nog kundig personeel, en wie wil er in hemelsnaam nog zulke vakmensen inhuren ?

Hoe wordt PSV dit jaar kampioen? Niet door 11 sterspelers die goed/te veel betaald krijgen. Dat gaat PSV de komende tijd ook niet lukken. Maar wel door een team waarin de talenten van eenieder worden gezien, aangesproken, benut en gewaardeerd. En, volgens de echte kenners: des te simpeler het spel, des te succesvoller. Dus niks er uit kieperen, kijk alleen hoe je het voor iedereen toegankelijk en eenvoudig kunt houden en desnoods geef je iemand een keer extra aandacht. Dat werkt altijd!

Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×