Managed hosting door True
Deze opinie is van een externe deskundige. De inhoud vertegenwoordigt dus niet noodzakelijk het gedachtegoed van de redactie.

Papierloos vergaderen biedt veel meer

 

Computable Expert

Victor van der Hulst
Managing Consultant VX Company, VX Company. Expert van Computable voor de topics Management en Digital Innovation.

Nu veel organisaties tablets toestaan of zelfs actief inzetten, stijgt de vraag naar nuttige toepassingen. Want een tablet, zoals een iPad, is een fancy apparaat, maar wat kun je er nu mee op de zaak? E-mail en agenda zijn toch geen doorslaggevende functionaliteiten? Vanuit de hogere managementlagen komt vaak de vraag om papierloos te kunnen vergaderen. Is dit nu een 'nice to have' of levert het echt toegevoegde waarde en is het een 'must have'?

Een vergadering is een bijeenkomst van meerdere mensen (meestal van eenzelfde organisatie) die met elkaar spreken en/of afspraken maken over de gemeenschappelijke toekomst. Hoewel er geluiden zijn dat we beter kunnen stoppen met vergaderen, is dat in mijn ogen onmogelijk. Daar waar mensen samenwerken, is overleg over de route en het maken van besluiten onontbeerlijk. Naarmate de groep mensen groter wordt, neemt de hoeveelheid tijd die nodig is voor communicatie alleen maar toe.

Het probleem zit niet in het vergaderen, maar in de manier waarop het plaatsvindt. We kennen allemaal de vergaderingen die slecht geleid worden waardoor uitloop plaatsvindt. Of de vergaderingen waarin een deel van de medewerkers de stukken niet of nauwelijks heeft voorbereid. Met als resultaat dat de vergadering niet het gewenste doel behaalt, met mogelijk een nieuwe vergadering tot gevolg. Er wordt heel veel vergaderd in Nederland. Volgens de Volkskrant (onderzoek uit 2003) betreft het een bedrag van tientallen miljarden euro’s! Naast tijdsverlies en de hoge kosten worden we er vaak ook niet vrolijker van.

Papierloos

Papierloos vergaderen met tablets levert een positieve bijdrage aan vergaderen. Deelnemers hebben voorafgaand aan de vergadering de beschikking over de agenda en alle juiste documenten. Deze kunnen zij lezen op de tablet, zonder dat de documenten gedistribueerd of gezocht hoeven te worden door het secretariaat of de deelnemer zelf. Het toevoegen van een annotatie (de digitale versie van een markeerstift) of notitie is kinderspel. Voorbereiden kan met de tablet overal en op elk moment plaatsvinden. Hiermee wordt een belangrijke voorwaarde voor effectief vergaderen ingevuld, namelijk: maak het makkelijk! Iets dat makkelijk is, wordt als leuk ervaren.

Wanneer er gekeken wordt naar de voorbereiding (veelal een taak van het secretariaat), is een grote winst te behalen. Zoals ik al aangaf is een vergadering een bijeenkomst voor het maken van afspraken over de gemeenschappelijke toekomst. Anders gezegd is een vergadering het moment van besluitvorming (of informatiedeling) in samenwerkingsverband. Denk aan een bestuur, een projectteam of een afdeling. Allemaal verbanden waarin een groep mensen samenwerkt en geregeld samenkomt voor besluitvorming over de verzamelde en gecreëerde informatie. Samenwerken en besluitvorming horen bij elkaar. Voor een optimale ondersteuning kan dan ook het beste gekozen worden voor een vergaderoplossing die aansluit op de samenwerkingsomgeving. Of nog beter: geïntegreerd is met de samenwerkingsomgeving. Zodat de informatie (documenten), autorisaties (de mensen die samenwerken in dit verband) en besluitvorming allemaal bij elkaar worden bewaard. Dit komt niet alleen het gebruiksgemak ten goede, maar ook de veiligheid van de informatie.

Is papierloos vergaderen een nice to have? Voor de meeste organisaties niet. Wanneer er in een organisatie meer dan tien personen geregeld overleg voeren, neemt de effectiviteit van vergaderen enorm toe door de inzet van een papierloze vergaderoplossing. Effectiviteit uit zich door enerzijds korte (en mogelijk minder) vergaderingen en anderzijds betere besluitvorming. En het spreekt voor zich dat er geen papier meer aan te pas komt, wat direct een financiële besparing oplevert. Een must have dus!

Andere tips over vergaderen vind je hier.

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/5139702). © Jaarbeurs IT Media.

?


Lees meer over


 

Reacties

De auteur noemt enkel een technische oplossing. Naast inzet technisch hulpmiddel vraagt dit echter ook de nodige aanpassingen bij secretariaten (distributie)en eindgebruikers (toepassing). o.a. cummunicatie, training en begeleiding zijn kritische succesfactoren om papierloos vergaderen echt succesvol te maken.

Naar mijn mening heeft effectief vergaderen niets met het middel (tablet of papier) te maken, maar alles met voorbereiding, focus en aansturing.
Uit milieuoverwegingen is het overigens (nog steeds) verstandiger om (liefst gerecycled) papier te blijven gebruiken. De carbon footprint van een tablet is het equivalent van 14.000 vel A4 papier – dat vergaderen de meesten van ons niet snel bij elkaar. Een tablet wordt bovendien al na 3 tot 5 jaar vervangen. Dus dat is evenzo vaak opnieuw de beschikking over die 14000 vellen papier.
Dat tablets goedkoper zouden zijn dan papier geloof ik ook niet. 14000 vel papier kost 70 Euro. Tablets zijn duurder en het zijn negen van de tien keer gewoon extra werkplekken die aangeschaft, onderhouden en beheerd moeten worden. Wie al een werkplek heeft moet eerst deze maar eens goed leren benutten en zijn (deelname aan of organisatie van) vergaderingen goed voorbereiden.

Kortom: nice to have. Niets meer en niets minder

Wat een artikel en aan het eind weet je net zoveel als aan het begin. Daarin lijkt het wel weer wat op een vergadering. Zo zie je maar dat het medium er niet toe doet. Gezever komt in alle vormen.

@Peter: uiteraard is tooling niet zaligmakend en zal ook hier de nadruk moeten liggen op de organisatorische verandering. Ik heb dit verder niet benadrukt omdat dit mijns inziens voor elke IT oplossing geldt. Je hebt gelijk dat dit kritische succesfactoren zijn.

@hk: voorbereiding, focus en aansturing zijn inderdaad enorm belangrijk. Dat zie ik als de organisatische aandacht waar Peter op doelt. Wanneer je de voorbereiden zo makkelijk mogelijk maakt met tooling, is het effect het grootst. Daar kan een oplossing goed in voorzien. Ik heb nergens beweerd dat het milieu wordt gespaard met een dergelijke oplossing. Dat mag ieder voor zich bepalen. Lastige discussie. Ik ken overigens gemeenten waar een vergadering 1000+ pagina's per persoon betekent. (Dat zijn wel uitzonderingen).
Over de prijs van papier kun je discussiëren. Veel gebruikte kostprijs is 4 ct voor een geprinte pagina (incl. de toner). Nog steeds is papier niet het grootste kostencomponent. Dat is een blijft de voorbereidingstijd, de verspreiding (indien van toepassing) van de stukken en de effectievere besluitvorming. Lastiger, maar niet onmogelijk om in geld uit te drukken.

Momenteel werk ik bij een opdrachtgever die als stelregel voor een tablet hanteert dat een medewerker 50% of meer van zijn tijd moet besteden aan vergaderen, voordat hij er een mag bestellen.
40% heeft een tablet, de rest doet zijn best zo veel mogelijk overleg in te plannen…
Als het waar is dat een tablet de effectiviteit en efficiency van vergaderen bevordert, zouden ze hem bij dit bedrijf in no-time weer in moeten leveren. Maar dat gaat natuurlijk niet gebeuren. Kortom: het paard wordt hier achter de wagen gespannen.
Ook hier geldt het oude adagio: eerst organiseren dan automatiseren. Als je effectief en efficiënt vergadert, kan een tablet het alleen maar leuker maken – niet per se makkelijker.

En wat als de akku leeg is?
Zo'n kleinigheidje dat steeds vergeten wordt te noemen.

Volgens mij is het om het even of papier of tablet, hoofdzaak men weet waarover men vergadert.

Papierloos vergaderen, tja. Met z'n allen naar een schermpje kijken en de notities ondertussen gewoon op papier schrijven.
Er zullen nog wel wat generaties voorbij gaan voordat er niet meer op papier gewerkt wordt en de bomen weer gewillig uit de grond schieten. Probleem alleen is dat die bomen vervolgens weer gekapt moeten worden voor de industrieën die de tablets produceren omdat die om meer ruimte vragen.....

Ik stel vast dat mensen die over een tablet beschikken tijdens de vergadering of hun smart of Iphone, deze gebruiken om hun mails te checken ipv aandachtig de vergadering te leiden of volgen!

Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×