Managed hosting door True
Deze opinie is van een externe deskundige. De inhoud vertegenwoordigt dus niet noodzakelijk het gedachtegoed van de redactie.

Hoe persoonlijk werk je op kantoor?

Van multifunctionaliteit naar persoonlijke functionaliteit

 

Expert

Ronald Ostendorf
Customer Marketeer Office, Canon Nederland N.V.. Expert van voor het topic .

Ik sprak laatst een cio van een grote industriële organisatie die mij aangaf, dat ‘vereenvoudiging van backoffice systemen’ een uitdaging is die nog steeds op zijn top tien prioriteitenlijst staat. We kwamen tot de conclusie dat backoffice systemen sterk vereenvoudigd kunnen worden als we er enerzijds voor zorgen dat mensen op een andere manier gaan werken, anderzijds dat kantoormedewerkers slechts die functionaliteit krijgen die voor hun functie noodzakelijk is. Maar hoe doen we dat anno 2015?

Ik durf te beweren dat er in Nederland veel organisaties zijn waar nog een enorme kans ligt om backoffice systemen op de persoonlijke wensen van medewerkers te laten aansluiten. Best vreemd eigenlijk. We leven in een tijd waar we auto’s kunnen bestellen met alle gewenste opties en kleuren die we willen, we onze eigen schoenen kunnen ontwerpen, zelf arbeidsvoorwaardelijke pakketten kunnen samenstellen, apps kunnen installeren die wij voor ons zelf waardevol achten. En op kantoor lijkt het erop dat we worden geconfronteerd met systemen die voor iedereen gelijk en totaal niet flexibel zijn.

Het idee om het kantoor te verpersoonlijken is niet nieuw. Al op 2 juni 2008 schreef  Paul Ruijgrok het artikel ‘Documentmanagement is persoonlijk’, waarbij hij aan het einde van dit artikel de stelling uitte: 'Het ontwerpen van een documentmanagementsysteem mag niet alleen gericht zijn op organisatorische belangen, maar moet ook rekening houden met en toegevoegde waarde bieden aan de individuele werkinrichting van medewerkers.'

Maar wat in 2008 nog niet kon, is bijna zeven jaar later wél mogelijk. Het komt erop neer dat je ‘op basis van jouw medewerkersprofiel’ specifieke functionaliteiten toegewezen krijgt. Vandaar dat inlogsystemen op multifunctionele apparaten niet alleen gebruikt worden als controlerend managementtool, bijvoorbeeld voor het bijhouden van het aantal prints per medewerking of afdeling, maar vooral om aan de desbetreffende collega zijn of haar persoonlijke instellingen of workflows mee te geven om efficiënt te kunnen werken.

Concreet betekent dit dat bijvoorbeeld een hr-manager automatisch toegang krijgt tot een systeem om hr-dossiers op te slaan en een administratief medewerker toegang krijgt tot een systeem om facturen te archiveren.

Het lijkt een contradictie: met standaard systemen zijn it-afdelingen in staat om flexibele persoonlijke oplossingen aan te bieden. Een standaard systeem kan bijvoorbeeld bestaan uit een scanner voorzien van tekstherkenningssoftware en een documentmanagementsysteem. Dit standaard systeem kan voor de facilitaire medewerker ‘een digitale postkamer zijn’, voor de verkoopafdeling een systeem om orderprocessen te begeleiden en voor de marketingmedewerker een systeem om automatisch gegevens uit enquêteformulieren of vragenlijsten te verwerken. Allemaal met als doel om kantoormedewerkers efficiënter te laten werken!

Terugkerend naar het artikel uit 2008. Daarin stond al dat 'mensen creatieve wezens zijn en op zoek gaan naar manieren waarop ze een voor zichzelf, voor het individu, optimale documenthuishouding kunnen opzetten'. Ik daag de it'er dan ook uit om in gesprek te gaan met zijn collega’s en te kijken welke mogelijkheden er zijn om ook de standaard apparatuur op de werkvloer aan te passen aan persoonlijke werkwijze anno nu.

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/5240124). © Jaarbeurs IT Media.

?


Lees meer over


 

Reacties

Dit is een onderwerp waar mijn colega's en ik elke dag mee bezig zijn.
Maar ja wij hebben dan ook een heel andere manier van werken.

Dit kon in 2008 ook al, sterker nog: het kon daarvoor ook al. Het probleem is niet dat het niet kon, maar dat veel IT beslissers het niet willen, omdat het te duur zou zijn om te maken. De uitdaging ligt niet bij de ITers, die hebben dit vaak al lang voor zichzelf ingeregeld. De uitdaging ligt bij (afdelings-)managers die mentaal nog altijd niet over voldoende digitale wendbaarheid beschikken.

Is niet ieder ERP gebaseerd op de rol die de medewerker in de organisatie heeft?
Dit is toch niet nieuw. Op de S36 van pakweg 30 jaar geleden werden de menu's ook al aan de functie van de medewerker aangepast.

ABAC, RBAC, AC, idd van alle tijden.

Ik heb al eens vaker gezegd, oude wijn in nieuwe zakken,
waarop er natuurlijk meteen lieden zijn die zich in hun (beperkte) kennis aangevallen voelen worden.
Ik kom in al die buzzwords iig weinig tegen wat niet al in de jaren zeventig ook al bestond.
Aangepaste functionalteit per gebruiker valt daar ook onder.
We leven echter in een maatschappij waarin gemak de mens dient dus iedereen een eenheidsworst krijgt voorgeschoteld.
Daar wat aan doen heet dan weer inovatief.
Zucht.....

Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×