Het ontbreken van een heldere visie op hoe videoconferencing kan leiden tot een minder succesvolle implementatie of zelfs een mislukte implementatie. Het hebben van een visie maakt de kans op succes groter. Uiteraard wordt zo’n visie niet in een keer bereikt, bovendien zou dit erg duur kunnen zijn. Maar met trial en error kan men stap voor stap dichterbij komen. Weet men immers hoe videoconferencing idealiter zou werken dan kan men ook afwijkingen van een ideale situatie onderzoeken en vaststellen waar punten tot actie liggen. Maar wat zou zo’n visie moeten omvatten? Hierbij een opzet voor discussie.
De ideale situatie rondom videoconferencing zou een activiteit zijn waar mensen naartoe komen om hun communicatiedoelstellingen (het vormen van zo'n hoog mogelijk niveau van begrip) te bereiken en daar ook vertrouwen in hebben dat ze dat zullen bereiken, zonder dat ze daarvoor hoeven te reizen naar hun gesprekspartners.
Het zou op voldoende locaties met voldoende ruimte beschikbaar zijn zonder dat het te druk in deze locaties is.
Het zou op die plekken aanwezig moeten zijn waar mensen het eenvoudig kunnen herkennen en kunnen vinden.
Het zou er druk zijn met mensen die actief bezig zijn met overleggen, en daar niet alleen maar rondhangen.
Het zou er zo schoon en aantrekkelijk zijn dat het de mensen niet afstoot of afleidt.
De administratie, taken en verantwoordelijkheden rondom videoconferencing zouden helder en op orde zijn.
Het organisatieschema rondom videoconferencing zou up-to-date zijn en het zou voor de gebruikers duidelijk zijn wie ze moeten raadplegen indien ze videoconferencing willen gebruiken. Tevens zou het voor de medewerkers die videoconferencing in de lucht houden duidelijk aangeven wie waarvoor verantwoordelijk is.
Er zou intern reclame gemaakt worden om videoconferencing stevig te promoten.
En mensen melden zich aan voor kennismakingsessies en voor het gebruik van de dienst videoconferencing.
Een organisatie zou de videoconferencing-dienst in de lucht houden. En er zouden nagenoeg geen telefoontjes richting de helpdesk komen vanwege verstoringen of het niet kunnen overleggen met gesprekspartners omdat zij afwijkende systemen, protocollen en/of instellingen gebruiken.
Er zou een helpdesk beschikbaar zijn om mensen te helpen die nog niet helemaal met videoconferencing uit de voeten kunnen.
De verantwoordelijke voor facilitaire zaken zou een instructie beschikbaar stellen aan iedereen die de dienst videoconferencing wil gebruiken en controleren of mensen deze instructie ook begrepen hebben.
Er zou een groep mensen opgeleid worden en opgeleid zijn die indien noodzakelijk als vervangers op kunnen treden bij afwezigheid van de verantwoordelijke voor videoconferencing.
De kosten die gemaakt worden om videoconferencing in de lucht te houden zouden betaald worden uit de besparingen die gerealiseerd worden door het gebruik van videoconferencing.
Diegenen die zich bezighouden met de voorlichting van mensen die voor het eerst videoconferencing gaan gebruiken zouden het zeer druk hebben met mensen voorlichten. En er zou een gestaagde stroom zijn aan mensen die videoconferencing willen gebruiken.
De gebruikers zouden geslaagde vergaderingen/communicaties ervaren waarbij ze, door zo realistisch mogelijk beeld en geluid, over en weer tot een maximaal begrip komen . En zij zouden na een overleg vol lof de ruimte verlaten. Daarbij zouden ze hun positieve ervaringen delen met anderen en daarbij anderen aansporen en erbij willen helpen om ook videoconferencing te gaan gebruiken.
Mensen zouden naar videoconferencing kijken en weten dat dit de nieuwe toekomstige manier van werken is.
Alle activiteiten die hierin plaatsvinden zouden afgestemd worden met de lopende projecten op het gebied van het nieuwe werken.
En tenslotte zou de PR rondom videoconferencing zo goed zijn dat niemand het ook maar in z'n hoofd zou halen om er iets slechts over te zeggen.
