Managed hosting door True
Deze opinie is van een externe deskundige. De inhoud vertegenwoordigt dus niet noodzakelijk het gedachtegoed van de redactie.

Versimpelen en automatiseren inkomende post

 

Channelweb Expert

Yves Rummens
Business Manager Benelux, Low-Mid & Office Solutions, Xerox. Expert van Channelweb voor de topics Mobility, Security en ICT-branche.

Ik kwam onlangs bij een klant die niet bepaald een unieke vraag had, namelijk hoe wij hem kunnen helpen met de postverdeling en -verwerking. Deze vraag leeft enorm onder organisaties, vooral in het mkb merk ik. En niet alleen in België (waar ik vandaan kom) maar ook dus in Nederland waar ik ook geregeld ben.

Elke organisatie heeft te maken met inkomende post. Bij het ene bedrijf loopt degene die de post doet een rondje door het pand en brengt iedereen zijn post. Bij andere bedrijven wordt de post juist gedigitaliseerd en intern verstuurd. Maar ik merk dat dit nog geen gemeengoed is en dat er veel vragen over bestaan. Want hoe richt je dit in? Wanneer heb je er voordeel van?

De eerste slag kan je maken door de facturen van de overige post te scheiden. Dit kan heel gemakkelijk door eerst handmatig de reclamefolders, brochures en dergelijke te scheiden van de te digitaliseren post, zoals facturen, brieven, offertes, et cetera. Deze post kan vervolgens  gescand worden op een multifunctionele printer. Deze kan worden uitgerust met speciale software die drie categorieën herkent: 1. Inkomende facturen 2. Post die veelvuldig voorkomt en waarbij je criteria kunt aangeven, zodat de software deze post herkent. Denk bijvoorbeeld aan een supermarkt die offertes binnenkrijgt per post. 3. Overige post waar nog geen criteria voor aangemaakt is, omdat hier te weinig post voor binnenkomt.

Wat gebeurt er dan erna?

Bij de derde categorie dient de post handmatig verwerkt te worden, bij de tweede categorie gaat de post meteen naar de juiste afdeling of het juiste proces in. De offerte die bij de supermarkt binnenkomt, zal dan bij de inkoopafdeling terecht komen. Het kan zelfs verder geautomatiseerd worden zodat bepaalde offertes bij de juiste inkoper terecht komen. Denk bijvoorbeeld aan een offerte over melkproducten die direct terechtkomt bij de inkoper die verantwoordelijk is voor alle zuivelproducten. De facturen uit de eerste categorie worden met krachtige ocr-software in een specifieke workflow gezet. Alle relevante data (factuurlijnen, -nummer, btw-bedrag, eindbedrag, et cetera) worden dan uit de factuur gelicht. Enerzijds om goed te kunnen inboeken en anderzijds om makkelijk te kunnen betalen.

Deze beschrijving laat zien hoe de binnenkomende post meestal geautomatiseerd wordt: scannen met speciale software. Maar hoe kunnen we dit vereenvoudigen, zodat herhaalde activiteiten simpel kunnen worden uitgevoerd?

Tegenwoordig heb je daar geen grote scanners meer voor nodig, maar de meeste multifunctionele printers op de markt hebben deze scanmogelijkheid wel. Sommige daarvan zijn uitgerust met apps die de workflow nog simpeler maken. Ik verwijs graag naar mijn vorige blog (Don’t be an app hole).

Die klant van eerder gaat met bovenstaande informatie aan de gang. Overigens had hij ook een vraag die wel uniek is: hoe kan ik mijn medewerkers op ons hoofdkantoor en in de drie extra vestigingen vlotter en zonder zorgen laten printen vanaf de nieuwe tablets die wij nu gebruiken voor het verwerken van alle reeds gedigitaliseerde verzendnota’s? Alles loopt over een hosted server en de tablets zijn uitgerust met het meest recente Android 4.4-besturingssysteem. Een interessante uitdaging waar ik in een volgende blog verder op in zal gaan.

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/5118722). © Jaarbeurs IT Media.

7,3


Lees meer over


Partnerinformatie
 

Reacties

Het printen vanaf een android tablet vond ik een ramp totdat ik "let's print droid" vond dat niets anders is als cups voor android.
Met een simple HP multifunction printer werkt dat perfect.

Als Open/Libre office gebruiker hab ik AndrOpen Office daarbij en heb zo mijn "kantoor" op tablet, primitief maar bruikbaar.

Leuk verhaal, eigenlijk nooit over dit issue nagedacht.

Dit is een probleem waar veel (overheids-)organisaties tegenaan lopen.
Bodes die post rondbrengen, documenten ter ondertekening of advies de organisatie ingestuurd wordt en uitgeprint om te bewaren in het archief. Als je niet oppast heb je voordat je het weet kilometers aan archief en zoek daar maar naar het juiste document.

Er zijn in de markt meerdere systemen die de poststukken kunnen digitaliseren, full-text searchable kunnen maken, digitaal kunnen distribueren naar de juiste persoon in de organisatie en na afhandeling voor langere duur (zaakgericht) kunnen bewaren conform wettelijke eisen / landelijke standaarden (denk hier bv aan NEN-2082 en selectielijsten).

Ik werk bij OPEN.satisfaction en wij adviseren onze klanten om gebruik te maken van een combinatie van applicaties (best-of-breed): Kofax voor het digitaliseren en het aanleveren van full-text searchable PDF-a bestanden, OPEN.post voor de distributie naar de juiste persoon in de organisatie en het toevoegen van metadata om de poststukken sneller terug te vinden en Alfresco met extensies (bv. OPEN.archief of iDocumenten) voor de langdurige archivering.

Beste Yves,

Zeker geen unieke vraag, maar ik merk dat niet alle organisaties zich bewust zijn van de mogelijkheden en voordelen die het biedt om de inkomende post digitaal (automatisch) te routeren i.p.v. fysiek. Ik heb gisteren nog een klant hierover geadviseerd.

De inkomende post digitaliseren is gelet op andere processen functioneel makkelijk te realiseren en levert ook logistieke efficiency op. Het digitaliseren en automatiseren van de post biedt organisaties de mogelijkheid om hun postlogistiek opnieuw onder de loep te nemen.

Beste Yves,

Als je van Xerox bent snap ik dat je met bovenstaande verhaal komt, maar volgens mij beschrijf je wel een achterhoede gevecht. In een aantal sectoren zie je dat er inmiddels sectorbrede afspraken bestaan over standaarden voor gegevens uitwisseling: denk aan HR-XML in de uitzendbranche, GS1 voor de bouw en transport etc. Deze afspraken maken het gebruik van papier voor (in dit geval) facturatie sowieso overbodig. Dat heeft ook impact op het MKB.

Deze afspraken gaan gepaard met relatief lage instap/aansluitkosten voor individuele organisaties om hun eigen facturatie systeem aan te sluiten op een centrale broker die de connectie vormt met andere partijen. Uiteraard is er de komende jaren nog sprake van een ‘ijzeren’ voorraad facturen op papier / PDF, maar dat gaat volgens mij heel snel veel minder worden.

Wat zijn volgens jou de zaken waarmee MFP producenten zich in de toekomst bezig moeten houden? Hoe gaan jullie van product naar service (makkelijker gezegd dan gedaan)? Is (big) data voor Xerox een relevant onderwerp (en dan niet alleen als cost driver voor opdrachtgevers)?

In hoeverre houdt Xerox zich bijvoorbeeld ook bezig met follow-me printing (of scanning). En dan niet binnen de grenzen van een organisatie (dat zullen jullie vast al wel bieden), maar werkelijk plaats- en organisatie onafhankelijk follow-me printing voor die zaken die je ‘toch nog’ op papier wilt hebben.

Met een document scanner en Google Apps kan dit zeer simpel, ik heb dit al bij de nodige kleine bedrijven ingesteld. De post kan in een gedeelde map in Google Drive of kan vanaf Google Drive worden rond gemaild. Met Chrome Apps als Udocx kan er zelfs worden gescand zonder tussenkomst van PC/Mac. Alle gescande zijn documenten zijn volledig doorzoekbaar in Google Drive zodat er zeer makkelijk naar poststukken gezocht kan worden.

Beste Yves,

Goed artikel. Verschillende malen heb ik in mijn verleden te maken gehad met trajecten die leiden tot een meer papierloze office. Dit vooral omdat de bulk, op soms wat juridische zaken na, eigenlijk niet eens meer hoeven te worden geprint.

In deze visie maak je al enkele stappen overbodig door een protocol af te spreken en in te voeren, die ook naar buiten word uitgedragen waardoor de hausse van, bijvoorbeeld reclame, alleen nog maar digitaal word geaccepteerd.

Papieren content leent zich heel goed voor dit soort besparende trajecten. Ik heb daarover al wat white papers geschreven in het verleden. Mocht je geïnteresseerd zijn....

Een goed voorbeeld van het inzetten van IT voor dit soort trajecten.

Dank.

Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×