Managed hosting door True
Deze opinie is van een externe deskundige. De inhoud vertegenwoordigt dus niet noodzakelijk het gedachtegoed van de redactie.

Nog eenvoudiger je data opslaan en terughalen

 

Channelweb Expert

Yves Rummens
Business Manager Benelux, Low-Mid & Office Solutions, Xerox. Expert van Channelweb voor de topics Mobility, Security en ICT-branche.

Stel je bent een schade-expert, verbonden aan een verzekeringsbedrijf en je krijgt een nieuwe claim binnen, een inbraak. Dan zijn er diverse documenten die je zelf wilt opslaan en tevens wilt doorsturen naar de verzekeraar. Zoals foto’s, politierapport, polis, et cetera. Er zijn verschillende methodes om dit via de post of per e-mail te doen, maar er is ook een andere mogelijkheid namelijk een applicatie.

In mijn vorige blog refereerde ik al naar apps die je via de cloud kunt bereiken. Hiermee kun je documenten scannen en opslaan in Dropbox of Office365, via het aanraakscherm van je multifunctionele printer (mfp). Tevens kun je precies aangeven welk document je nodig hebt en/of je wil printen.

Zo kun je met de juiste apps flink wat stappen overslaan. Je scant de documenten namelijk rechtstreeks in naar het juiste cliëntendossier, zodat die meteen toegankelijk is. Voor het app-tijdperk was er nog een tussenstap, namelijk de verwerkingssoftware die tussen de scan op de mfp en het dossier in lag. 

Veel bedrijven of instellingen zoals ziekenhuizen hebben belangrijke gegevens van klanten, patiënten etc. intern opgeslagen, niet in de cloud, maar bijvoorbeeld in Sharepoint. Ook hier kunnen een aantal stappen worden overgeslagen en is er minder infrastructuur nodig om bij  gegevens te komen via de mfp.  Tevense bieden apps hier nieuwe oplossingen. Met behulp van deze apps wordt de mfp rechtstreeks geïntegreerd  in SharePoint. Zo kan er direct een koppeling tussen de mfp en de  bedrijfsprocessen worden gemaakt. Efficiënter werken dus.

Wil je een korte survey houden? Even snel weten hoeveel collega’s op de volgende kick-off komen die je aan het organiseren bent? Dan… je raadt het al, kan een app op de mfp een bijkomende bron van informatie bieden. Elke gebruiker die zich aanmeldt bij de mfp kan met de app zijn deelname bevestigen. Vervolgens komen de antwoorden meteen terecht waar ze behoren, bijvoorbeeld in de evenementen-database.

We zitten nu in het begin van een tijdperk waarbij het werken met apps steeds toegankelijker en eenvoudiger wordt. Je hoort hier dus zeker nog meer over!

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/5220299). © Jaarbeurs IT Media.

?


Lees meer over


Partnerinformatie
 

Reacties

Als je privacy iets betekent, dan gebruik je geen dropbox.
Omdat de meeste MFP's vandaag de dag een embedded linux hebben kun je naar en willekeurige directory in je lan scannen.
Die hang je in colloboration suite en voila, je kunt delen.

Jan, even voor de record:
"Als je privacy iets betekent, dan gebruik je geen dropbox."

Waar baseer je dat op? Zou je dit kunnen onderbouwen?

Want ik geloof dat Dropbox zijn zaakjes goed op order heeft, net als MS, Google, Box en vele andere partijen.

En als het over "Snowden" en de US overheid gaat, dan zou je naast Dropbox dus ook alle andere aanbieders moeten noemen, al weten we geen van alle precies wat de overheid nu wel en niet gemakkelijk in kan zien.

Daarnaast ben ik erg benieuwd: Welke smartphone gebruik je? Heb je tablets? Zoja, welke?

En als we het over privacy hebben... hoe veilig ben je op deze site ingelogd? Doe je zomaar zaken met een website die jouw privacy minacht?

Interessant concept, een soort van plaatsgebonden werkplek in een algemene ruimte. Het lijkt mij overbodig in deze tijd. Je krijgt een politierapport in PDF, foto's zijn al digitaal en je polis staat online. Even inloggen bij je verzekeraar, 3x klikken en klaar.
Das nog eens wat anders dan eerst je dossier uitprinten, in een tas stoppen en meenemen naar kantoor om deze op de MFP te laden.

Is dit onderbouwing genoeg?
http://www.businessinsider.com/dropbox-privacy-2013-9?IR=T
http://www.theguardian.com/technology/2014/jul/17/edward-snowden-dropbox-privacy-spideroak
http://grahamcluley.com/2014/03/dropbox-privacy/

Smartphone/Tablet gebruik ik alleen om de door mij geleverde websites/webapplikaties te demonstreren
met een 3g-wlanrouter waar een anonieme sim in zit, net als in die smartphone.
Sims van 5 euro die na gebruik weggegooid worden, dan gaat er een nieuwe in.

Ik weet dat computable Google Analytics, CrazyEgg, Full Circle Studies en Nedstat gebruikt om te tracken.
Ik gebruik Firefox met Better Privacy, Block Site, Disconnect, NoScript, Perspectives, Privacy Badger en ShareMeNot.
Wanneer ik een site wil zien met alles "aan" dan doe ik dat met een (Chrome/Opera/Konqueror) zonder history/cache.
Daarnaast gebruik ik regelmatig de Torbrowser.

Misschien vindt je dat paranoide maar ik mis gelukkig o.a. een berg storende reklames.

Twee dagen geleden heb ik nog een browser gereinigd van een reklamevervuiler Buzzdoc,
een week geleden bij een andere klant hetzelfde.

@Jan van Leeuwen: Jouw internetgedrag is zo specifiek, dat jij nog steeds met zeer grote nauwkeurigheid bent te herkennen of op zijn minst in een bepaalde groep bent te plaatsen. En dat kan ook zonder Javascript, maak je daar geen zorgen over. Of juist wel, net wat je wilt.

Menselijk gedrag is vrijwel uniek en daarmee ben je te herkennen, of je dat nu leuk vindt of niet.

Jan, nee, de onderbouwing is niet sterk, sterk nog het spreekt voor Dropbox. Daarnaast, dit is wat *alle* cloud providers doen om zichzelf en jou te beschermen.

zet maar eens een analyse tool op een URL die alleen jij weet en plaats hem in een Skype chat. Je zult zien dat de link direct bezocht wordt door een MS server. Het checkt namelijk op virussen.

Iedere email in je GMail wordt "gelezen" door Google. Dit gebeurd o.a. te kijken of dit SPAM is en evt welke advertenties relevant zijn als je de gratis variant gebruikt. Je kan *niet* tegen SPAM beschermt worden zonder dat er een systeem de inhoud van de e-mail moet bekijken.

Dat overheden zich toegang verschaffen tot data en masse, dat is een kwalijke zaak zou veel beter gereguleerd moeten worden.

Over vijf jaar leven we of in een autoritaire staat of de overheden hebben geen toegang meer tot onze data.

On-Topic : Laten we alsjeblieft niet de multi functionele printer (mfp) anders gebruiken dan domme taken en zeker niet voor apps. Apps horen centraal te staan en niet decentraal zoals de mfp. Het is ook een lock-in/lock-down. De printer wordt steeds minder belangrijk, laten we dat alsjeblieft zo houden. De enige die hier belang bij hebben zijn de leveranciers van die apparaten. Printen? Sure, Scannen? Sure, maar voor de rest lekker dom laten die apparaten. Ik geloof er absoluut niet in.

Het analyseren op inhoud om te kijken of dat met het auteursrecht in overeenstemming is, is juridisch strafbaar, omdat het briefgeheim geschonden wordt, (nederlands recht).
Wuala is een zwitsers alternatief voor dropbox en leest niet de inhoud.

Dropbox/Gmail/Gcalendar etc etc heb je ook niet nodig, er zijn genoeg mogelijkheden om mobiel te werken zonder dat soort snuffelaars.

En hoe een spamfilter werkt moet je toch eens in detail nakijken, spamassasin werkt met kenmerken die met de inhoudelijkheid van een bericht niets te maken hebben.

Overigens hebben de nieuwe MFP wel degelijk een aantal amusante "apps" die heel praktisch zijn, dat hoeft geen dom apparaat te zijn.

@Frank
dit is een deel van mijn instellingen.
Het is eenvoudig zelf te kontroleren hoe herkenbaar je bent.
Onder andere bij FSF hebben ze een tool op de website.
Overigens print HP microdots die van iedere laserprinter-afdruk laat herleiden van welke printer die afdruk komt.

@Henri, maar waar staat je data precies, als het in Dropbox hangt? Data die in de US staat, valt onder de Patriot-act en mag dus onderzocht worden. Wie is er in juridische zin eigenaar van en hoe sterk is de beveiliging? Geen probleem als je als organisatie met Dropbox werkt, als je je dan wél bewust bent van alle details.
Organisaties die veel belang hechten aan het eigendom van hun data, kunnen wellicht beter een on-premise oplossing met gebruiksvriendelijke ontsluiting kiezen.

Renske, in het specifieke geval van Dropbox staat je data op Amazon infrastructuur in het westen van de VS.

Data "valt" niet onder de Patriot Act en sterker nog: Als niet - Amerikaanse burger heb je in de basis helemaal geen recht op privacy. Het Amerikaanse recht erkent namelijk burgers niet buiten de VS.

Het enige wat je mogelijk nog een beetje beschermt is dat Amazon en Dropbox de zelfcertificering hanteren van Safe Harbor. Een bedrijf zegt daarmee de Europese wetgeving te respecteren, maar we hebben allemaal wel een idee wat dit betekent.

Laten we er dus voor het gemak van uitgaan dat de VS je data zou kunnen doorzoeken als zij dit willen.

De vraag is: Dit wetende, wat betekent dit? En dat antwoord is in die zin vrij simpel. Je maakt een risico analyse.

Volgens de wet mag je dus in principe persoons gegevens opslaan buiten de EU. Maar uiteindelijk blijf je verantwoordelijk voor de data die je opslaat en ben je verplicht te controleren of een dienstverlener passende maatregelen treffen om je data te beschermen.

In de basis doen ze dat. Als je echter personeelsleden hebt die bijvoorbeeld een Excel sheet op een verkeerde manier delen... dan zou jij als bedrijf hiervan aansprakelijk gesteld kunnen worden, en terecht.

Zelf hou ik me aan de wet en doe ik er veel aan om data op een juiste manier te verwerken (ik gebruik overigens geen Dropbox, maar wel bijvoorbeeld Google Drive en databases bij zowel Amazon in Frankfurt, Ierland en Microsoft in Amsterdam en Ierland).

Kan de VS hier mogelijk bij? Vast wel. Hier houdt ik rekening mee. Aan de ene kant als morele verplichting aan de andere kant domweg de wet en compliancy waarin ik me te houden heb.

Besef overigens dat een bedrijf als Ahold zeer veel in de "amerikaanse" cloud opslaat, evenals bijvoorbeeld Randstad en vele NL universiteiten.

Dropbox is hierin niet slechter / beter dan Google of Microsoft.

Ik heb dus weloverwogen beslissingen gemaakt, maar dit staat los over wat ik vind wat de VS kan en wat de NL overheid kan.

Mass surveillance: ik zou er pas vrede mee hebben als ik het orgaan zou kunnen vertrouwen wat deze instanties controleert en niet afhankelijk is. *Dat* is in mijn ogen het grooste manco van deze tijd.

Heb ik hiermee je vraag beantwoord?

Efficiënter werken wordt vaak onlosmakelijk gekoppeld aan digitaal werken wat echter nogal bedenkelijk is als papierstroom gedigtaliseerd wordt zonder te kijken naar de processen. De mfc is meestal het begin- of eindpunt en dat je naar Sharepoint kunt scannen is geen nieuws, hoe mfc in voorbeeld van app past om deelname aan evenement te bevestigen ontgaat me trouwens volledig.

Betreffende de - deels off-topic - reacties ben ik benieuwd hoe rechten bij digitaliseren geregeld worden. Dat Amerikaanse overheid mee kan lezen in dropbox c.s. is vervelend maar niet minder vervelend is dat elke stagair toegang heeft tot allerlei gevoelige data op de groepsschijven. Gebruiksvriendelijke ontsluiting staat bovenaan het lijstje, classificatie van de informatie ergens onderaan.

Oja, terughalen van al je data uit de cloud blijkt vaak helemaal niet zo makkelijk zoals Nirvanix leerde. De argumentatie van Renske beperkt zich maar tot een klein deel van het dilemma aangezien niet alles privacy gevoelig is maar daarom niet minder belangrijk voor het bedrijf. Eerder schreef ik hier al over in opinie WA-verzekering in de cloud want het digitale archief blijkt meestal nog steeds de olifant in de hoek te zijn.

In dat kader is het beter om niet al je eieren in één mandje te leggen, on-premise is niet noodzakelijk maar een spreiding van het risico wel verstandig.

@Henri, dat is wat ik bedoel, jij beschrijft het alleen beter :-) De reden dat ik het hier aangeef, is omdat ik aardig wat klanten spreek, die (te) laat nadenken over de consequenties van hun datastorage-keuze. Dat levert overigens wel sappige verhalen op over Homeland Security in de VS. Dan is er nog het verschil tussen wat een organisatie als keuze maakt, versus de keuze die een eindgebruiker -ter goeder trouw maar niet altijd bewust competent op dit vlak- maakt. Daarom is mijn mening dat naast de juiste securitymaatregelen óók gebruiksvriendelijkheid een rol speelt. De gekozen oplossing moet zó gebruiksvriendelijk zijn, dat een eindgebruiker nooit de neiging heeft een andere weg te kiezen.

Renske, eens; vooral je laatste zin :-)

Ewout, ook eens :-)

Voor diegene die zich hiervoor interesseren , stelt Microsoft dataclassificatie gereedschap voor waarmee men de centrale toegangspolicies kan aanvullen c.q. aanscherpen!

Dataclassificatie is en blijft in eerste instantie mensenwerk... ;)

Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×