Managed hosting door True
Deze opinie is van een externe deskundige. De inhoud vertegenwoordigt dus niet noodzakelijk het gedachtegoed van de redactie.

Acht tips voor succesvol outsourcen

 

Computable Expert

Jan-Dirk Krispijn
Directeur, IT Group. Expert van Computable voor de topics Management, Outsourcing en Beheer.

Outsourcing is nog steeds een zeer belangrijk thema in het Nederlandse bedrijfsleven. Organisaties die net beginnen met it-outsourcing kunnen echter wel wat tips gebruiken, want vandaag de dag is outsourcing veel meer dan enkel het uitbesteden van it-diensten. Het is steeds vaker het beginpunt op het pad naar continue bedrijfsinnovatie samen met je it-partner.

Waar moet een bedrijf op letten bij het kiezen van een geschikte partner voor het outsourcen van it-diensten? En welke doelstellingen liggen ten grondslag aan een dergelijk project? Outsourcing begint nog vaak vanuit de gedachte te kunnen besparen op it. Je it de deur uit doen, als het ware. Maar dit is slechts een deel van het volledige plaatje. Natuurlijk zorgt outsourcing voor meer inzichtelijke kosten, maar nog belangrijker zijn de continuïteit en de vrijheid die je ermee creëert om je als bedrijf meer bezig te kunnen houden met de groei van je eigen business door innovatie.

1. Denk vanuit de bedrijfsdoelstellingen
Hetzelfde doen met it tegen een lagere prijs is een defensieve manier van outsourcen. Daar profiteert alleen de controller van, maar niet de business, die verantwoordelijk is voor de bedrijfsdoelstellingen. De ambities voor outsourcing moeten daarom ook vanuit de business geformuleerd worden. Als die immers de voordelen van outsourcing ervaart, dan profiteert de it vanzelf mee.

2. Open contact belangrijker dan contract
Organisaties kunnen hun it uitbesteden, maar niet hun it-verantwoordelijkheid. Vertrouwen en goede samenwerking blijven bij outsourcing de belangrijkste succesfactoren. Een klik tussen beide partijen en open communicatie zijn van groot belang. Open contact is veel waardevoller dan een dichtgetimmerd contract. En gun de ict-dienstverlener een redelijke marge. Dat biedt zowel de dienstverlener als zijn klant continuïteit en ruimte voor innovatie. It-outsourcing doe je samen!

3. Outsourcing zonder overbodige kpi’s
Outsourcing kan natuurlijk vastgelegd worden in dikke contracten met allerlei voorwaarden en bepalingen. Dit draagt echter zelden bij aan een betere performance. Bovendien: wie gaat dat allemaal betalen en controleren? In zo'n strak gedefinieerde samenwerking kan een leverancier vaak niet veel meer doen dan puur op kpi’s sturen. Een contract werkt dan averechts. Veel beter is om samen te werken op basis van gezond verstand en je bij het controleren van de sla te beperken tot de hoofdlijnen en meer vanuit een balanced score card-principe te denken.

4. Wees belangrijk voor de leverancier
Een kleine klant zal zich bij een grote internationale outsourcingspartij al snel onbelangrijk voelen. Dit blijkt in zeer veel gevallen te kloppen. Voor een kleinere leverancier is hij als klant echter geen nummer en daardoor kan hij bij zo'n organisatie op meer aandacht en een betere dienstverlening rekenen. Zoek daarom een technologiepartner met een vergelijkbare omvang en bedrijfscultuur en dring altijd aan op rechtstreeks contact met de directie.

5. Eis heldere taal en transparantie
Het spreekt voor zich dat een outsourcingspartner meer ervaring heeft bij het opstellen van sla’s dan zijn klant. Die achterstand kan echter snel ingelopen worden door te leren van de ervaring van de leverancier en door vanaf het begin heldere taal en maximale transparantie te eisen over de beloofde dienstverlening. Blijf bovendien zo dicht mogelijk bij de standaard van de leverancier, want maatwerk is duurder.

6. Betrek externe medewerkers bij uw eigen bedrijf

Het is belangrijk om de medewerkers van een outsourcingspartner als eigen medewerkers te behandelen. Geef ze het gevoel dat ze deel uitmaken van het team en dat ze gewaardeerd worden. Hierdoor voelen ze zich meer betrokken, ze begrijpen de business beter en zullen met meer plezier en enthousiasme werken. Dit leidt uiteindelijk tot betere resultaten. 

7. Neem goed afscheid van elkaar
Zelfs aan de meest ideale samenwerking kan een einde komen. Leg daarom vooraf de voorwaarden voor de ontbinding van de samenwerking vast. Dat voorkomt juridische touwtrekkerij, houdt de deur open voor toekomstige samenwerking en het bevordert een plezierig afscheid. Goed uit elkaar gaan is waardevol voor alle partijen, zeker als er jarenlang prettig is samengewerkt.

8. Blijf alert op innovatieve business-kansen
Frisse ideeën over de toekomstige richting van een organisatie komen meestal van buiten. Vraag een it-partner daarom altijd om hier nadrukkelijk op te letten. Door middel van periodieke inspiratiesessies kan bijvoorbeeld op een ongedwongen manier kennis gemaakt worden met nieuwe innovaties die mogelijk meerwaarde hebben voor de organisatie. Dit voorkomt routine en zorgt dat een bedrijf meer inzicht krijgt in zijn business-kansen, scherp blijft en open blijft staan voor continue innovatie.

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/5166960). © Jaarbeurs IT Media.

7


Lees meer over


 

Reacties

Jan-Dirk,

Je opsomming kan worden beschouwd als 'open deuren'. Daarom een paar tegenstelling om te prikkelen.

Veel uitbesteders (klein en groot) kijken naar diensten als Google Apps, O365, AWS etc. Daarbij lijken een deel van de overwegingen niet op te gaan:

"Bedrijfsdoelstellingen" - Outsourcen ten behoeve van kosten reductie betekent dat er financiële ruimte komt om te investeren, in groei of (product)innovatie. Kostenverlaging, groei en innovatie lees ik veelvuldig als bedrijfsdoelstellingen.

"Open contact en een belangrijk contract" - Een goed contact maar geen contract klinkt als een one-night stand. Beide partijen hebben bij een outsourcing duidelijk verwachtingen en zullen moeten investeren in het doen 'slagen' van het partnership. Goede afspraken hierover zijn cruciaal.
Een open contact kan het makkelijker en leuker maken maar is niet noodzakelijk bij commodity diensten.
De buurtsuper is bij mij al lang geleden verdwenen. De super heeft een geweldig aanbod en betere tarieven, ik heb alleen de super(markt) manager nog nooit gesproken.

"Wees belangrijk" - Bij problemen met O365, Google Apps etc verwachten klanten toch niet dat Larry Page persoonlijk komt uitleggen hoe vervelend hij het vindt?
Mogelijk bedoel je "Kies de juiste partner voor de functionaliteit die je uitbesteed?" Omvang is niet altijd relevant.

"Eis(!) heldere taal" - Uitbesteden en kiezen van een partner is een samenwerking, zoals je zelf al schrijft. Met het grote aanbod van leveranciers en complexiteit van IT-diensten is dit lastig als je geen kennis van zaken hebt. En dit werkt twee kanten op. Stel je voor dat een aannemer aan de bakker moet(!) uitleggen hoe hij exact de verbouwing gaat uitvoeren en welke materialen hij gaat gebruiken... Ik zou voorstellen een adviseur in handen te nemen. Het kost geld maar kan een hoop opleveren.

"Afscheid" Inderdaad moet je voorbereid zijn op een ontbinding en dit opnemen in de initiële overeenkomst. Aangezien dit kijken in een glazen bol is zou externe ondersteuning hierbij kunnen helpen.
En dan gaat het niet alleen om hoe de huidige leverancier moet meewerken maar ook wat de consequenties zijn voor het eigen bedrijf.
Hoeveel klanten van Cloud diensten hebben een exit-strategie? Dan staat daar die vrachtwagen vol met disken en data buiten... daarmee blijft het bedrijf niet draaien.

"Innovatie" Innovatie komt van buiten (de it-partner). Die kan niet anders, en heeft geen andere kennis van de diensten die zij levert. Dat is namelijk hun specialiteit. Ga daarnaast praten met concurrenten, van het eigen bedrijf en de IT-partner. Of onderzoek waar start-ups mee bezig zijn.

Zo te lezen is de volgende stap een eigen technische afdeling op te zetten en mensen in dienst te nemen om de interne ICT te verzorgen.
Je kunt het busines model innovative on-prem retro outsourcing noemen om wat business draagvlak te krijgen.

Kunnen we ook even toelichten wat er met innovatie en innovatieve software bedoeld wordt ? Of hebben we het hier gewoon over 'talentvol' marketing geneuzel?

Wat ik me afvraag is waarom je al die moeite zou willen doen in het kader van outsourcing terwijl je dat kennelijk hebt verzuimd te doen toen je nog “zelf de IT deed”?
Om die reden vind ik de opmerking van Felix zo gek nog niet. Want alle acht de genoemde punten gelden evenzeer voor goed werkgeverschap.

Als we het nou gewoon “tips voor IT-sourcing” noemen? Het maakt tegenwoordig toch niet meer uit of de mensen binnen of buiten zitten. Als je maar denkt vanuit de bedrijfsdoelstellingen, zorgt voor transparantie, overbodige kpi’s vermijdt, belangrijk bent voor de werk/opdrachtnemer, heldere taal en transparantie biedt, zorgt dat medewerkers zich betrokken voelen bij jouw bedrijf, in voorkomende gevallen goed afscheid neemt van elkaar en zorgt dat iedereen alert blijft op business-kansen.

Best mooi lijstje dus, dat altijd opgeld doet. Wat ik dan nog zou willen weten is wanneer het aantoonbaar zinvol is echt te outsourcen. Mijn idee is namelijk dat met de opkomst van agile/scrum en multidisciplinaire teams de noodzaak om te outsourcen kleiner wordt. Ben benieuwd wat auteur daar van vindt.

Allen, bedankt voor jullie reactie en goede aanvullingen. Ja, wanneer is het aantoonbaar om echt te Outsourcen?

In de praktijk zul je de beslissing om IT te outsourcen vooraf nemen op basis van een goed onderbouwde business case, welke wordt getoetst gedurende het selectieproces.

In die business case moet je niet alleen kijken naar de feitelijke kosten, maar nog meer naar welke waarde het uitbesteden van je IT de organisatie brengt. Het lijkt mij goed in een volgend blog/artikel hier wat dieper op in te gaan, meer kijkend naar de Business Value.

Onlangs nog een artikel gelezen om anders naar de veranderingen te kijken. Draai het eens om. Ga eens uit vanuit de nieuwe situatie en stel je voor dat je teruggaat naar de oude situatie (de IT is uitbesteed en je overweegt alles in juist weer huis te halen).

Je moet zelf weer de helpdesk gaan recruiteren & bemannen, IT infrastructuur aanschaffen, onderhouden, processen inrichten en beheren. Zelf voor back-up en security zorgen. Ruimte in je kantoor opofferen voor een datacenter of dat gedeelte toch weer uitbesteden? Bij cloud is dit minder relevant, maar cloud is wel weer een vorm van outsourcen! Daarnaast zijn IT-omgevingen maar zelden 100% cloud en zien we vooralsnog veel hybride vormen.

Zit je daar nu op te wachten? Kan die aandacht daaraan worden besteed om het niveau van kennis en stabiliteit te waarborgen? Geeft het jouw bedrijf de benodigde flexibiliteit? Is dit beter voor jouw bedrijf?

IT-Outsourcing blijft een keuze, maar kijk bij je business case goed naar andere factoren. Hoe kan IT uitbesteden mijn organisatie helpen bij het realiseren van haar bedrijfsdoelstellingen?

Probeer dat objectief te doen, niet uit lijfsbehoud van je eigen IT positie, maar in het belang van het bedrijf. In mijn vorige blog, gaf ik aan dat IT meer moet samenwerken met de business en andersom.

De rol van IT Manager verandert. Snel!

Per bedrijf is de uitkomst verschillend en pas achteraf weet je of je echt de juiste keuze hebt gemaakt en zal je door die ervaring onderdelen aanscherpen.

Groet Jan-Dirk.

Jan-Dirk, wat een leuk artikel! Wij werken al meer dan vijftien jaar met Oost-Europese ontwikkelaars voor Nederlandse klanten. "Software Development as a Service" model.

Je bevindingen onderschrijf ik volledig.

Ik denk dat een aantal reacties hier ook wel gebaseerd zijn op een misverstand: wat outsource je nou precies? Peter Drucker was een zeer inspirerende management guru op dit gebied. Het gaat bij elk bedrijf om tevreden klanten. Outsource nooit je klantcontact (front room). Focus op je kernactiviteiten. Besteed de rest uit (back room).
Het outsourcen van applicaties naar Google Apps is een heel andere context dan het outsourcen van je interne helpdesk. Omdat daar wel mensenwerk bij komt kijken. Google Apps is nauwelijks outsourcing, dat is inkoop van een commodity. Maar wie gaat de mensen in hun nieuwe werkwijze begeleiden? Wie draagt zorg voor het migratietraject? Moet je al die kennis en capaciteit in-house hebben of maak je gebruik van een gespecialiseerde externe leverancier? Nog te vaak wordt voor de eerste route gekozen en dat gaat ook te vaak met (onnodige) pijn gepaard.

Het heeft voor een ziekenhuis geen zin om zelf een EPD oplossing te programmeren (al weet ik van in ieder geval 1 ziekenhuis dat ze dat aan het doen zijn). Het heeft voor een handelsbedrijf weinig zin om zelf een data center te beheren (en ook hier ken ik toch nog voorbeelden genoeg). Heeft m.i. te maken met de theorie van economische specialisatie: er zijn partijen die dat goedkoper met hogere kwaliteit aanbieden dan waarvoor je het zelf kunt organiseren. Leidt bovendien enorm af van de core business: tevreden klanten!

Bij software ontwikkeling outsourcen zijn vooral je tweede en vijfde punt van groot belang. Het draait om vertrouwen. Het vermijden van een afrekencultuur. Het op respectvolle wijze inbedden van de externe collega's in de organisatie zodat zij deze optimaal kunnen ondersteunen in hun behoefte aan software ontwikkeling.

Dank voor je leuke en herkenbare analyse nogmaals, ik hoop dat mijn eigen opmerkingen er ook voor anderen nog wat aan toevoegen!

Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×