Managed hosting door True
Deze opinie is van een externe deskundige. De inhoud vertegenwoordigt dus niet noodzakelijk het gedachtegoed van de redactie.

Nederlandse overheid smoort innovaties

 

Computable Expert

Kurt de Koning
IT kosten & kwaliteit consultant, Ratio Consultants. Expert van Computable voor het topic Management.

Innovatie is de levensader van onze westerse economieën. Terecht dat dit binnen Europa veel aandacht krijgt. De Nederlandse overheid vindt het ook belangrijk en doet letterlijk een duit in het zakje door innovatieve initiatieven te ondersteunen met subsidies. Helaas toont dezelfde overheid in deze (weer eens) schizofreen gedrag door organisaties met innovatieve ontwikkelingen buiten de deur te houden met gestandaardiseerde inkooptrajecten.

Om complexe ict-aanbiedingen onderling te vergelijken hebben organisaties - en de Nederlandse overheid voorop - inkoopafdelingen opgericht. Door specialisme en verdere efficiëntie zijn deze afdelingen geëvalueerd tot ‘inkoopfabrieken’ die volgens vaste richtlijnen, procedures, voorwaarden en regels zijn gaan werken. Dit kwam samen in de(openbare) uitbesteding, wat de standaard werd voor inkopen van grootschalige ict. Een voorwaarde was in dit traject zeer duidelijk: Op ‘buiten de lijntjes’ kleuren, stond als ‘straf’ uitsluitsel van het verdere proces.

Resultaat ondergeschikt

Vooral de diverse overheidsorganen bedienen zich veelvuldig van de ‘openbare aanbesteding’ om hun inkoopproces te stroomlijnen en te voldoen aan Brusselse wetgeving. Het gevolg is dat hiermee niet langer ingekocht wordt wat de business werkelijk nodig heeft, maar een product dat door de meest creatieve leverancier in het aanbestedingsformat verpakt is.

Door de simplificering en stroomlijning van de inkoopprocessen is een belangrijke factor verdwenen: ‘inhoudelijke materiekennis’. Dit gebrek zorgt ervoor dat je product als een auto in het ‘koets-en-paarden tijdperk’ helaas kansloos aan de kant wordt gezet. Als we op dit proces inzoomen dan zien we al dat de beoordeling in de eerste selectiefase door bijvoorbeeld stagiairs wordt gedaan met behulp van de Shift F7 opzoekfunctie! Hier begint het feest, het resultaat is ondergeschikt gemaakt aan het proces.

ICT kosten benchmark

Aanleiding voor dit opiniestuk is een uitnodiging om mee te doen aan een request for proposal (rfp) van een landelijk overheidsorgaan. Het betrof hier een ict-kosten benchmark van de kantoorautomatisering.

Om een goede benchmark uit te voeren is de kwaliteit van de data waarop de analyse plaats vindt van groot belang. De traditionele benchmarks maken gebruik van enquêtes en lange invullijsten om deze data te verzamelen. Aan deze manier van werken kleven diverse nadelen:

  • Foutgevoelig
  • Gevoelig voor interpretatieverschillen bij het beantwoorden van de vragen
  • Arbeidsintensief
  • Legt een grote belasting op de bestaande organisatie
  • Compleetheidscheck moeizaam uit te voeren
  • Lange doorlooptijd waardoor de actualiteitswaarde van het onderzoek achteruit gaat
  • Doordat de gegevens in de ‘Peer’ database  ook op deze manier tot stand komen, neemt de foutmarge van het eindresultaat toe.

Doordat de kwaliteit van het dataverzamelen bepalend is voor het eindresultaat, zien we hierdoor dat conclusies en aanbevelingen hoog over, vaag en een ‘open deur’ karakter hebben. Inmiddels zijn er al innoverende ontwikkelingen gaande waarbij het verzamelen, rubriceren en interpreteren van data geautomatiseerd gebeurd.

Met zelflerende analyse tools en big data-concept benaderingen, wordt het mogelijk om de data die altijd al in de systemen van de klant zit, veel sneller, met minder inspanning en vrijwel foutloos te verzamelen en te analyseren. Hiermee zijn de belangrijkste drie nadelen: ‘kostbaar, tijdinvestering klant en mager eindresultaat’, omzeilt, want met betere data worden de adviezen en aanbevelingen specifieker en beter gericht op het werkelijke onderliggende probleem in plaats van op symptomen.

Hoe verder?

De crisis heeft veel stuk gemaakt, helaas niet de openbare aanbesteding. Het is tenslotte een efficiënte manier van inkopen voor procurement. Krijg je dan wat je wilt? Niet echt, maar je krijgt het wel tegen de beste prijs! Maar is dat echt de beste prijs? We weten het al ‘goedkoop is duurkoop’.

Openbare aanbestedingen worden uitgeschreven op basis van ervaringen uit het verleden. Innovatieve ontwikkelingen worden daardoor helaas gemist. En juist van de overheid zou je verwachten dat ze hun (subsidie) investeringen zouden koesteren door voorop te lopen in het veranderingsproces van inkoop om zo toegang te krijgen tot verbeterde producten en diensten.

Is het daarom niet tijd voor een renovatie van het aanbestedingstraject? Juist om de mogelijkheden van innovatieve oplossingen naar boven te laten komen in plaats van af te laten vallen op basis van vooraf opgestelde regels en procedures. Op basis van de investeringen die de overheid doet in innovatie zou je verwachten dat ze als eerste van de resultaten zouden willen profiteren.

Kurt de Koning, managing partner Ratio Consultants

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/5057011). © Jaarbeurs IT Media.

?


Lees meer over


 

Reacties

@Kurt

er zijn best wel mogelijkheden om innovatie in een aanbesteding naar voren te laten komen, alleen als het een aanbesteding is tegen de laagste prijs zal dat nooit gaan lukken, je kan alleen commodities tegen de laagste prijs kopen, dus het niveau van dertien in een dozijn.

Goed verhaal!
De overheid zou waarschijnlijk best innovatie willen stimuleren, maar is daartoe niet in staat.
Waarom niet? Om open te staan voor innovatie moet je afstappen van wat je gewend bent en nadenken over je werkelijke behoefte. Iemand die gewend is boterhammen met hagelslag te eten, zal 'hagelslag' op zijn boodschappenlijstje zetten. Daarmee vallen alle soorten innovatief broodbeleg af, om nog maar te zwijgen over innovatief voedsel waar helemaal geen boterham onder hoeft.
Iemand die data wil opslaan, zal op deze manier op zoek gaan naar de beste en goedkoopste hard disk en nooit op een cloud-oplossing uitkomen.
Hoe zou dit kunnen veranderen? Allereerst moet de behoeftesteller zijn echte behoefte goed kunnen scheiden van de oplossingen, die hij kent. Vervolgens moet de inkoper (of het geautomatiseerde inkoopsysteem) in staat te beoordelen in hoeverre aanbiedingen van leveranciers in deze werkelijke behoefte voorzien.
Gaat dat ooit gebeuren? Hmm, ik ben bang van niet.

Of aanbestedingen de oorzaak zijn laat ik een beetje in het midden omdat gebrek aan visie (en durf) door de afrekencultuur me mede debet lijken aan de situatie. Opvallend vaak wordt nog voor een oplossing gekozen nadat een soortgelijke organisatie is geconsulteerd, die echter wijselijk zwijgt over alle tekortkomingen om zo de schone schijn op te kunnen houden. Benchmarks zijn dan ook meestal niet erg objectief omdat het halen van een score nog niets zegt over het behalen van het gewenste resultaat. En opmerkelijk vaak is hele aanbestedingstraject ook al uitbesteed waardoor de lamme de blinde door ICT land leidt. Of over het spoor want het gaat niet alleen mis in de ICT sector.

Kurt,
"Openbare aanbestedingen worden uitgeschreven op basis van ervaringen uit het verleden"

Ik denk dat de openbare aanbestedingen worden uitgeschreven op basis van kopiëren/plakken dan "ervaring" uit verleden! Als ze enigszins de ervaring uit verleden hadden gebruikt dan zouden we nu wat verbeteringen kunnen zien.

Het is opvallend dat ze geen aandacht besteden aan de pijn punten voor de inschrijvers (ze moeten toch uitgemolken worden) maar wel aandacht besteden aan het behalen van meer voordeel uit aanbestedingen. In dit kader wil ik verwijzen naar eisen rondom zaken zoals Social Return waardoor de inschrijver verder zijn lage marge naar beneden moet bijstellen.
Het is toch niet eerlijk om de zooi die de opdrachtgever gemaakt heeft tegen een lage prijs en met hoge kwaliteit op te knappen.

Het inkooptraject en de inkoopregels moeten vernieuwd worden. In dit kader moeten de voordelen en nadelen eerlijk tussen opdrachtgever en opdrachtnemer verdeeld worden. Dit is pas mogelijk als de aanbestedingen anders opgesteld en uitgeschreven worden. Gebaseerd hierop zal je zien hoe succesvol een project uitgevoerd en afgerond kan worden, iets wat we de afgelopen jaren flink bij de ict-projecten van de overheid gemist hebben.

@Maarten, een aanbesteding op prijs winnen we op afstand. Echter men begrijpt de oplossing/aanbieding niet (volledig) omdat men eerst een (paradigma)shift moet ondergaan. Dat neem ik niet kwalijk want het is vrijwel niet mogelijk om zonder hulp spontaan het kwartje te laten vallen. Helaas lukt dat alleen in een face-2-face gesprek. En dat laatste is bij een aanbesteding niet mogelijk.

@Reza, Gebruik maken van ervaringen uit het verleden is net iets anders dan leren van ervaringen uit het verleden. Helaas blijft het laatste achterwege waardoor het idd een copy/paste exercitie wordt.

Wat overigens ook niet eerlijk is om zo laag (onder de kostprijs) te bieden op een aanvraag dat de opdracht op prijs gewonnen wordt. Vervolgens komt er geen accountmanager op het account maar een advocaat die het contract uit zijn hoofd kent en bij elke vraag 'meerwerk' roept om zo het contract toch winstgevend te maken.

Reza,

Zeer herkenbaar wat je schrijft.

Ik zie ook veel copy/paste werk.

Waar in op zich wel om innovatie gevraagd wordt, maar waar nog te veel naar de laagste prijs wordt gekeken.

Ik heb hier in het verleden al eens wat over geschreven:

http://www.computable.nl/artikel/opinie/diensten/4877663/2380656/een-draak-van-een-aanbesteding.html

@Kurt,

dat kan wel, daar zijn andere paden voor in EU-aanbestedingsland... :-)

iets anders verwacht van de overheid ?
Vergeef het hun, want zij weten niet wat zij doen :-P

Er zijn verschillende methoden om binnen een EU aanbesteding innovaties uit te vragen. Daarnaast zijn er vaak marktverkenningen, waarbij leveranciers gevraagd wordt naar de oplossing op een bepaald gebied.

In veel gevallen gaat het om commodity en daar is prijs een belangrijke drijfveer.

@Maarten, mag ik aannemen dat je nog een toelichting gaat geven over deze 'andere paden' binnen een aanbestedingstraject?

@Kurt

bv RFI,of
gerichte dialoog
....
etc.

maar als de klant de oplossing die jij voorstaat niet snapt zijn er tenminste twee kanten fout.....

Beste Kurt,

Dank voor je artikel. Om innovatie de ruimte te kunnen geven is er in de aanbestedingswet de mogelijkheid om een functionele aanbesteding uit te zetten met als onderdeel het voeren van concurrentiegerichte dialogen. Dit biedt mogelijkheden voor nieuwe, out of the box ideeën.

@ Maarten,

Dan moet die ruimte er wel zijn. Ik kom dat in mijn vakgebied nog te weinig tegen helaas.

Nog te vaak wordt er gefocust op prijs en niet op kwaliteit, duurzaamheid of schaalbaarheid. De oplossing die op papier initieel goedkoper is, is dat vaak niet op de langere termijn ( gebrek aan schaalbaarheid, duurzaamheid etc. ).

Soms is er nog wel eens de ruimte omdat toe te lichten. En dan moet je als bedrijf zijnde ook vaak nog investeren in MVO, Social return en al je marges en inkoopprijzen inzichtelijk maken. Hier door vallen er vaak geen gezonde marges meer te behalen.

Ook heb je vaak maar beperkte ruimte ( lees xx a4tjes of max 1500 woorden ) om je visie/oplossing toe te lichten. En als je dan anders wilt aanbieden lukt dat door al deze beperkingen niet.

Gelukkig zie ik ook uitvragen waar je de kans krijgt om je oplossing mondeling toe te lichten tijdens de RFI fase. Dan heb je als aanbieder nog de mogelijkheid om te klant op andere gedachten te brengen. Al staan ze daar niet altijd voor open. Als dit proces niet goed geleid wordt, wordt dat nog te vaak een modder gooi wedstrijd waar in iedereen de klant wijst op de zwakke punten van de concurrent. Zo heb ik al ooit eens met al mijn concurrenten om de tafel gezeten en dat ontaarde bijna in een "catfight" aangezien bijna iedereen elkaar persoonlijk begon aan te vallen. Of het kan ook voorkomen dat iedereen wijselijk zijn mond houdt, om maar niet de concurrentie slimmer te maken dan wat ze al zijn.

Ik ben benieuwd wat de overheid hier aan gaat doen om dit nu eindelijk eens te verbeteren.

@Ruud,

we zitten aan een verschillende kant van de tafel, ...... mijn klanten zijn vrijwel nooit laagste prijssituaties, dan heb je gen adviseur nodig tenzij je capaciteit te kort hebt.

en zeker het is cruciaal dat de leverancier op een goede, voor de klant vergelijkbare manier zijn unique points , kennis, kunde en oplossing over het voetlicht kan krijgen.

@ Maarten,

Ik denk dat communicatie-infrastructuren dan een uitzondering op de regel zijn. In de rest van de ICT zie ik dezelfde dingen wel terug komen.

@ Marianne:
Zolang de prijs van de offerte het hoogste percentage van de wegingsfactor heeft dan is er geen ruimte voor je innovatieve ideeën. Innovatief mag je zijn als het maar minder gaat kosten. Bovendien het is nog afwachten of ze jouw ideeën /offerte accepteren! Want innovatieve ideeën in een aanbestedingstraject kunnen best (voor de opdrachtgever) eng zijn!
Je (innovatieve) offerte wordt keihard afgewezen als hij duurder is, PUNT en tot ziens.

@Kurt:
Waarom was jullie aanbieding afgewezen? Wat hebben jullie verder gedaan om dit terug te draaien?

@Reza, bij de afwijzing werd als onderbouwing meegegeven dat de concurrent op een aantal punten beter scoorde. Doordat deze punten niet specifiek onderdeel waren van de aanvraag hebben we hierover navraag gedaan. Ten eerste werd ons verstaan gegeven dat navragen niet echt de bedoeling was. Doch bij verder aandringen kregen we het formele standpunt terug. Hierbij scoorde we wel beter op prijs. Hoe de puntenverdeling uiteindelijk tot stand kwam werd dit niet verder onderbouwd. Dit is natuurlijk jammer omdat deze punten (zoals ervaring binnen een overheidsorganisatie) door onze aanpak van veel minder belang is dan het was.
Als je een auto aanbiedt in het paarden-en-koetsen-tijdperk dan kan je wel punten krijgen bij de vraag hoeveel paardenwissels je aanbiedt maar dat is helemaal niet meer relevant als je een auto aanbiedt. Doch als er geen ruimte is om dat toe te lichten dan wordt het toch een paard en koets. Ook andere voordelen kan je bij gebrek aan dialoog en communicatie niet naar voren krijgen dus geen punten voor gebruiksgemak oid.

@Maarten & Marianne.
Bij RFI’s, gerichte dialogen en andere mogelijkheden, ligt het initiatief bij de aanvrager. Doch als deze op de automatische piloot handelt wat in de praktijk vaker wel dan niet het geval is, wordt direct een RFP uitgestuurd. De aanvrager heeft een probleem, bedenkt zelf de oplossing en zet hiervoor een RFP uit. Zie het voorbeeld hierboven van Menzo over hagelslag. De dialoog zoeken is hierbij niet gewenst. Men reageert als door een wesp gestoken als het toch wordt geprobeerd.
Binnen de regels en format van een RFP is het niet mogelijk om proberen uit te leg wat vernieuwend is aan de oplossing. Dit wordt dan gezien als buiten de lijntjes kleuren waardoor je aanbieding afvalt.
Ik zeg dus niet dat de aanvrager geen mogelijkheid heeft om op zoek te gaan naar innovatieve oplossingen. RFI, gerichte dialoog, etc. zijn daarvoor prima middelen doch het wordt niet gebruikt en men blijft hangen in de beproefde RFP en sluit daarmee zelf innovatieve oplossingen uit.

@Kurt

wat je schrijft komt zeker voor, het is juist de kunst (als adviseur) er voor te zorgen wat jij aangeeft niet voorkomt....

De overheid is in deze slechts verantwoordelijk voor haar eigen projecten.
Een overheid zal weinig anders vragen dan some form of kantoorautomatisering, een website of dataopslag.
Met of zonder aanbesteding valt daar weinig inovatiefs te beleven. het is allemaal gewoon eenheidsworst, MicroSoft Cisco, SAP, HP (had ik MicroSoft al genoemd ?) dus ik zie het punt niet echt.
Die projecten waar wel inovatieve ontwikkelingen zijn te vinden zijn vervolgens zo niche dat slechts een paar bedrijven daarvoor in aanmerking komen.

Komt natuurlijk nog eens bij dat met of zonder aanbesteding geen enkele ambtenaar zo dom zal zijn iets anders dat het gebruikelijke te kiezen.

@Kurt Zo een aanbestedingsprocedure is al een grote barriere maar ik vraag me af of in dit soort trajecten waar het vaak om zoveel geld gaat alleen inhoudelijke argumenten een rol spelen. Misschien worden er ook wel vriendendiensten geleverd.

@Louis, tja hard te maken is het niet maar a. de RFP wordt gebruikt om de bestaande leverancier prijstechnisch onder druk te zetten, b. het is allang bekend wie de 'winnaar'is, doch formeel moet er nog even een RFP traject gevolgtworden. In beiden gevallen is het poppenkast.

@Kurt Dat had ik me nog niet gerealiseerd maar de opdrachtgever is natuurlijk ook verplicht de aanbesteding volgende procedures uit te voeren. Terwijl dat misschien niet gewenst is en men allang al weet wie het moet gaan uitvoeren. Dan is het inderdaad een hele dure poppenkast. Vriendendiensten is inderdaad heel moeilijk aan te tonen maar in de regel ruik je het. Ik heb het ook gezien en je vraagt je dan af: hoe is het mogelijk. Met de opdrachtgever als grote verliezer. Kan ook niet anders als het om zoveel geld gaat, dan komen er hele andere motieven om de hoek kijken en denk zelfs dat de inhoud van secundair belang is. Waar ik dan altijd wel benieuwd naar ben, heeft de opdrachtgever wel de technische kennis in huis om aanbiedingen op de inhoud te kunnen beoordelen. Ik denk dat daar het antwoord nee op is. Ik denk dat dit een van de redenen is waarom projecten zo uit de klauwen lopen.

Als je zelf de kennis niet hebt om de aanbiedingen op hun merites te toetsen, is het natuurlijk altijd mogelijk om een (onafhankelijke) derde hiervoor te vragen. Of bijvoorbeeld een adviseur zoals Maarten volgens mij is.

@Kurt Dat is zeker een goed idee, de onafhankelijke kennis binnenhalen die men niet heeft. Maar dan moet men het zich wel realiseren.

@ Louis,

Ik heb hier in het verleden al eens wat meer over geschreven.

Misschien leuk om een keer na te lezen:

http://www.computable.nl/artikel/opinie/diensten/4877663/2380656/een-draak-van-een-aanbesteding.html

@Reza en Kurt: Inderdaad als de prijs de hoogste wegingsfactor krijgt dan wordt het lastig om innovatief te zijn, maar dan denk ik dat de aanvrager zijn eigen uitvraag niet goed snapt. Indien je als aanvrager opzoek ben naar innovatie dan zal je dit ook de ruimte moeten geven door de kwaliteit van de aangeboden oplossing een hogere wegingsfactor te geven.

Ik denk dat dit ook een grote rol speelt in het welslagen van projecten. De kans dat de druk groter wordt bij inschrijvers om onder de gevraagde prijs uit te komen wordt hierdoor vergroot en leidend gemaakt i.p.v. van te voren aan te geven wat het allemaal echt zal kosten. Gevolg heel veel meerkosten.

@Marianne, voor de goede orde. In de beschreven case betreft het een situatie waarbij door de innovatieve ontwikkeling de prijs behoorlijk lager ligt dan de traditionele manier van benchmarken.

Dag Kurt,

Dank voor je toelichting. Is het dan koudwatervrees geweest bij de uitvrager? Heb je een duidelijk omschreven afwijzing ontvangen waarom er niet is gekozen voor de innovatieve oplossing met een lage prijs?

@Marianne, helemaal duidelijk is de afwijzing niet geweest en natuurlijk is het ook niet 100% zeker dat de genoemde reden ook de werkelijke reden is.
Het lastige is dat de communicatie vrijwel uitsluitend schriftelijk gebeurd dus even een goed gevoel krijgen is er dan niet bij.
Zoals je waarschijnlijk wel weet kan je bij de aanbieding op diverse onderdelen punten scoren. Zo scoorden we lager op planning maar waarom? En zo waren er meer onderdelen waar we meer of minder op scoorden doch hoe en waarop een puntenverdeling tot stand komt, is niet gedeeld. En zoals gezegd, je kan er geen echte discussie over voeren.
Op prijs scoorden we beter dan de concurrentie.

Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×