Innovatie is de levensader van onze westerse economieën. Terecht dat dit binnen Europa veel aandacht krijgt. De Nederlandse overheid vindt het ook belangrijk en doet letterlijk een duit in het zakje door innovatieve initiatieven te ondersteunen met subsidies. Helaas toont dezelfde overheid in deze (weer eens) schizofreen gedrag door organisaties met innovatieve ontwikkelingen buiten de deur te houden met gestandaardiseerde inkooptrajecten.
Om complexe ict-aanbiedingen onderling te vergelijken hebben organisaties – en de Nederlandse overheid voorop – inkoopafdelingen opgericht. Door specialisme en verdere efficiëntie zijn deze afdelingen geëvalueerd tot ‘inkoopfabrieken’ die volgens vaste richtlijnen, procedures, voorwaarden en regels zijn gaan werken. Dit kwam samen in de(openbare) uitbesteding, wat de standaard werd voor inkopen van grootschalige ict. Een voorwaarde was in dit traject zeer duidelijk: Op ‘buiten de lijntjes’ kleuren, stond als ‘straf’ uitsluitsel van het verdere proces.
Resultaat ondergeschikt
Vooral de diverse overheidsorganen bedienen zich veelvuldig van de ‘openbare aanbesteding’ om hun inkoopproces te stroomlijnen en te voldoen aan Brusselse wetgeving. Het gevolg is dat hiermee niet langer ingekocht wordt wat de business werkelijk nodig heeft, maar een product dat door de meest creatieve leverancier in het aanbestedingsformat verpakt is.
Door de simplificering en stroomlijning van de inkoopprocessen is een belangrijke factor verdwenen: ‘inhoudelijke materiekennis’. Dit gebrek zorgt ervoor dat je product als een auto in het ‘koets-en-paarden tijdperk’ helaas kansloos aan de kant wordt gezet. Als we op dit proces inzoomen dan zien we al dat de beoordeling in de eerste selectiefase door bijvoorbeeld stagiairs wordt gedaan met behulp van de Shift F7 opzoekfunctie! Hier begint het feest, het resultaat is ondergeschikt gemaakt aan het proces.
ICT kosten benchmark
Aanleiding voor dit opiniestuk is een uitnodiging om mee te doen aan een request for proposal (rfp) van een landelijk overheidsorgaan. Het betrof hier een ict-kosten benchmark van de kantoorautomatisering.
Om een goede benchmark uit te voeren is de kwaliteit van de data waarop de analyse plaats vindt van groot belang. De traditionele benchmarks maken gebruik van enquêtes en lange invullijsten om deze data te verzamelen. Aan deze manier van werken kleven diverse nadelen:
- Foutgevoelig
- Gevoelig voor interpretatieverschillen bij het beantwoorden van de vragen
- Arbeidsintensief
- Legt een grote belasting op de bestaande organisatie
- Compleetheidscheck moeizaam uit te voeren
- Lange doorlooptijd waardoor de actualiteitswaarde van het onderzoek achteruit gaat
- Doordat de gegevens in de ‘Peer’ database ook op deze manier tot stand komen, neemt de foutmarge van het eindresultaat toe.
Doordat de kwaliteit van het dataverzamelen bepalend is voor het eindresultaat, zien we hierdoor dat conclusies en aanbevelingen hoog over, vaag en een ‘open deur’ karakter hebben. Inmiddels zijn er al innoverende ontwikkelingen gaande waarbij het verzamelen, rubriceren en interpreteren van data geautomatiseerd gebeurd.
Met zelflerende analyse tools en big data-concept benaderingen, wordt het mogelijk om de data die altijd al in de systemen van de klant zit, veel sneller, met minder inspanning en vrijwel foutloos te verzamelen en te analyseren. Hiermee zijn de belangrijkste drie nadelen: ‘kostbaar, tijdinvestering klant en mager eindresultaat’, omzeilt, want met betere data worden de adviezen en aanbevelingen specifieker en beter gericht op het werkelijke onderliggende probleem in plaats van op symptomen.
Hoe verder?
De crisis heeft veel stuk gemaakt, helaas niet de openbare aanbesteding. Het is tenslotte een efficiënte manier van inkopen voor procurement. Krijg je dan wat je wilt? Niet echt, maar je krijgt het wel tegen de beste prijs! Maar is dat echt de beste prijs? We weten het al ‘goedkoop is duurkoop’.
Openbare aanbestedingen worden uitgeschreven op basis van ervaringen uit het verleden. Innovatieve ontwikkelingen worden daardoor helaas gemist. En juist van de overheid zou je verwachten dat ze hun (subsidie) investeringen zouden koesteren door voorop te lopen in het veranderingsproces van inkoop om zo toegang te krijgen tot verbeterde producten en diensten.
Is het daarom niet tijd voor een renovatie van het aanbestedingstraject? Juist om de mogelijkheden van innovatieve oplossingen naar boven te laten komen in plaats van af te laten vallen op basis van vooraf opgestelde regels en procedures. Op basis van de investeringen die de overheid doet in innovatie zou je verwachten dat ze als eerste van de resultaten zouden willen profiteren.
Kurt de Koning, managing partner Ratio Consultants
De overheid is in deze slechts verantwoordelijk voor haar eigen projecten.
Een overheid zal weinig anders vragen dan some form of kantoorautomatisering, een website of dataopslag.
Met of zonder aanbesteding valt daar weinig inovatiefs te beleven. het is allemaal gewoon eenheidsworst, MicroSoft Cisco, SAP, HP (had ik MicroSoft al genoemd ?) dus ik zie het punt niet echt.
Die projecten waar wel inovatieve ontwikkelingen zijn te vinden zijn vervolgens zo niche dat slechts een paar bedrijven daarvoor in aanmerking komen.
Komt natuurlijk nog eens bij dat met of zonder aanbesteding geen enkele ambtenaar zo dom zal zijn iets anders dat het gebruikelijke te kiezen.
@Kurt Zo een aanbestedingsprocedure is al een grote barriere maar ik vraag me af of in dit soort trajecten waar het vaak om zoveel geld gaat alleen inhoudelijke argumenten een rol spelen. Misschien worden er ook wel vriendendiensten geleverd.
@Louis, tja hard te maken is het niet maar a. de RFP wordt gebruikt om de bestaande leverancier prijstechnisch onder druk te zetten, b. het is allang bekend wie de ‘winnaar’is, doch formeel moet er nog even een RFP traject gevolgtworden. In beiden gevallen is het poppenkast.
@Kurt Dat had ik me nog niet gerealiseerd maar de opdrachtgever is natuurlijk ook verplicht de aanbesteding volgende procedures uit te voeren. Terwijl dat misschien niet gewenst is en men allang al weet wie het moet gaan uitvoeren. Dan is het inderdaad een hele dure poppenkast. Vriendendiensten is inderdaad heel moeilijk aan te tonen maar in de regel ruik je het. Ik heb het ook gezien en je vraagt je dan af: hoe is het mogelijk. Met de opdrachtgever als grote verliezer. Kan ook niet anders als het om zoveel geld gaat, dan komen er hele andere motieven om de hoek kijken en denk zelfs dat de inhoud van secundair belang is. Waar ik dan altijd wel benieuwd naar ben, heeft de opdrachtgever wel de technische kennis in huis om aanbiedingen op de inhoud te kunnen beoordelen. Ik denk dat daar het antwoord nee op is. Ik denk dat dit een van de redenen is waarom projecten zo uit de klauwen lopen.
Als je zelf de kennis niet hebt om de aanbiedingen op hun merites te toetsen, is het natuurlijk altijd mogelijk om een (onafhankelijke) derde hiervoor te vragen. Of bijvoorbeeld een adviseur zoals Maarten volgens mij is.
@Kurt Dat is zeker een goed idee, de onafhankelijke kennis binnenhalen die men niet heeft. Maar dan moet men het zich wel realiseren.
@ Louis,
Ik heb hier in het verleden al eens wat meer over geschreven.
Misschien leuk om een keer na te lezen:
https://www.computable.nl/artikel/opinie/diensten/4877663/2380656/een-draak-van-een-aanbesteding.html
@Reza en Kurt: Inderdaad als de prijs de hoogste wegingsfactor krijgt dan wordt het lastig om innovatief te zijn, maar dan denk ik dat de aanvrager zijn eigen uitvraag niet goed snapt. Indien je als aanvrager opzoek ben naar innovatie dan zal je dit ook de ruimte moeten geven door de kwaliteit van de aangeboden oplossing een hogere wegingsfactor te geven.
Ik denk dat dit ook een grote rol speelt in het welslagen van projecten. De kans dat de druk groter wordt bij inschrijvers om onder de gevraagde prijs uit te komen wordt hierdoor vergroot en leidend gemaakt i.p.v. van te voren aan te geven wat het allemaal echt zal kosten. Gevolg heel veel meerkosten.
@Marianne, voor de goede orde. In de beschreven case betreft het een situatie waarbij door de innovatieve ontwikkeling de prijs behoorlijk lager ligt dan de traditionele manier van benchmarken.
Dag Kurt,
Dank voor je toelichting. Is het dan koudwatervrees geweest bij de uitvrager? Heb je een duidelijk omschreven afwijzing ontvangen waarom er niet is gekozen voor de innovatieve oplossing met een lage prijs?