Investeren in assetmanagement is het waard

Weet jij hoe het precies zit met de softwarelicenties in jouw bedrijf? Of je bijvoorbeeld licenties nodig hebt voor de software op computers die ongebruikt in de opslag staan? Of hoeveel medewerkers er eigenlijk precies gebruik mogen maken van de licentie van je crm-software?

Als het antwoord op deze vragen negatief is, is het tijd om te investeren in assetmanagement. Zowel onder- als overlicentiëring kan een organisatie namelijk onnodig veel geld kosten.

Dat assetmanagement bij veel bedrijven geen punt is dat hoog op de agenda staat, blijkt wel uit het excuus dat bedrijven vaak aanvoeren voor het niet hebben van de juiste licenties. Bij inspecties van BSA | The Software Alliance verdedigen zij zich vaak met het verweer dat licenties voor een leek moeilijk te begrijpen zijn.

En hoewel dat laatste misschien waar is, is dat natuurlijk geen geldig excuus om niet te beschikken over de juiste licenties. Ja, licenties zitten soms ingewikkeld in elkaar, en daarin verschilt software in wezen niet van een product als een verzekering. Maar waar het bij veel bedrijven wel gebruikelijk is om een specialist in te huren voor het afhandelen van verzekeringszaken, is het opvallend om te moeten constateren dat zij dat voor softwarelicenties vaak niet de moeite waard vinden. Terwijl het investeren in assetmanagement voor een organisatie verschillende financiële voordelen oplevert.

Financiële voordelen

De schadevergoedingen voor het niet hebben van de juiste licenties kunnen behoorlijk oplopen, vooral als verkeerd of niet-gelicentieerde software op meerdere devices binnen de onderneming wordt gebruikt. In sommige gevallen kan het gaan om een flink percentage van de jaaromzet.

Maar het is natuurlijk ook mogelijk dat je in jouw onderneming juist over een teveel aan licenties beschikt. Licenties voor software die al een tijd niet meer wordt gebruikt bijvoorbeeld, of doordat iemand ooit een te uitgebreide licentie heeft afgenomen. Door assetmanagement breng je dit soort zaken in kaart en voorkom je dat de organisatie onnodig veel geld kwijt is aan overlicentiëring.

Oplossingen

Investeren in assetmanagement betekent overigens niet dat je er gelijk een fulltimemedewerker voor hoeft aan te nemen. Bureaus gespecialiseerd in assetmanagement, kunnen je bijvoorbeeld helpen om de licenties in jouw organisatie op periodieke basis in kaart te brengen en waar nodig aan te passen. Ook bestaan er verschillende softwarepakketten die je hierbij helpen.

Desondanks vraagt assetmanagement om een financiële investering, en misschien doet dat pijn. Realiseer je wel dat deze investering bij lange na niet zo hoog is als de mogelijke kosten die het gevolg zijn van het alternatief. Met andere woorden: niet investeren in assetmanagement is het risico niet waard.