In het kasteel van Neerijnen, waar het gemeentehuis is gevestigd, werkten tot voor kort alle bijna honderd ambtenaren met een oudere versie van Microsoft Office. Voor het zoeken van een opvolger daarvan, werd gevolg gegeven aan het beleid van de nationale overheid, dat open source software belangrijk vindt en het gebruiken van open documentstandaarden verplicht, tenzij het niet goed mogelijk is daaraan te voldoen.
In Neerijnen bleek vrij snel dat het voor de meeste functies en taken geen probleem is om te gaan werken met een open source office-pakket. Dat heeft de aantrekkelijke kanten van het delen van kennis/ontwikkeling, lage kosten, en een uitstekende ondersteuning van de ISO standaard ODF: Open Document Format voor officedocumenten. Een afweging tussen OpenOffice en LibreOffice viel uit in het voordeel van de laatste: het ontwikkelt zich sneller, en heeft dus ook meer mogelijkheden. Daarnaast kent het een bredere ondersteuning met een grote, diverse internationale community. Gunstige voorwaarden voor een blijvende sterke ontwikkeling.
Ict-medewerkers Jan Visser, Danny Bovenschen en Frank van de Linden hebben het gebruik van office en documenten onderzocht en de overstap gepland zodat het gelijk kon vallen met de overstap naar een nieuwere versie van Centric MDU-applicatie. Voor het DMS pakket Decos is al een plugin beschikbaar voor de koppeling met OpenOffice en LibreOffice.
Bij Neerijnen zijn wat aanpassingen in het proces gedaan en de oudere documenten en functies uit Word zijn omgebouwd. Bovenschen: 'er zaten in de Word-sjablonen nogal wat oneffenheden en we hadden ook wat nieuwe wensen. Dat hebben we allemaal gelijk opgepakt, samen met het bedrijf Nou&Off, die de conversie voor ons verzorgde.'
Een andere component was een migratie-training voor de medewerkers. Van de Linden legt uit dat er gekozen is voor een korte introductie-training. 'Een paar uurtjes is voldoende om de hoofdlijnen van de nieuwe situatie duidelijk te maken, uit te leggen wat LibreOffice is, hoe je met handig met nieuwe en oude documenten werkt en daarbij kun je ook gelijk wat aandacht schenken aan de algemene office-vaardigheden. Altijd nuttig.' Als er enkele weken met LibreOffice is gewerkt, zullen er enkele aanvullende trainingen worden gegeven voor een beperkte groep medewerkers, die werken met de geavanceerdere functies in het office-pakket.
De enige toepassing die op dit moment nog afhankelijk is van Microsoft Office is het vergunningen-systeem van SBA. Dat wordt gebruikt door een kleine groep medewerkers. Visser, oudgediende in de ict bij Neerijnen: 'het gaat maar om een kleine groep gebruikers, maar toch willen we ook hen volledig laten werken met open source office en open standaarden. Dus we gaan proberen of we dat met de leverancier kunnen oplossen.'
Bij de migratie naar LibreOffice is geïnvesteerd in de training en de conversie van documenten. Volgens Visser zouden die kosten ook gemaakt zijn indien was overstapt naar een nieuwe versie van Microsoft Office. 'En dan komen daar nog de jaarlijkse licentiekosten bovenop.'
Neerijnen sluit vooralsnog geen speciaal servicecontract af voor LibreOffice. Visser: 'we hebben een goed overzicht van de toepassing in onze organisatie, en zijn erg tevreden met de deskundige en flexibele ondersteuning die we kunnen krijgen van Nou&Off. In ieder geval besteden wij zelf nog wel enige aandacht aan in dit project.'
Reacties
Een positief bericht! Inhoudelijk is er geen reden om MS Office te prefereren en de uitwisselbaarheid is tegenwoordig zeer goed.
Mooi dat er gezocht en gewerkt wordt met een alternatief voor MS Office.
Maar..... het is al bekend dat veel gemeenten tot 2017 gefuseerd moeten worden. Wat is het effect van deze wijziging binnen gemeente Neerijnen op het samenwerkingsverband dat later aangegaan zou moeten worden?
Is deze applicatie-suite een showstopper voor deze samenwerking? Gaan ze weer investeren om naar MS Office terug te gaan? Als een van de doelstellingen van de samenwerking, het creeren van een ambtenaren-pool is, moeten de medewerkers van andere gemeente(n) ook het werken met deze suite leren? Zo ja wat zijn hier de kosten van, het effect op de organisatie, het effect op verschillende doelstellingen van het samenwerkingsverband etc.
Ik ben benieuwd tot hoeverre ze bij gemeente Neerijnen over de toekomst nagedacht hebben.
@Reza, de plannen voor de fusies van provincies en gemeenten liggen zwaar onder vuur. Veel verwijten gaan naar minister Plasterk over het gebrek aan onderbouwing voor de noodzaak ervan als ook de erg starre houding van de minister op dit vlak. Naar het zich laat aanzien gaat er de komende jaren, naast de al lopende plannen voor gemeentelijke herindelingen, niet heel veel gebeuren...
@Jeroen:
1- Je gaat ervan uit dat deze plannen niet uitgevoerd zullen worden. Zoals je weet, het politiek is in Nederland zo grillig als het weer. Gebaseerd hierop, wat zal het effect zijn van deze stap van de gemeente op een eventueel samenwerkingsverband in de toekomst?
Ik neem aan dat er eerst een vooronderzoek verricht is naar deze grote wijziging binnen de gemeente. Hebben ze in dat onderzoek dit soort onderwerpen als "risico" benoemd? Zo ja, hoe zal de initiele businesscase worden als een samenwerkingsverband zich toch voordoet? Terug gaan naar MS Office?
2- Misschien wordt de gemeente niet gedwongen om te fuseren. Het kan ook zijn dat de gemeente zelf gaat inzien welke voordelen een samenwerkingsverband of een joint venture zal hebben. Hebben ze rekening gehouden met verschillen die ze hierdoor creeren waardoor een joint venture of samenwerkingsverband tegen gehouden wordt?
Ik vind het een tunnelvisie als alleen naar de huidige situatie gekeken wordt en geen of minder reking gehouden wordt met de wijzigingen en ontwikkelingen in de toekomst.
Voorbeeld, als je weet dat je binnenkort gaat samenwonen dan ga je niet gebaseerd op je huidige situatie een appartement met 1x kamer kopen! Of toch wel?
Als een gemeente sucsesvol kan overstappen, dan kunnen andere gemeenten dat ook.
Welicht wordt het gewoon eens tijd dat we afstappen van dat MS-Office fetisjisme.
@Reza
Als de gemeente gebruik maakt van open standaarden voor bestanden dan hoeft er geen vuiltje aan de lucht te zijn. Maar als er dan toch gebruik wordt gemaakt van software die deze open standaarden onvoldoende ondersteunen dan snijdt je jezelf inderdaad in de vingers als je wilt gaan fuseren.
Wat dat dat betreft zul je een keer door die zure appel heen moeten bijten om die omschakeling te maken en als er maar genoeg mensen overstappen dan zal de markt daarop moeten reageren.
@Pascal,
Ik ben het met je eens en zoals eerder hierboven aangegeven, ik vind het mooi dat er een ander alternatief voor MS Office bedacht/toegepast wordt.
Je hebt het over een succesvolle overstap. Maar wanneer is deze overstap succesvol? Als het project binnen budget en tijd afgerond is? Of wanneer de doelstellingen van dit project op lange termijn gerealiseerd zijn?
Er zijn genoeg intern en externe onderwerpen die de realisatie van je doelstellingen kunnen beinvloeden. Bijvoorbeeld, de gemeente is afhankelijk van de huidige leveranciers en ook de toekomstige leveranciers die deze suite moeten ondersteunen.
Als bijvoorbeeld de doelsteling van dit traject is om kosten te verlagen en Centric als applicatieleverancier aangeeft dat zij extra kosten in rekening brengen voor het aanpassen van de koppelingen van hun applicaties / verdere ontwikkeling in de toekomst of als een andere leverancier zijn pakket gebaseerd op MS Office voordeliger aanbiedt dan deze suite dan zou de succesvolle afronding van dit traject niet gelijk zijn aan het behalen van de doelstellingen.
Ja ik heb het over: Kijk verder dan je neus lang is!
Reza, je slaat de spijker op zijn kop voor mijn vervolg antwoord.
Opdrachtgevers (in dit geval gemeenten) moeten inderdaad eens wat verder kijken dan hun neus lang is.
Keer op keer worden zij geconfronteerd met een verdorlockin.
Zoals je nu aangeeft zijn er allerlij verborgen kosten om rekening mee te houden.
In het algemeen worden de kosten die voortvloeien uit het structureel gebruik van MicroSoft als basis platform (ik hoop dat ik al die ellende voortkomend uit herinstalaties, vastlopers, virussen en andere inferieure kwaliteiten niet verder uit hoef te specificeren) stiekempjes weggewuifd.
Dat een leverancier kosten berekend voor aanpassingen van hun maatwerk op het office pakket kan ik begrijpen, al zie ik niet in waarom maatwerk op zulk een manier wordt ontwikkeld,
Ik vraag mij ook af waarom een gemeente maatwerk moet hebben...is er niet een goede oplossing voor alle gemeentes te ontwikkelen. uiteraard wat mij betreft een open source oplossing, het is immers gemeenschapsgeld waarvan dat spul betaald wordt.
Opdrachtgevers hebben toch zeker wel de vrijheid om vooraf aan te geven aan welke voorwaarde een product moet voldoen.
Waneer het over overstap naar een alternatief voor Office gaat hoor ik steevast het argument Macro's bovenkomen. Deze macro's zouden door de 'specialisten' op het nieuwe pakket in spe niet te realiseren zijn... welnu conclusie is dan duidelijk, het verkeerde alternatieve pakket is gekozen, of de 'specialist' is niet zo'n specialist als deze denkt te zijn.
Een ander welicht meer valide punt (is dat zo ?) is inderdaad de integratie van uit de zojuist beschreven maatwerk software.
Ik heb dagelijks te maken met het aan elkaar knopen van niet alledaags spul met wel alledaags spul, het kost soms even wat inovatie maar het is prima te doen.
Ik denk dat vooral de angst heerst dat we straks niet meer een scholier kunnen inzetten om voor veel geld een visualbasic programmaatje bijeen te klikken en dat er plots gezocht moet worden naar mensen die echt wat in huis hebben, tja die zijn zojuist allemaal wegbezuinigd.
Leuk dat het succesvol is!, interessant is om te lezen of er ook besparingen mee behaald gaan worden, wellicht kan daar nog iets over gezegd worden? een succesvol project is meer dan alleen dat het werkt en de gebruikers tevreden zijn.....
Een goed verhaal dit, hier zouden meer gemeentes naar moeten kijken.
Gebruik van Open Standaarden en Open Source software. Geen vendor lock-in situatie.
Zelf werk ik dagelijks bedrijfsmatig met LibreOffice als officepakket en dit voldoet over het algemeen prima.
Delen van documenten met MS Office gebruikers kan altijd middels PDF.
Een goed voorbeeld en mooi streven van Neerijnen.
@Reza,
Waarom zou die andere gemeente ook niet overstappen als blijkt dat LibreOffice inderdaad voldoet ? Dat scheelt alleen nog meer aan jaarlijks terugkomende licentiekosten.
Waarom altijd alles omdraaien ? Het is ook een tunnelvisie om alleen maar te blijven kijken naar MS producten, dat kost de samenleving namelijk pas veel geld.
Dat is goed nieuws!
Overigens het macro-argument. Met de macrotaal die in Libre/Open Office zit kun je volgens mij alles wat MS kan.
Ik heb eens een kompleet adminstratief systeem omgebouwd van MS naar OO macros en was zeer verrast door de grote funktionaliteit.
Mijns inziens ligt het probleem in de slecht gedokumenteerde macros die als wildgroei in een ms-omgeving ontstaan.
Van leveranciers kun je eisen dat ze een koppeling maken of ten minste de specifikaties voor de koppeling vrijgeven.
De grootste oorzaak van de vendor-lockin is maatwerk. Daar is vaak niet onder uit te komen maar als het doorslaat is het andere uiterste. Maar ook hoe dit maatwerk wordt geimplementeerd is van belang. Ga je voor de manier waarop een leverancier je een tunnel in lokt waar je niet kan keren of houd je het juist open in die zin dat gebruikte componenten uitwisselbaar zijn?
Prachtig dat er verder gekeken wordt dan de gebruikelijke standaard oplossingen maar één zwaluw maakt nog geen zomer want dat puntje training kan nog weleens een struikelblok worden, net als het onderhoud.
Wat de boer niet kent dat lust hij meestal niet en zolang open source nog niet thuis op de PC staat is er ook nog geen sprake van echte acceptatie, meer een gedwongen winkelnering.
En zoals Maarten al zegt, ik ben benieuwd naar wat er onder de streep nu allemaal bespaart of gewonnen is. Want het zou toch zonde zijn als dit alles enkel maar voor de bühne was en men uiteindelijk weer voor iPads kiest.
Ik snap alleen het argument van vendor lock in niet zo goed.
Volgens wikipedia:
Vendor lock-in maakt een klant afhankelijk van een leverancier voor producten en diensten, omdat hij niet in staat is om van leverancier te veranderen zonder substantiële omschakelingskosten.
Wanneer ik nu alles op libre-offce maak, en ik wil over x jaar overstappen naar bijv. google docs, dan verander ik toch ook van leverancier waarbij ik substantiële kosten moet maken om templates en makro's om te schrijven?
Het enige verschil is dat ik niet betaald heb voor het product, maar het concept van afhankelijk zijn van één product is niet wezenlijk anders volgens mij.
Het vendor lock in verhaal wordt mijns inziens niet zo zeer gedreven door het kiezen voor open- of closed source, maar meer door het gegeven dat men producten niet out-of-the-box kan/wil gebruiken, waardoor veel product-specifieke customisatie nodig is.
@ PaVaKe
Op zich is die vendor lock in (Ecosysteem??) niet zo erg als jet het meeneemt in een TCO berekening. Alleen dan wordt duidelijk wat het totaal plaatje kost. Opensource verschuift wat kosten......, maar is onder de streep best wel interessant. Komt ook nog bij dat bijvoorbeeld office e.d zoals het er nu uit ziet best wel uitontwikkeld is. Daarmee wordt het functionele gat met opensource weer veel kleiner.
@PaVaKe
Vendor-Lockin wordt als begrip gebruikt om aan te geven dat leveranciers hun produkten zo vormgeven dat een overstap moeilijk gemaakt wordt door software waarvan de specifikaties niet vrij toegankelijk zijn. Daarmee houden ze de klant "gevangen".
Bij Open/Libre Office en ook bij Google docs zijn de specifikaties voor iedereen toegankelijk.
Makro's en Templates habben daar weinig mee te maken. De problemen die door wildgroei op dat gebied ontstaan hebben met vendor-lockin weinig te maken maar tonen een falend ICT-beleid voor kantoor-automatisering.
@Jan
Altijd lastig als er meerdere definities zijn van hetzelfde begrip...
Maar, de specs maken volgens mij conversie hooguit eenvoudiger, wat niet wegneemt dat je nog steeds substantiële omschakelingskosten kunt hebben.
Ik zag eerder een bericht over Google Glass, waarin ook geworsteld werd over het begrip "vendor lock-in".
Als je LibreOffice gebruikt, hoef je geen LibreServer met een LibreToetsenbord en een LibreServerruimte te gebruiken.
Dat er binnen het pakket, functionaliteiten zitten die bij de overstap naar een ander pakket geconventeerd moeten worden, is niet meer dan logisch.
Het "Outlook-dus Exchange" verhaal is een vrij bekende. Gebruikers willen Outlook, dus systeembeheerder moet Exchange gebruiken, terwijl die laatste relatief duur en slecht is.
@Technicus, gebruikers willen geen Outlook mar functionaliteit die Outlook hen bied.
If I would ask the customers what they wanted,
they would ask for faster horses.
- Henri Ford
Ja, die uitspraak van Ford is passend. Gebruikers willen wat ze gewend zijn van hun vorige werkgever of wat ze gewend zijn van thuis.
Ik ben ex-Lotus Notes gebruikers tegengekomen die Outlook liepen te vervloeken en omgekeerd.