Meesterbakker Van Maanen, een bakkersketen met 57 eigen winkels in Nederland, is voor zijn bedrijfsvoering sterk afhankelijk van continuïteit in al zijn vestigingen. De beschikbaarheid van point of sale-apparatuur (waaronder kassa’s), in- en verkoopregistratie naar het hoofdkantoor in Rijnsburg en winkelautomatisering zijn van doorslaggevend belang voor klanttevredenheid, bedrijfsvoering, omzetrealisatie en het imago.
Voorheen had de organisatie geen centrale controle en overzicht over zijn automatisering. Dit had als gevolg dat storingen vaak pas achteraf gemeld werden door het winkelpersoneel, nadat de winkel gedeeltelijk was stilgelegd. Het was tevens ingewikkeld om proactief applicaties en apparaten operationeel en veilig te houden en op afstand storingen op te lossen of periodiek onderhoud uit te voeren. Dit legde een hoge druk op de beheerorganisatie, in taken en reistijd. Met de uitbreiding van het aantal vestigingen is er besloten om hiervoor een structurele oplossing te gaan zoeken.
Oplossing
De wens van Meesterbakker Van Maanen en zijn ict-manager Robert Boekel was een geïntegreerde oplossing, waarmee centraal overzicht, proactieve monitoring en it-management van de verschillende winkels eenvoudig te realiseren was. Het beheerplatform moest de mogelijkheid bieden om in een vroeg stadium te kunnen ingrijpen en zodoende storingen voor te zijn. Het winkelpersoneel kan zich dan louter richten op verkoopactiviteiten.Er waren voor het beheer reeds een aantal verschillende tools en applicaties aanwezig, maar deze waren niet geïntegreerd en niet in staat proactief de beveiliging en continuïteit van de winkelautomatisering te waarborgen. Voor het runnen van scripts gebruikte Meesterbakker Van Maanen SQL Enterprisemanager en voor remote beheer was er weer een andere tool. Dit werkte op zich prima om de kassa's te beheren, maar het was alles behalve veilig. Updates werden handmatig uitgevoerd en door het niet automatisch opschonen van databases moest Boekel regelmatig op zaterdagochtend aan het werk om alles zo snel mogelijk weer in de lucht te krijgen Op basis van zijn wenslijst heeft Boekel een aantal verschillende it system managementpakketten bekeken, waarbij Kaseya het beste aansloot op de criteria van de ict-manager.
Volgens Boekel werpt de samenwerking met Kaseya nu al zijn vruchten af: "Dankzij de automatisering van it-beheertaken kunnen werkzaamheden binnen 38 uur per week gerealiseerd worden en hebben we dewinkelautomatisering volledig onder controle. Een kassastoring kunnen we ons niet permitteren, zeker niet als het pinapparaat er ook nog eens uit ligt. Bijkomend voordeel is dat overwerken nu tot de verleden tijd behoort." Kaseya monitort nu proactief alle kritische winkelapplicaties, grijpt automatisch in bij onregelmatigheden en automatiseert een groot aantal tijdrovende, steeds terugkomende beheertaken. "Bepaalde zaken kunnen nu worden afgesloten. De it-infrastructuur bevindt zich nu in een veilige situatie, waardoor we bepaalde zaken in de toekomst kunnen uitsluiten. Sommige dingen konden we niet op afstand doen, zoals een virus op de kassa. Nu is het een kwestie van protocollen aanpassen in Kaseya", aldus Boekel.
