SPGPrints is wereldmarktleider in het bedrukken van stoffen en grafische printproducten. Naast het hoofdkantoor in Boxmeer heeft de organisatie wereldwijd veertien vestigingen. Om de performance van ict te verhogen en de beheerlast te reduceren voerde SPGPrints een forse rationalisatie- en standaardisatieslag uit. Van WindowsXP naar beter beheerbare, efficiente standaard werkplek voor vijfhonderd medewerkers met beheerbare en betaalbare upgrade naar Workspace Manager van Brain Force. Resultaat: aantal applicaties met 90 procent verlaagd en besparingen en efficiëntere ict-omgeving bieden meer tijd voor innovatie.
SPGPrints greep het feit dat Windows XP niet langer door Microsoft wordt ondersteund aan om een standaardwerkplek te ontwikkelen waarmee het gros van de vijfhonderd medewerkers uit de voeten kan. De migratie naar Windows 7 maakt van dit project slechts een klein onderdeel uit. Belangrijker was een reductie van het aantal applicaties en een vereenvoudiging van beheer teneinde het aantal storingen te verlagen en de efficiency te verhogen.
Verschillende oplossingen
SPGPrints vergeleek verschillende workspace management-oplossingen, waaronder Workspace Manager van Brain Force. ‘Dit product sprong er voor ons uit door zijn prijs/kwaliteitverhouding’, zegt it-manager Paul de Jong. ‘Voor een organisatie van onze omvang is Workspace Manager erg interessant, zeker omdat we het niet alleen in Boxmeer maar ook internationaal willen gaan uitrollen.’ Workspace Manager werkt nauw samen met de Microsoft Deployment Toolkit, waarmee Windows 7 is uitgerold. Samen vormen die twee producten een voordelige en toch goed beheerbare oplossing.
Het aantal applicaties is verlaagd van duizend naar honderd. Op basis van die honderd applicaties is een standaardwerkplek ontwikkeld. De secretaresses hebben gefungeerd als testgroep en zijn als eerste overgegaan naar de nieuwe werkplek met Windows 7. De verdere uitrol heeft gefaseerd plaatsgevonden, segment voor segment, De gehele implementatie liep van september 2012 tot de oplevering in juni 2013.
Sommige gebruikersgroepen kunnen niet met de standaardwerkplek uit de voeten, zoals de softwareontwikkelaars en cad-gebruikers. Daarom is voor hen een andere inrichting gemaakt, die deze gebruikers meer flexibiliteit biedt zonder het meteen aan de achterkant voor de it-beheerders complexer te maken.
Efficiënter beheer
Als gevolg van de standaard werkplek die wordt beheerd met Workspace Manager functioneert de ict-omgeving nu veel stabieler. Doordat er minder storingen zijn, zijn gebruikers ondanks een inperking van hun vrijheden tevredener. Het beheer is nu aanzienlijk efficiënter. Dat leidde niet alleen tot een besparing van één fte, maar ook tot een proactievere opstelling van de ict-afdeling richting de business. De Jong vat samen: ‘We hebben onze service aan eindgebruikers kunnen verhogen en we houden nu tijd over om met de business mee te denken, bijvoorbeeld over innovaties. Gezien de vruchten die we op ons hoofdkantoor in Boxmeer plukken, zullen we dit model zeker ook in onze andere vestigingen gaan uitrollen.’
Brain Force leverde niet alleen Workspace Manager, maar heeft ook het project uitgevoerd. ‘Wij hadden al positieve ervaringen met Brain Force als implementatiepartner, dus het lag voor de hand om ook nu met hen in zee te gaan’, vertelt it-projectmanager Marcel Schiks. ‘Wij groeien als it-afdeling toe naar een regie-organisatie, waarbij we het operationele werk in toenemende mate uitbesteden. Daarom zijn we op zoek naar betrouwbare partners die als verlengstuk kunnen opereren van onze eigen organisatie. Brain Force heeft bewezen dat te kunnen.’
