Zaan Primair, een onderwijsstichting met 28 openbare basisscholen in de Zaanstreek, beheert sinds 2011 zijn volledige it-omgeving vanuit één locatie: het bestuurskantoor in Zaandam. De ict-afdeling bestaat hier uit vijf mensen. Zij zijn verantwoordelijk voor een veilig, stabiel en storingsvrij gebruik van zeventienhonderd computers op veertig locaties. Hiervoor gebruikt Zaan Primair het Kaseya Framework.
Voorheen werkte Zaan Primair zonder een allesomvattende it-beheeroplossing. Dit betekende dat ict’ers computerproblemen nogal ad-hoc moesten oplossen. Met veertig schoollocaties verspreid over de gehele Zaanstreek zorgde dat voor veel kilometers reistijd en een weinig efficiënte inzet van personeel. Daar kwam nog eens bij dat leraren en schoolmedewerkers bij elke storing direct iemand inschakelden, hoe klein of overkomelijk het probleem vervolgens ook bleek te zijn. Markus Malina, bovenschoolse ict-coördinator bij Zaan Primair: ‘We hadden op een gegeven moment te weinig mensen, waardoor we een goed functioneren van het it-systeem niet meer konden waarborgen. Het was duidelijk tijd voor een nieuwe oplossing.’
Onder leiding van Malina zocht Zaan Primair allereerst naar een ticketingsysteem als uitbreiding en structurering van de helpdesk. Op aanraden van een kennis kwam Zaan Primair in aanraking met Kaseya. ‘Naarmate ik dieper in het Kaseya Framework dook, kwam ik er al snel achter dat er veel meer mogelijk was dan alleen dat ticketingsysteem. Dat trok ons wel. Kaseya-medewerkers kwamen bij ons langs voor een live demo. Al snel zagen we in dat deze oplossing op veel meer vlakken voordelen biedt. Het Kaseya Framework werd dan ook al snel ons centrale it-beheersysteem. Je kunt het zo gek niet bedenken of het is mogelijk in de ‘all-in-one’-oplossing van Kaseya.’
Besparing
Zaan Primair werkt sinds 2011 tot grote tevredenheid met het Kaseya Framework. Vanaf dat moment is er ook structuur gebracht in het it-beleid van de onderwijsstichting. Onder leiding van Malina beheren nu vijf mensen vanuit Zaandam de volledige it-omgeving van alle locaties. ‘Waar we eerst werkten met diverse rondreizende systeembeheerders – je zou ze bijna klusjesmannen kunnen noemen -, blijft iedereen nu vrijwel altijd aan zijn of haar bureau. We hoeven eigenlijk alleen nog maar voor de hardware op locatie te gaan. Dat scheelt ons naar schatting zo al twee fulltime arbeidsplaatsen’, vertelt Malina.
Een belangrijk voordeel van het Kaseya Framework voor Zaan Primair is de snelle identificatie van problemen en storingen. Malina legt uit: ‘Voorheen kregen we om de haverklap een telefoontje. De computer ‘doet het niet’. Doordat we vanaf onze locatie geen inzicht hadden in de oorzaak van het probleem en de leraren vaak te weinig technisch onderlegd waren, zat er niets anders op dan te voet of met de fiets naar de school toe te gaan. Dat het dan soms een kwestie van opnieuw opstarten was, maakte het allemaal niet veel effectiever. Met Kaseya kunnen we realtime en op afstand het systeem inzien: welke software draait er? Zijn er virussen aangetroffen? Is er malware op de computer terechtgekomen? Zijn er hardwarematige fouten aangetroffen? We zien hierdoor direct het probleem en lossen het vaak gewoon vanaf onze locatie op.’
De Kaseya-oplossing biedt specifieke voordelen voor een grote onderwijsgroep als Zaan Primair. Alles is namelijk op afstand te regelen: systeembeheer, updates draaien, storingen oplossen, beveiligingssoftware installeren. En veel is ook nog eens te automatiseren, zo vaak en zo uitgebreid als de organisatie zelf wil. Malina legt uit: ‘Voor ons is het daarbij natuurlijk essentieel dat alles beschikbaar is in de cloud. Waar ik ook ben, ik kan altijd checken wat de status is van de schoollaptops, een virus verwijderen of nieuwe software installeren op een bepaalde pc – en dat alles bij wijze van spreken vanaf mijn strandbedje op Costa Rica. Het enige wat je nodig hebt, is internet.’
Zaan Primair ontdekt steeds meer modules om het Kaseya Framework uit te breiden. Die zijn eenvoudig te installeren. Een van deze modules licht Malina graag toe: ‘De Kaseya-oplossing biedt ons veel monitoring- en reporting-opties. Zo maken we bijvoorbeeld rapporten op maat van de it-prestaties van één schoollocatie. Die passen we aan op wie het inziet, want de directeur wil andere cijfers zien dan ik bijvoorbeeld. Dat werkt ook de andere kant op. Zo gaf een van onze scholen laatst aan dat ze meer computers wilden. Uit onze analyses in Kaseya bleek echter dat ze minimaal tien pc’s niet gebruikten. Daar kunnen we ze dan dankzij Kaseya op wijzen.’
Vooral voor scholen is de chatfunctie zeer praktisch. Zo werd er eens een schadelijk virus op een schoolcomputer ontdekt. De betreffende leraar was op dat moment aan het lesgeven op dit apparaat. De situatie was echter zo dringend, dat de helpdesk een chatoproep deed om hem te vragen de boel even af te sluiten. ‘We namen het beeldscherm toen direct op afstand over en verwijderden het virus’, zegt Malina.
Al met al is Zaan Primair enthousiast over Kaseya. ‘Dankzij de Kaseya-oplossing besparen we niet alleen op tijd en kosten, maar hebben we ook de serviceverlening naar onze scholen flink kunnen verbeteren. Als een van onze circa 750 medewerkers contact opneemt over een storing, lossen we die vele malen sneller op dan voorheen. En doordat we zelf updates kunnen installeren, zijn we veel storingen of fouten ook nog eens vóór.”
Malina is er ten slotte van overtuigd dat Zaan Primair met Kaseya Framework ook klaar is voor de toekomst. ‘We hebben nog lang niet alle opties ontdekt. Zo voorzie ik vooral veel groei op het gebied van mobiele apparaten – zowel leerlingen als leraren gebruiken die steeds vaker. Het Kaseya Framework is hierop al perfect voorbereid. Laptops, smartphones, tablets: ze zijn allemaal te beheren.’
