Met productielocaties in Zevenhuizen en Alphen aan den Rijn, een handelstak, tal van leveranciers en distributeurs en een groeiend aantal thuiswerkers is Dekker Zevenhuizen een hybride organisatie. Daar komen nog eens een eigen SAP-integratie met koppelingen naar andere erp-systemen bij. Een hele kluif voor de ict-afdeling om dat beheersbaar te houden. Afgaand op de relaxt en fris ogende ict-manager Raymond Kops gaat hen dat echter prima af.
Dat was vóór de implementatie van Scense workspace management nog anders. ‘We houden nu met Scense meer tijd over voor strategische zaken’, stelt ict-manager Raymond Kops.
Het familiebedrijf Dekker Zevenhuizen is nog maar iets meer dan een decennium verwijderd van de status van ‘eeuwenoud’ bedrijf. Men is groot geworden in het bewerken van hoogwaardige materialen tot maatwerkbladen voor de keuken en badkamer. Gaandeweg is Dekker ook aanverwante producten gaan leveren wat uiteenloopt van verlichting, (kokendwater-)kranen en meubilair tot akoestische panelen en zelfs schuifdeursystemen. In tegenstelling tot wat de bedrijfsnaam Dekker Zevenhuizen doet vermoeden, hebben de producten in talloze woningen in Nederland en daarbuiten een vaste plek gekregen.
Kop(s)zorgen
‘We beheren in totaal een kleine tweehonderd geautomatiseerde werkplekken, namelijk 150 op kantoor en een kleine veertig in de productie’, licht Kops toe. ‘We hebben een ideale mix van gevirtualiseerde en fysieke werkplekken. Ook voor de thuiswerkplekken en een aparte locatie waar we momenteel op projectbasis een SAP-implementatie doen. Het is daarbij essentieel dat aan de voorkant iedere gebruiker zijn of haar eigen profiel, instellingen en toegang tot applicaties behoudt, ongeacht de wijze waarop de werkplek wordt aangeboden.’
‘Tot voor kort werkten we met een concurrent van Appixoft, maar daarmee liepen we tegen onoverkomelijke problemen aan ten aanzien van de applicatiedistributie en de bijbehorende updates. Hetzelfde geldt logischerwijs voor het terugtrekken van oude applicaties en het autorisatiebeheer. Ook het personaliseren van de werkplek, oftewel het profielbeheer, en het roamen met de gebruiker verliep verre van soepel. Met als gevolg dat we constant brandjes aan het blussen waren. Dat staat nog los van het feit dat die software behoorlijk complex in elkaar steekt.’
Kops en zijn mannen kregen een alternatief aangereikt door DHS Informatisering. Het bedrijf uit Oss adviseert Dekker Zevenhuizen al jaren op het gebied van kantoorautomatisering. De dienstverlening is heel breed en betreft zowel hardware als software, on-premises en in de cloud. Kops: ‘DHS is op het gebied van workspace management software partner van Appixoft, de leverancier van Scense. Zij waren zo enthousiast dat we uiteindelijk een licentie hebben gekocht en DHS de aansluitende uitgebreide inventarisatie en implementatie hebben laten uitvoeren.’
Succesvolle proof of concept
Voordat het gebak kon worden aangesneden, liet Kops de heren van Appixoft zich in Zevenhuizen onder begeleiding van DHS eerst nog enkele dagen buigen over een proof of concept. De poc ging verder dan een normale testfase. Er werd niet alleen gekeken naar de technische aspecten van de oplossing, maar ook naar de invloed die een nieuw systeem heeft op andere systemen, applicaties, de bandbreedte die het systeem bij normaal en uitzonderlijk gebruik zal opeisen en de mate waarin het systeem voldoet aan de wensen en eisen.
‘Ze kregen een lijst met een deel van onze applicaties. Vervolgens lieten we stapsgewijs zien wat er gebeurt zodra er wordt ingelogd met het verzoek om te laten zien hoe Scense daarmee omgaat. Appixoft en DHS zijn op die manier als het ware een parallelle werkomgeving gaan opbouwen die wij vervolgens met elkaar hebben vergeleken. Je moet hierbij denken aan autorisaties bij een group membership en of een gebruiker op basis van zijn of haar ip-adres wel of geen bepaalde functionaliteit krijgt en dergelijke.’
Razendsnelle inlogtijd
‘Cruciaal daarbij is de snelheid waarmee een werkplek kan worden gecreëerd. Ook bleek al snel dat de inlogtijd en toegang tot de onderliggende applicaties vele malen sneller verliep dan we gewend waren. In een aantal gevallen werd die teruggebracht van vijf minuten tot minder dan een halve minuut. Inmiddels zitten we al op vijftien seconden en dat bespaart veel tijd.’
‘Na vijf dagen zat de poc erop en werden de eindgebruikers met Scense geconfronteerd. Die waren meteen erg enthousiast. Een enthousiasme dat we als it-afdeling delen, niet in de laatste plaats omdat applicaties probleemloos kunnen worden uitgerold. En als er nu ergens een icoontje staat, dan werkt de applicatie ook. Voorheen kregen we nogal eens een foutmelding en bleek de applicatie helemaal niet beschikbaar.’
‘Ook de personalisatie is in een klik geregeld. Als it-manager kan ik op mijn beurt voorspellen hoe elke werkplek eruit komt te zien. Ook DHS verdient een compliment voor de proactieve manier waarop ze de poc hebben gefaciliteerd en de implementatie hebben uitgevoerd.’
Eindgebruiker centraal
‘Wat ons in hun benadering erg aanspreekt is dat ze niet alleen snel schakelen, maar bij alles wat ze doen de eindgebruiker centraal stellen. Dat hebben ze ook bij de implementatie van Scense weer laten zien. Ook de on-the-job training van alle it-collega’s zat prima in elkaar.’
‘Nu alles zo soepel verloopt, hebben we meer tijd voor operationele en vooral strategische zaken. Niet dat het aantal fte’s nu ineens omlaag gaat, want daar is het ons nooit om te doen geweest. Zelfs als de tco omhoog was gegaan, zouden we nog voor Scense hebben gekozen. We hebben bewust gekozen om voldoende kritische massa te hebben met het oog op een optimale leveringsbetrouwbaarheid. Daarnaast willen we niet te afhankelijk zijn van externen en zoveel mogelijk zelf oplossen. Als we support van Appixoft nodig hebben, dan is men zeer benaderbaar en uiterst deskundig. Maar echt vaak zal dat niet nodig zijn.’
