Het raadplegen van de financiële gegevens van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid is flink vereenvoudigd. Niet langer loggen de controllers in op elk afzonderlijk systeem of vragen ze de verschillende systeembeheerders 'queries' te draaien op veertien systemen. Ze kijken gewoon zelf naar de dagelijks ververste gegevens op het intranet.
De koppeling tussen de systemen is afgelopen zomer in twee maanden in elkaar gezet. De benodigde gegevens worden gepresenteerd via een browser op het intranet. Zo'n veertig vaste presentaties worden aangepast aan de eisen van de controllers middels simpele handelingen. Dit vervangt de tijdrovende analyse van in totaal ongeveer zeshonderd verschillende rapportages.
Voorgedragen door de leverancier van het applicatie-ontwikkeltool, Information Builders, won het ministerie van SZW met dit project eerder dit jaar de BI-Award. Gek genoeg vindt Remo Plantinga, verantwoordelijk voor de financiële ondersteuning binnen het ministerie, het niet eens een echte toepassing van 'bedrijfsintelligentie'. "Nou nee, we hebben het werk gewoon eenvoudiger gemaakt."
Grote overstap
De verbeterde inzage en sturingsmogelijkheden met betrekking tot financiën gaan vooraf aan een geplande grote systeemwijziging. Over enige tijd begint de overstap naar SAP. Nu werkt het ministerie nog met verschillende losse systemen, een IBM mainframetoepassing Cafas die draait op een DB2-database, diverse toepassingen in Omnis, Ingress op een VaxVMS en toepassingen met SQL Server. SZW deelt het DB2-systeem met andere ministeries, en gehost bij het rekencentrum van Defensie. Systeemarchitect Rob van Hees somt het rijtje op, als een van de redenen dat het ministerie grote moeite heeft om snel adequate financiële informatie op te hoesten.
Nu het werk voor de controllers gemakkelijker is gemaakt, kan de overstap naar SAP op de achtergrond plaatsvinden. Plantinga sluit niet uit dat de SAP-implementatie ook gaat zorgen voor de rapportage aan de controllers. "Het uitgangspunt is dat het nieuwe systeem ten minste de gebruiksvriendelijkheid moet hebben van het huidige systeem."
Prijsbewust
De toepassing haalt iedere nacht alle gegevens uit de andere databases naar een SQL Server binnenshuis. Van Hees: "Dat is geen verspilling. De gegevens gaan na bewerking niet terug. Het is alleen voor het raadplegen." Op deze gerepliceerde data worden vervolgens zoekopdrachten losgelaten, die resulteren in de presentaties op het intranet. "Dat proces kost een uur of vier, onder meer vanwege de ouderwetse verbindingslijnen – opgezet met xcom, dat stamt uit eind jaren zeventig – met de achterliggende databases." Een enkele keer wordt deze verbinding verbroken en moeten de systeembeheerders hem 's ochtends zelf herstellen. Van Hees: "Daar heeft nog geen enkele gebruiker iets van gemerkt, maar als it'er wil je gewoon niet dat het systeem omvalt."
Juist omdat de systemen op de schop gaan, heeft Plantinga niet gekozen voor het aanleggen van nieuwe verbindingen. Die prijsbewustheid was ook de aanleiding om te kiezen voor het ontwikkeltool Webfocus. "Die licentie lag nog op de plank", bekent Van Hees. Dit betekent niet dat er met het gereedschap iets mis is. "Het project waarvoor we die licentie kochten, ging gewoon niet door."
De applicatie is in huis ontwikkeld door een interne DB2-specialist, ondersteund door een medewerker van Information Builders. Plantinga is bekend met de vragen en wensen van de controllers, en stelde samen met Van Hees vast welke antwoorden het intranet in eerste instantie moet bieden. Van Hees: "We hebben lang nagedacht over het hoe, onder meer over hoe de autorisatielaag te vereenvoudigen." De Windows-account van een controller bepaalt nu welke gegevens hij mag inzien en welke niet. In de oude situatie moesten de controllers op meerdere plekken anders inloggen.
Steekwagentjes
Voorheen kregen de controllers drie keer per jaar een steekwagen vol papier en konden ze verder beperkt informatie in de oude systemen opvragen. De intranetapplicatie heeft de bestaande werkwijze niet in één klap vervangen. De eerste keer draaide de intranetapplicatie zij aan zij met de steekwagentjesmethode. Dat is nu voorbij. De controllers die dat willen, mogen nog steeds de oude systemen raadplegen, maar het aanleveren van steekwagens vol papier is voorbij.
Omdat het opvragen via het intranet zoveel eenvoudiger bleek te zijn, op elk gewenst moment van het jaar kan en veel meer mogelijkheden biedt, daalde het gebruik van de oude systemen snel, zegt Van Hees. Hij is voorstander van een vrijwillige overstap, door hem 'de stille revolutie' gedoopt.
De vrijwillige overgang verloopt voorspoedig, aldus Plantinga. "Het raadplegen gaat zoveel gemakkelijker dat gebruikers spontaan met complimenten komen." Ze komen ook met suggesties voor de overzichten. Dat is mogelijk doordat de systeembeheerders minder tijd kwijt zijn met de standaard zoekopdrachten. "Binnen een kwartaal liep het aantal steekwagentjes terug. Een goed systeem bewijst zichzelf."
